En ces temps de pénurie sur le marché de l’emploi, c’est un soulagement lorsqu’une entreprise parvient à engager le candidat idéal pour un poste difficile à pourvoir. Le processus de candidature demande beaucoup d’efforts : rechercher, informer, tenter de convaincre et finalement engager. L’attention a alors tendance à se relâcher lorsque le futur travailleur a décidé d’accepter l’offre de l’employeur et que certaines tâches administratives doivent être accomplies. « Rédiger un contrat de travail écrit… ce n’est qu’une simple formalité, n’est-ce pas ? »
Faux… Compte tenu de l’importance d’une bonne rédaction d’un contrat de travail, nous tenons à vous mettre en garde contre les principaux pièges.
« Nous nous occuperons de ce document plus tard. »
En réalité, pour qu’un contrat de travail soit valide, il n’est pas toujours requis qu’un écrit soit rédigé. Un contrat de travail à durée indéterminée peut tout-à-fait être conclu verbalement. Toutefois, si, en tant qu’employeur, vous souhaitez formaliser certains accords et pouvoir les faire exécuter ultérieurement, il est évidemment recommandé d’avoir un contrat de travail « sur papier ».
Dans certains cas, un contrat écrit est de toute façon requis par la loi : contrats de travail à durée déterminée ou pour un travail nettement défini, contrats de travail à temps partiel, contrats de remplacement, contrats d’occupation d’étudiants et de travailleurs à domicile, contrats de télétravail et contrats de travail pour travailleurs intérimaires. Dans ces cas, l’absence d’écrit pose problème. La conclusion d’un contrat de travail par écrit est donc la base d’une relation de travail réussie.
Notez bien que le moment de cette conclusion a également de l’importance. Lorsqu’un contrat de travail écrit est requis, il doit être rédigé et signé par les deux parties avant que le travailleur ne commence à réaliser des prestations.
« En Belgique, chacun parle la langue qu’il veut ».
C’est en grande partie vrai. Toutefois, la langue utilisée dans les relations entre employeurs et travailleurs est strictement réglementée. En fonction du lieu du siège d’exploitation auquel le travailleur est rattaché, la langue de la relation de travail sera obligatoirement le néerlandais, le français ou l’allemand.
Si vous êtes un employeur entretenant des relations internationales, ne partez donc pas du principe qu’un contrat de travail rédigé en anglais suffirait et serait valable. De même une entreprise ayant son siège en Flandre ne peut rédiger en français le contrat de travail d’un travailleur dont la langue maternelle est le français. Au contraire, la rédaction d’un contrat de travail dans la langue prescrite par la loi est cruciale.
« De toute façon, de nos jours, tout peut se faire avec ITSME ou E-ID ».
Bien entendu, un contrat de travail écrit n’est valable que s’il est effectivement signé. De nos jours, la signature électronique est très répandue. En principe, les contrats de travail peuvent également être signés électroniquement via la carte d’identité électronique ou ce qu’on appelle « la signature électronique qualifiée ».
Cependant, la législation prévoit que le contrat de travail signé électroniquement doit également être archivé auprès d’un prestataire de services qualifié. Et c’est là que le bât blesse aujourd’hui : à ce jour, aucun prestataire de services n’est en mesure de tenir cet archivage correctement.
Le Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale reconnaît toutefois la volonté des entreprises d’être capables de recruter de manière numérique. Le SPF Emploi adopte donc une position relativement souple : « Le fait qu’il n’y ait pas de services d’archivage qualifiés actifs sur le marché à l’heure actuelle n’entraîne pas automatiquement la nullité des contrats de travail signés électroniquement ». Il convient néanmoins d’être prudent car la position du SPF Emploi n’est pas pour autant contraignante pour les juridictions du travail. Il est toujours préférable de signer à la main les contrats de travail qui requièrent un écrit conformément à la loi.
« Bref et concis » ?
L’existence d’un contrat de travail nécessite la présence d’un travail, d’une rémunération et d’une autorité. Un contrat de travail doit donc au minimum contenir des informations sur le travail à fournir (Quoi ? Où ? Quand ?) et la rémunération en contrepartie. Après tout, toutes les parties ont intérêt à ce que les choses soient claires.
Une loi récente du 7 octobre 2022 prévoit une obligation d’information étendue pour l’employeur. Les informations concernées doivent être communiquées aux travailleurs à l’avance et par écrit. Il s’agit notamment de l’identité des parties à la relation de travail, du début et du lieu du travail, de la fonction/titre/grade/capacité/catégorie de travail, d’informations détaillées sur la rémunération, etc. L’employeur peut choisir d’inclure ces informations détaillées dans le contrat de travail. Il peut aussi choisir d’établir un document informatif distinct. Cette dernière solution est appropriée, car toute modification ultérieure doit être communiquée au travailleur par la même voie. Dans tous les cas, lors de l’embauche d’un nouveau travailleur, il est important de ne pas perdre de vue cette nouvelle obligation d’information élargie.
Résumé !
La préparation et la signature dans les temps d’un contrat de travail correct et complet sont non seulement utiles, mais souvent nécessaires. En accordant l’attention nécessaire à la langue, à la forme et au contenu de ce contrat de travail, il est possible de faire respecter les accords conclus et d’éviter des problèmes après la fin de la relation de travail. Ne tombez donc pas dans le piège de la simple « formalité administrative »…
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À propos de l’auteure
Mieke Deconinck – Avocat-Senior Associate – Claeys & Engels
