Plus intuitive et aisée d’utilisation, la nouvelle version d’e-Procurement vise à inciter encore plus les PME à participer aux marchés publics.
Compter les autorités comme client peut s’avérer intéressant pour de nombreuses PME. Pourtant, beaucoup d’entreprises ne participent pas aux marchés publics.
Partant de ce constat, le SPF Économie a lancé une campagne d'information invitant à découvrir la nouvelle version du site e-Procurement. « Les entreprises peuvent retrouver sur cette plateforme numérique les marchés publics de toutes les autorités belges et y participer », signale Etienne Mignolet, porte-parole du SPF Économie. « Depuis plusieurs années, les organisations professionnelles et interprofessionnelles alertaient les autorités sur les difficultés que les PME rencontrent pour accéder aux marchés publics. Ces problèmes se situaient tant aux niveaux fédéral et régional qu'aux niveaux local et communautaire. Il s’agissait notamment des charges administratives importantes (lecture du cahier des charges, préparation d’une offre, exigences de toutes sortes, remises de certificats…), de manque de transparence, de délais de paiement trop longs, de manque d'informations ou de connaissances (PME et autorités) ainsi que la complexité des procédures. C’est pourquoi les autorités fédérales ont pris des initiatives afin d’améliorer l’accès des PME aux marchés publics. »
« Les PME peuvent travailler pour les autorités plus facilement que jamais » - SPF Économie
e-Notification et e-Tendering réunis
La nouvelle plateforme, plus facile d’utilisation, a été élaborée par le Service public fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA). Elle permet aux entreprises et aux secteurs publics d’organiser, de gérer et de suivre toute la procédure de passation des marchés publics, de manière entièrement électronique et transparente.
Elle porte désormais le nom de e-Procurement. Elle rassemble sur un seul site les anciens modules qu’étaient e-Notification et e-Tendering. Le premier servait à publier les avis du marché, faisait office de bulletin des adjudications et permettait de poser des questions spécifiques à chaque appel d’offres. Le second permettait aux entreprises de répondre aux appels d’offres. « Désormais, tout se trouve sur une seule et même plateforme », précise Roel Arys, responsable de l’équipe e-Procurement au sein du BOSA.
Développement de la ‘Carte de visite’
Une plateforme qui a gardé et rassemblé les structures des deux précédentes mais de façon plus conviviale, plus claire et plus rapide dans sa compréhension. Elle a aussi tenu compte de nombreuses remarques venant tant des adjudicateurs que des soumissionnaires. « La taille du fichier d’offre n’est plus limitée à 350 Mb mais offre aujourd'hui une taille maximale beaucoup plus importante. Les entreprises qui répondent à un marché reçoivent encore et toujours une validation de leur signature. Mais, de plus, elles peuvent désormais visualiser la validation de leur offre dans les mêmes conditions que l'acheteur. »
La plateforme a valorisé son système de ‘Carte de visite’ qui, il faut l’avouer, était très rudimentaire et limité. « C’est une ancienne fonctionnalité que nous souhaitons mettre en avant et améliorer progressivement. Il s’agit d’un descriptif où l’entreprise se présente en quelques lignes. Pour l'instant, seul les pouvoirs adjudicateurs peuvent les consulter lorsqu'ils établissent une liste de soumissionnaires à inviter. Avant l'été, cette base de données sera ouverte pour tout le monde, même en dehors des invitations. Il faut cependant que l’émetteur de la carte de visite marque son accord pour cette visibilité. »
Il est prévu plusieurs mises à jour de cette carte de visite. Afin d'éviter de publier des informations obsolètes, les possesseurs d'une carte de visite seront invités tous les 6 mois à confirmer l'exactitude de leurs informations.
Le helpdesk peut toujours être joint par téléphone ou par mail. Mais cette dernière formule sera, à terme, remplacée par un formulaire de contact.
Enquête de satisfaction à venir
Mais que pensent les utilisateurs de cette plateforme ? Julien
Drossart est conseiller juridique au sein d’Embuild.brussels. Spécialisé en
marchés publics, il apprécie cette mise à jour. « Tant au niveau du
site que des règlements et de la nouvelle charte fédérale, l’évolution va dans
le bon sens. L’ancien site était difficile d’accès et de compréhension pour les
entreprises. Désormais, il est plus simple et pratique pour rechercher des
marchés publics. La carte de visite constitue aussi une belle évolution car
elle n’existait pas au préalable. Mais nous proposons d’aller plus loin en
créant un cahier des charges fixe, standardisé, pour différents types de travaux.
Pour les marchés de moindres montants, il n’y aurait plus qu’un seul modèle
qu’on adapterait en fonction du cahier des charges. »
Le SPF Économie a prévu une enquête de satisfaction pour ce second semestre, voire au début de 2025 : https://bosa.belgium.be/fr/applications/e-procurement
Charte ‘Accès des PME aux marchés publics’
Le 2 février 2024, la mise à jour de la Charte relative à l'accès des PME aux marchés publics a été publiée au Moniteur belge. Elle reprend un ensemble de principes et de bonnes pratiques à suivre dans le chef des adjudicateurs fédéraux en vue de stimuler l’accès des PME aux marchés publics. On y compte 14 principes.
E-Procurement depuis son lancement en septembre 2023
Registration of Business Cards : Évolution dans le temps de l’enregistrement des cartes de visite pour les communes de la Région de Bruxelles-Capitale (CP de 1000 à 1299)
Buyer organisations : Nombre d’organisations enregistrées.
Procurement dossier : Nombre de dossiers concernant un marché public. Parmi ces dossiers, il y a aussi bien des marchés publiés au Bulletin des Adjudications que des marchés traités par invitation à soumissionner.
Publications for competition : Nombre de marché publiés au Bulletin des Adjudications. Ces marchés sont/étaient publiquement ouverts à tous les soumissionnaires.
Enterprises : Nombre d’entreprises enregistrées.
Submissions : Nombre de
soumissions envoyées pour des marchés publiés ou non.