[Coproduction] Partager des documents en toute simplicité, échanger autour de projets en cours, partager des connaissances, réduire les échanges emails… Voilà autant de possibilités offertes par les outils collaboratifs. Comment bien les choisir et pourquoi les utiliser ? Nos conseils.
Le travail en équipe est une nécessité dans la plupart des organisations. Et comme le monde d’aujourd’hui n’est plus celui d’hier, les outils de collaboration ne sont plus les mêmes qu’autrefois. Ces dernières années, les outils numériques permettant de mieux collaborer n’ont cessé de se multiplier. Du mail à l’agenda partagé, toutes les entreprises utilisent aujourd’hui les outils de travail collaboratifs, parfois même sans le savoir. Word, avec son mode « Révision », est certainement le plus connu d’entre eux.
Chacun de ces nouveaux outils collaboratifs se différencie par ses nouvelles fonctionnalités, sa facilité d’utilisation, son design ou encore son prix, mais tous se targuent du même objectif : faciliter la collaboration au sein de l’entreprise.
Mais un outil collaboratif, qu’est-ce que c’est ?
Dans le cadre de l’utilisation des outils collaboratifs, il convient de distinguer la collaboration de la coopération. Ainsi, « coopérer » consiste à travailler en équipes spécialisées et à fragmenter la tâche en sous-tâches attribuées à chaque équipe. La tâche ne sera considérée comme achevée que quand tous les intervenants auront réalisé leur part du travail. « Collaborer », par contre, consiste à travailler pour un but commun et à réaliser la tâche ensemble. Et c’est là que les outils collaboratifs prennent tout leur sens.
Un outil collaboratif permet en effet à une équipe d’optimiser un ou plusieurs aspects de son activité grâce à des fonctionnalités permettant de travailler ensemble en exploitant les avantages offerts par Internet. Fini les réunions nécessitant de longs déplacements, désormais on se parle par visio-conférence. Adieu les cinq versions d’un même texte dans votre boîte mail, place aux plateformes d’échange et aux drives communs. Communication à distance, échange et partage de documents, planification, listes de tâches… Aujourd’hui, que l’on travaille sur le même plateau ou dans des pays différents, on travaille ensemble et efficacement grâce aux outils collaboratifs.
Gain de temps et d’argent
En facilitant la communication dans son ensemble, de l’accès aux informations au partage des connaissances entre les collaborateurs, les outils collaboratifs améliorent considérablement les performances de l’entreprise. Ils permettent aux professionnels d’être plus efficaces dans leurs tâches quotidiennes tout en mettant en place une communication plus transparente. Bien utilisés, ils permettent de gagner un temps considérable et donc, par effet, de réduire les coûts des entreprises.
Autre avantage des outils collaboratifs : ils sont disponibles partout, à tout moment. Dans une société où le télétravail se généralise, où le travail se décentralise et où les horaires flexibles ont la cote, ils sont un atout non négligeable, voire une nécessité.
Enfin, ces outils peuvent être utilisés en interne, mais aussi en externe avec des prestataires ou des sous-traitants.
Comment choisir un outil collaboratif ?
Quel outil choisir parmi le large éventail de possibilités existantes ? Pour choisir l’outil collaboratif qui répondra le mieux à vos attentes, il est important de définir les besoins de votre entreprise.
Que voulez-vous faire concrètement avec cet outil ? Quelles seront les tâches à effectuer ? Qui seront les personnes impliquées ? Quelles sont les spécificités de la tâche ou du secteur ? Voilà autant de questions auxquelles il faut prendre le temps de répondre pour faire le meilleur choix possible.
Les besoins se regroupent généralement en quatre catégories, qui correspondent aux tâches collaboratives, à savoir :
- La communication
- La coordination
- Le stockage et le partage
- La coproduction
Combien coûte un outil collaboratif ?
En matière d’outils collaboratifs comme ailleurs, le coût varie d’un outil à l’autre. La majorité des outils proposent aux utilisateurs une formule gratuite qui permet une première prise en main avec toutefois un nombre limité d’options ou d’utilisateurs possibles. L’achat ou l’abonnement à la formule payante permettra d’accéder sans limite à l’outil. À vous d’évaluer, en fonction du bénéfice que vous tirerez de l’utilisation de cet outil, le budget que vous souhaitez y allouer.
N’oubliez pas de vous former
Last but not least, pour utiliser pleinement le plein potentiel des outils collaboratifs, investir dans une formation est bien souvent nécessaire. Suivre une formation vous permettra d’avoir une vue d’ensemble des différents outils disponibles, mais surtout de vous faire gagner un temps précieux pour le choix de celui-ci et de vous assurer qu’il réponde précisément aux besoins de votre entreprise.
