[article invité]
La réponse est positive : vous pouvez déplacer le siège de votre société ou association sans adapter vos statuts mais un acte authentique est néanmoins obligatoire dans la plupart des sociétés à responsabilité limitée (SRL, SC, SA) ou autres personnes morales comme les AISBL ou fondations.
Le nouveau CSA
Depuis la loi du 22 mars 2019 consacrant le Code des Sociétés et Associations (CSA) et son entrée en vigueur le 1er mai 2019, les anciennes personnes morales (sociétés, associations & fondations) existantes à cette date ne peuvent plus modifier leurs statuts sans automatiquement les adapter à la nouvelle législation.
La période transitoire (art. 39 de la loi du 22 mars 2019)
En effet, les sociétés, associations et fondations doivent mettre leurs statuts en conformité avec les dispositions du CSA à l’occasion de la première modification de leurs statuts après le 1er janvier 2020.
Il existe quelques cas d’exceptions à cette obligation de modification des statuts lorsqu’elle résulte d’un ou de plusieurs des trois cas suivants :
- de l’utilisation du capital autorisé,
- de l’exercice de droits de souscription
- de la conversion d’obligations convertibles
Depuis le 1er janvier 2020 les dispositions impératives du CSA deviennent applicables.
La sanction est que les clauses des statuts contraires aux dispositions impératives du CSA sont automatiquement réputées non écrites à dater de ce jour.
Par contre, les dispositions supplétives du CSA ne deviennent applicables que si elles ne sont pas écartées par des clauses statutaires.
Dans tous les cas, les statuts doivent être mis en conformité avec les dispositions du CSA au plus tard le 1er janvier 2024, c’est-à-dire le 31 décembre 2023.
Responsabilité des administrateurs pour non-conformité
Les membres de l’organe d’administration sont personnellement et solidairement responsables des dommages subis par la société, l’association ou la fondation ou par des tiers résultant du non-respect de cette obligation.
Le régime général de responsabilité des administrateurs prévu aux articles 2 :56 à 2 :58, CSA est une règle impérative.
Et si vous déplacez simplement votre siège (social) ?
L’article 2 :4, CSA indique que le siège de la personne morale est l’endroit où elle est établie.
Les statuts doivent indiquer la Région dans laquelle le siège de la personne morale est établi et ils peuvent aussi indiquer l’adresse à laquelle le siège de la personne morale est établi.
Ce n’est donc pas une obligation d’indiquer l’adresse dans les statuts.
Par contre, sous l’égide du Code des sociétés de 1999 ou de la loi du 21 juin 1921 sur les associations et fondations, l’adresse du siège social devait figurer dans les statuts.
Se pose donc la question de savoir si toutes personnes morales existantes au 1er mai 2019 doivent procéder à une modification de leurs statuts pour simplement déplacer leur siège ?
Le terme « social » a disparu dans le nouveau texte étant donné que le CSA vise toutes les personnes, y compris par exemple les fondations.
Qui peut décider ce déplacement ?
Sauf dispositions contraire ou plus contraignantes des statuts, l’organe d’administration a le pouvoir de déplacer le siège de la personne morale en Belgique, pour autant que pareil déplacement n’impose pas la modification de la langue des statuts selon la règlementation linguistique applicable.
Pour les nouvelles personnes morales ou celles qui ont déjà adapté leurs statuts au CSA, cette décision de l’organe d’administration n’impose pas de modification des statuts, à moins que l’adresse de la personne morale ne figure dans ceux-ci ou que le siège soit transféré vers une autre Région. Dans ces derniers cas, l’organe d’administration a le pouvoir de modifier les statuts sans demander l’autorisation à l’assemblée générale.
Cependant, vérifiez car les statuts peuvent exclure ou limiter ce pouvoir attribué à l’organe d’administration.
Conséquence du déplacement dans une autre région linguistique ?
Lorsque le déplacement du siège entraine une modification de la langue des statuts, alors seule l’assemblée générale a le pouvoir de prendre cette décision moyennant le respect des règles prescrites pour la modification des statuts.
Est-ce une disposition impérative ou supplétive ? C’est une disposition impérative, pas question de changer de région linguistique sans modification de statuts adaptés à la nouvelle langue.
