Comment rester performant en télétravail malgré le COVID

23 janvier 2021 par

BECI Community

Le COVID, on le sait à présent, va modifier de manière significative la manière dont les organisations vont fonctionner. Le travail à distance devient pour beaucoup notre nouvelle manière de travailler. Une professeure de Harvard Business School, Tsedal Neeley, a consacré plusieurs années de recherche au travail à distance.

Nous avons retenu 7 conditions du succès de ces teams dont les membres ne se croisent que rarement.

Disposer d’une bonne infrastructure technique. Pas d’échappatoire. C’est le point de départ. La bonne nouvelle, c’est que l’accès à la technologie de communication est devenu beaucoup plus simple au cours de 10 dernières années. Des applications telles que Slack ou Teams répondent rapidement aux besoins élémentaires. N’hésitez pas à partager vos expériences d’autres outils disponibles facilement en Belgique.
Mettre en place des rituels personnels et de management.

- Veillez à ce que chacun ait un rythme dans la journée, y compris s’habiller comme si on sortait, c’est important. Rappelez qu’il y a pas mal de bons côtés à travailler de chez soi : plus de flexibilité, écouter la musique qu’on aime…
- Établissez des règles de fonctionnement : par exemple, pour les réunions vidéo de team, on laisse la caméra ouverte, on coupe le Smartphone, pas de multitasking, pas de check des réseaux sociaux ou des mails… Autre exemple : chacun conserve son Smartphone sur lui pendant les heures de bureau et en cas d’urgence, chacun sait qu’il doit répondre dans les 5 minutes, y compris répondre qu’il ou elle n’est pas disponible avant telle ou telle heure. Autre exemple : chacun partage son agenda électronique.
- Créez un rythme de contacts individuels avec chaque collaborateur. Quelques minutes peuvent suffire.
- Lorsque vous commencez une réunion, consacrez les premières 6 à 7 minutes à renouer contact : « Comment va ? ». Assurez-vous que vous donnez toujours la parole à ceux qui ne parlent pas facilement. Également, posez le maximum de questions ouvertes.

Assurer des contacts et un processus d’engagement de groupe. Il faut donner confiance à chacun que les choses peuvent continuer dans ce contexte de ‘nouvelle normalité’. Pour cela, rien de tel que de faire parler les membres de l’équipe de leur ressenti, leur demander leurs suggestions, au cours de video-conférences régulières. Les recherches ont montré que même en mode distanciel, des Happy Hours, Lunch à distance, pauses café et autres sont presque aussi efficaces qu’en présentiel. Il faut juste de la discipline.
Conserver son attention sur l’équilibre psychologique de chacun. Pour cela, deux axes : encourager l’exercice physique. Le rôle du manager devient également de veiller à ce que chacun soit stimulé dans une activité autre que le travail et la vie à la maison. Pour ce qui est des relations interpersonnelles, il s’agit de pousser chacun à entretenir des échanges via les canaux digitaux : réseaux sociaux, WhatsApp, WeChat…

Informer, former, inclure. Le manager doit évidemment assurer les basiques, à commencer par veiller à ce que tout le monde ait le sentiment qu’il est au courant de ce qui se passe, au niveau des clients, des projets et objectifs, au niveau financier… Pour les choses nouvelles, il s’agit de s’assurer que tout le monde maîtrise la nouveauté par de la formation ou du mentoring. Enfin, il faut se rendre compte que l’imaginaire individuel fonctionne à plein régime quand on est isolé sans une vue claire sur l’ensemble. Donc, le manager doit continuellement veiller à ce que chacun s’exprime, confirme, valide… bref, que chacun soit ‘engagé’ personnellement au sein du team.

Faire confiance. La recherche montre qu’il n’y a pas nécessairement de perte de productivité avec un team qui fonctionne à distance. Pour cela, la première condition à remplir est de faire confiance. Comme l’écrivait Hemingway, « la meilleure manière de savoir si on peut faire confiance à quelqu’un, c’est de lui faire confiance ». Pensez que ceux qui ont des enfants à la maison ne sont forcément pas disponibles de la même manière qu’au bureau. Pas de souci. Faites confiance. Soyez plus flexible avec les heures de travail.

Mesurer. Faire confiance ne signifie pas laisser faire n’importe quoi. Le travail à distance implique souvent un changement de mode de management. On va plus se concentrer sur la validation d’un résultat, par opposition au management de suivi en cours de réalisation. Si vous craignez de laisser un collaborateur trop longtemps sans suivi, fixez ensemble des ‘tranches de carpaccio’, des petites étapes qui découpent un délivrable en petits morceaux. Enfin, soyez attentifs aux signaux d’engagement : niveau d’interaction, sautes d’humeur, moins d’humour. Si vous observez un changement, ne laissez pas traîner. Offrez votre écoute et votre aide comme manager ou comme collègue.