Le CIRB (comprenez : le service ICT des pouvoirs publics bruxellois) apporte son soutien à de nombreux projets et dossiers informatiques. Les marchés publics y figurent en belle place. C’est pour les rendre plus efficaces et les optimiser qu’une centrale d’achat a vu le jour. Elle tente de regrouper autant de missions que possible. S’y ajoute l’e-catalogue, dans lequel les fournisseurs peuvent proposer leurs produits et services, parmi lesquels les services publics feront leur choix.
Le CIRB – Centre d’Informatique pour la Région bruxelloise – est le partenaire de confiance pour tout ce qui touche aux ICT en Région de Bruxelles-Capitale. Il peut s’acquitter de toute tâche de développement et de soutien des technologies de l’information, de la télématique et de la cartographie pour le compte des institutions publiques régionales, locales et communales, des cabinets des ministres et secrétaires d’État du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale et des institutions d’intérêt public de la Région. Le CIRB s’efforce toujours de trouver les meilleures solutions sans renoncer à sa neutralité technologique. Le Centre entend tester et mettre en œuvre de manière proactive des technologies ICT innovantes, d’une part pour rendre son propre fonctionnement plus efficace et d’autre part pour assurer des services conviviaux aux Bruxellois, entreprises et visiteurs.
Des marchés regroupés et simplifiés
Une centrale d’achat a été mise sur pied au sein du CIRB pour faciliter et simplifier les processus de commande de matériel et de services ICT. Divers services publics peuvent regrouper leurs demandes via cette centrale. Voilà qui allège sensiblement la charge administrative, tant pour les administrations que pour les fournisseurs d’ailleurs. Les produits et services susceptibles d’être achetés de cette façon concernent les équipements de bureau (PC, imprimantes, écrans, matériel multimédia, etc.), les serveurs et le matériel de stockage, ainsi que les licences Microsoft et autres, le câblage et même des services topographiques.
Dans la pratique, il y aura toujours un adjudicateur principal et des adjudicateurs participants. L’adjudicateur principal assure la bonne gestion de l’ensemble du processus. Il conclut un contrat avec les autres parties en vue du traitement correct de la commande et pour d’autres aspects tels que la rémunération, la durée, la confidentialité, etc.
« Un service public qui recourt à une centrale d’achat réduit immédiatement sa charge administrative. Mais ce n’est pas tout », explique Geert Royberghs, service manager de la centrale d’achat et de l’e-catalogue au CIRB : « Nos clients peuvent faire leur choix dans une large gamme de produits, qu’ils peuvent parfois tester à l’avance. La centrale d’achat offre généralement les solutions les plus avancées sur le plan technologique – et les plus durables. Et en raison de l’ampleur des commandes, nous pouvons généralement obtenir des prix très compétitifs ». Selon M. Royberghs, les fournisseurs bénéficient d’autres avantages, notamment la durée des contrats (généralement quatre ans), des procédures professionnelles et un suivi structuré.
E-catalogue
Autre outil de professionnalisation et d’efficacité, l’e-catalogue offre un aperçu en ligne de tous les produits et services que les pouvoirs publics peuvent commander via ce site, du moins s’ils se sont affiliés à la centrale d’achat. Par-delà une vue d’ensemble plus transparente et l’uniformité des contrats, les pouvoirs publics ont surtout l’avantage de pouvoir placer leurs marchés n’importe quand et n’importe où.
Le fournisseur bénéficie à son tour d’un processus administratif simplifié : tous les documents pertinents pour la commande et le traitement sont automatiquement créés avec mention des données correctes de chaque service public concerné. Le fournisseur devra toutefois consentir un certain effort : comme pour d’autres marchés publics, la procédure d’attribution devra être menée à son terme. Cela n’a pas empêché de nombreux fournisseurs et services publics de s’être déjà familiarisés avec cette plateforme en ligne : depuis sa création en 2011, elle a vu passer des commandes de produits et services pour près de cent millions d’euros.