Qui peut modifier le siège de la personne morale sans intervention de l’organe d’administration ?
La règle est que l’organe d’administration gère tous les aspects relatifs au siège de la personne morale, aux unités d’établissements, aux succursales ou autres lieux mobiles.
Il peut arriver que des données publiées, par exemple à la Banque carrefour des entreprises (BCE) soient erronées, volontairement ou non.
Lorsque la donnée erronée ou l’absence de la donnée résulte de l’inaccomplissement par la personne morale concernée des formalités auxquelles elle est tenue, le service de gestion de la BCE l’invite, par courrier, à procéder dans les 30 jours à l’inscription, la modification ou la radiation de ses données auprès d’un guichet d’entreprises agréé ou un autre service désigné.
Après ce délai requis, le service de gestion de la BCE procède à la radiation d’office des données erronées. Cette radiation s’effectue sur base d’un jugement ou arrêt, d’un rapport d’enquête ou d’un procès-verbal établi par un fonctionnaire de police de la police locale ou fédérale, ou par un fonctionnaire mandaté par un service, une autorité ou une administration constatant le caractère erroné de la donnée.
Lorsque le service de gestion procède à la radiation dans la BCE d’une donnée qui doit faire l’objet d’une publication aux annexes du Moniteur belge, la radiation est publiée gratuitement aux annexes du Moniteur belge à la demande du service de gestion.
Cependant, cette procédure de radiation d’office des données ne dispense en aucun cas la personne morale concernée d’effectuer les formalités légales qui lui incombent.
D’ailleurs, le service de gestion de la BCE ne peut être tenu responsable du dommage causé à des tiers en raison de l’inaccomplissement par la personne morale des formalités légales qui incombent à cette dernière.
Néanmoins, nonobstant toute disposition contraire, vous pouvez attendre la prochaine modification des statuts pour procéder à cette modification administrative d’adresse du siège ou succursale.
Et donc pour le déplacement de siège ?
En clair, selon l’article 44 de la loi introduisant le CSA et instituant une période transitoire jusqu’au 31 décembre 2023, il est prévu que pour les sociétés et associations ou fondations :
- soit que l’organe d’administration peut statutairement, les statuts l’autorise de déplacer l’adresse du siège et, dans ce cas :
- la référence à l’adresse à laquelle le siège de la personne morale est établi, est assimilée de plein droit à une mention du siège en dehors des statuts,
- l’adresse à laquelle le siège de la personne morale est établi, sera supprimée des statuts et remplacée par une mention de la région dans laquelle le siège est établi à l’occasion de la première coordination des statuts qui suit ;
- soit les statuts n’ont pas prévu que le siège puisse être déplacé par l’organe d’administration et, dans ce cas :
- toute modification de cette mention du siège nécessite une modification des statuts mais elle peut être décidée par l’organe d’administration et entraine un acte notarié.
Exemples
1 L’organe d’administration peut statutairement déplacer l’adresse du siège :
1 a) Les statuts reprennent le siège à (p. ex.) 12 avenue Philippe à 1030 Bruxelles. D’office cette mention de l’adresse est considérée comme hors statuts.
1 b) A l’occasion de la première coordination des statuts l’adresse du siège de (p. ex.) 12 avenue Philippe à 1030 Bruxelles, sera supprimé et substitué par le lieu de la région du siège : (p. ex.) Région de Bruxelles-capitale.
Pour les sociétés SRL, SC, SA, SE, SCE, AISBL et Fondation ce sera lors du premier acte authentique durant la période transitoire, et pour les SNC, SComm, ASBL, lors de la première coordination des statuts, après une assemblée générale de modification des statuts car un acte authentique n’est pas obligatoire.
2 L’organe d’administration ne peut pas statutairement déplacer l’adresse du siège
2 c) Durant la période transitoire, l’organe d’administration peut néanmoins prendre cette décision de déplacer le siège moyennant une modification des statuts et au besoin un acte authentique. L’assemblée générale ne doit pas être consultée.
À propos de l’auteur
Jean-Pierre Riquet, Juriste Fiscaliste
