Le nombre de voyages d’affaires ne cesse d’augmenter, entraînant toujours davantage de coûts. D’où l’importance de bien les évaluer et ainsi maîtriser la gestion des frais liés aux déplacements professionnels. Des solutions existent.
Avec une économie mondiale en croissance constante, les déplacements professionnels se multiplient également et nécessitent de bien gérer les frais afin d’éviter qu’ils explosent. Pour un voyage d’affaires, il convient d’abord de réserver des vols, des hôtels, des trains et/ou des voitures de location. Ensuite, ces réservations doivent être payées.
Enfin, les frais doivent être comparés, attribués et évalués. Bref, la personne responsable de la gestion de ceux-ci, qui peut-être selon la taille de l’entreprise le travel manager, le directeur des ressources humaines, le directeur financier, le directeur des achats, voire le patron lui-même, se retrouve souvent devant une pile de tickets, reçus et autres justificatifs (notes de restaurants, taxis, etc.).
Sans vision globale de tous ces frais, l’entreprise risque bien d’être confrontée à leur inflation. Pour en garder la maîtrise et pouvoir les gérer efficacement, quelques actions utiles vous sont recommandées :
- Assurez-vous que votre société dispose d’une bonne de solution de paiement qui fournit les meilleures informations possibles sur les coûts liés aux voyages et déplacements professionnels. Il faut qu’elle englobe l’ensemble des procédures, de la réservation à l’évaluation.
- Revoyez régulièrement votre politique de voyage pour déceler d’éventuelles possibilités de réaliser des économies. La meilleure manière de le faire est de simplifier les processus afin d’avoir une vision plus claire et pouvoir ainsi comparer offres et tarifs proposés par les fournisseurs.
- Quand le volume de vos voyages et déplacements augmente, n’hésitez pas à examiner à nouveau les accords conclus avec les fournisseurs. Si vous dépensez plus, vous disposez d’un plus grand pouvoir de négociation, par exemple, avec une compagnie aérienne.
- Communiquez. C’est un point essentiel. Il faut conscientiser les voyageurs aux coûts croissants. Il ne s’agit pas de les contrôler en permanence mais bien de les sensibiliser par rapport aux dépenses et de veiller à ce qu’ils utilisent efficacement la solution de paiement proposée.
AirPlus International propose ses solutions de paiement à plus de 50.000 clients à travers le monde. Des solutions qui permettent de simplifier la gestion des frais de déplacement et de réaliser des économies :
Avec AirPlus Company Account, vous maintenez sous contrôle votre gestion de voyages d’affaires. AirPlus Company Account vous offre la possibilité de régler et calculer des tickets de train, d’avion, des chambres d’hôtel et des voitures de location via un compte central. Vous n’avez plus la nécessité de conserver des preuves de paiements individuelles et vous avez à disposition un seul aperçu de paiement global, en toute transparence, qui reprend toutes les informations pertinentes. Il vous est ainsi plus facile d’allouer les frais correctement.
De cette manière, vous contrôlez les coûts en continu et vous épargnez temps et argent. De plus, vos collaborateurs sont assurés avec AirPlus Company Account en cas d’accidents et désagréments lors de leurs voyages d’affaires.
Plus d’infos :
AirPlus International
T : 070 22 30 15