Un exercice d’équilibre à niveaux multiples
Quelle que soit la manière dont les adjudications et les offres se déroulent – centrale d’achat, e-catalogue ou marché individuel (pour des besoins très spécifiques tels que la pose d’un plancher dans un centre informatique) – l’élaboration d’un marché public et surtout les nombreuses spécifications relèvent souvent d’un exercice d’équilibriste à plusieurs niveaux. Geert Royberghs en donne quelques exemples : « En tant que plaque tournante des achats informatiques de tous les services publics bruxellois, nous essayons de concilier de nombreux intérêts. Nous ne voulons pas favoriser qui que ce soit par une formulation biaisée dans les marchés publics, mais nous ne voulons pas davantage qu’un environnement Microsoft Windows soit escamoté du jour au lendemain. Nous devons penser et acheter en fonction de l’avenir, mais en même temps, nous voulons que toutes les infrastructures existantes continuent à fonctionner sans investissements excessifs. »
- Royberghs note en outre que cette préoccupation concerne aussi la centrale d’achat et l’e-catalogue : « Ces outils sont bien utiles pour les grosses commandes génériques. En revanche, les services qui ont des besoins très spécifiques peuvent avoir du mal du mal à se regrouper avec d’autres. »
Info : https://cirb.brussels/fr
Programme de séminaires
Beci organise en 2018 un cycle de séminaires « marchés publics ».
Info et inscriptions : Caroline Coutelier, 02 643 78 13 — cco@beci.be
5 conseils pour participer aux marchés publics
Participer aux marchés publics n’exige pas de technologie de pointe ou de parcours académique impressionnant. Tout le monde peut y prendre part ; la majorité des propositions rejetées sont dues à des formulaires mal remplis ou incomplets. Geert Royberghs comprend fort bien qu’une participation qui n’aboutit pas puisse susciter de la frustration. Il donne donc une série de conseils et attire l’attention sur certains aspects :
- Lisez le cahier des charges attentivement et intégralement. Assurez-vous d’avoir lu toutes les annexes : elles contiennent souvent des informations très pertinentes et cruciales. Tâchez de voir si cette mission vous correspond vraiment, souligne Geert Royberghs : « Des petites entreprises s’inscrivent parfois pour un contrat-cadre où elles sont censées fournir des dizaines ou des centaines de PC chaque mois. Fournir une douzaine de PC une seule fois n’a pas grand-chose à voir avec la configuration et la livraison de centaines d’appareils chaque mois. Évaluer honnêtement si une mission est à votre portée peut faire gagner beaucoup de temps – à vous et à nous. »
- Répondez à chaque volet. « Vous n’imaginez pas combien de candidatures nous devons écarter parce que le document n’a pas été complété de A à Z », soupire M. Royberghs.
- Sachez que vous avez le droit de poser des questions. Geert Royberghs : « Beaucoup de gens pensent encore que les pouvoirs publics sont une tapée de fonctionnaires rigides et bourrus. C’est totalement faux. Nous sommes toujours prêts à fournir les informations ou les éclaircissements nécessaires, ne serait-ce que parce que nous savons que cela conduit à des offres de meilleure qualité. »
- Respectez la date limite ! Les pouvoirs publics font, en la matière, montre d’une grande sévérité, notamment parce la loi les y oblige. La date limite est en fait la toute dernière date (attention à l’heure !) à laquelle un devis peut leur parvenir. Ce n’est absolument pas négociable. Bref, autant être rapide et ponctuel !
- Apprenez à marcher avant de courir. Concrètement, cela signifie que vous devriez participer à quelques procédures de négociation pour maîtriser le processus et les règles du jeu. M. Royberghs explique : « Vous apprendrez ainsi toutes les ficelles et astuces avec des marchés qui ne correspondent pas forcément à 100 % à votre cœur de métier. Et lorsqu’arrivera à la mission qui vous convient vraiment, vous ne devrez plus craindre de vous enliser dans les formalités. Autre avantage : notre centrale d’achat apprendra ainsi à vous connaître un peu et il y a plus de chances qu’elle vous informe spontanément si la mission vous correspond parfaitement.