Depuis 2006, le guichet électronique Irisbox facilite les démarches administratives en Région de Bruxelles-Capitale. La plateforme devrait atteindre 280 000 demandes pour la fin de l’année 2019.
Il n’est plus forcément nécessaire de prendre une demi-journée de congé pour obtenir un document à la commune. En quelques clics, vous pouvez télécharger via Irisbox votre composition de ménage, un certificat de naissance ou une carte de riverain. Plus de 300 documents communaux et régionaux sont disponibles via l’application et le site internet. Ce service, lancé en 2006, connaît un succès croissant. « L’année du lancement du guichet électronique, nous recensions 131 demandes de documents », avance Céline Vanderborght, Smart City Manager au CIRB, Centre d’informatique pour la région bruxelloise. « Fin juillet 2019, nous avons dépassé le nombre de demandes établies sur toute l’année en 2018, soit 162 000. Nous avions déjà connu une augmentation de 50 % entre 2017 et 2018 et nous tablons sur un total de 280 000 demandes pour 2019. »
Les principaux utilisateurs sont les citoyens, mais également les entreprises. « Les demandes qui connaissent une belle croissance sont les cartes de stationnement, les demandes pour les occupations temporaires de voirie (déménagement, tournage de film, etc.), mais également les changements d’adresse », poursuit Céline Vanderborght. « Nous apportons régulièrement des évolutions à l’application. Nous avons dernièrement implémenté des formulaires intelligents, des nouveaux systèmes d’authentification et nous tentons d’accentuer les collaborations avec les communes : la plateforme est une porte d’entrée unique pour les demandes de documents régionaux et communaux. » Le défi sera surtout « de continuer à faciliter la compréhension des documents administratifs. »
Easy.brussels simplifie les démarches administratives
Fin 2015, une administration bruxelloise a même été créée pour simplifier ces démarches. Son nom ? Easy.brussels. « Le rôle d’Easy.brussels est de créer un réseau pour que tous les fonctionnaires dirigeants des administrations se parlent », évoque Cathy Marcus, directrice d’Easy.brussels. « Nous organisons ainsi des comités de pilotage tous les deux mois avec les représentants de toutes les administrations. Certains responsables nous font part de leurs besoins de simplification. Un processus administratif dit ‘compliqué’ s’analyse sur la base de deux critères : le nombre de démarches à effectuer pour un citoyen et le nombre d’administrations par lesquelles transite un seul document. Une fois le besoin établi, nous lançons alors une étude de mesures de charges administratives, afin de voir comment simplifier. »
Easy.brussels, dont le rôle s’étend également aux communes bruxelloises, passe ensuite la main aux administrations concernées pour appliquer la méthode la plus adéquate. Concrètement, Easy.brussels a déjà mise en œuvre au niveau régional certaines règles européennes (marchés publics, e-facturation, etc.) et facilité certaines démarches administratives pour le compte d’Actiris, Bruxelles Environnement et dernièrement le Siamu (Service d’Incendie et d’Aide Médicale Urgente). Grâce à la nouvelle ordonnance Once only, prochainement en vigueur en Région bruxelloise, cette démarche de simplification devrait s’intensifier. « L’idée de l’ordonnance est qu’une personne ne doive plus passer que par une seule administration pour remplir les données d’un document », souligne Cathy Marcus. « Une administration sera ainsi chargée de compléter des données demandées par d’autres administrations bruxelloises. »
Selon une étude d’Easy.brussels, les Bruxellois effectueraient en moyenne 2,3 démarches administratives par an – et 71 % des Bruxellois n’aimeraient pas envoyer les mêmes renseignements pour différents documents. Attention toutefois : 69 % des Bruxellois aimeraient préserver le guichet « physique ».