[Coproductie] Vlot documenten delen, gedachten wisselen rond lopende projecten, kennis delen, het e-mail verkeer beperken … Dit zijn allemaal mogelijkheden die samenwerkingstools ons bieden. Hoe maakt u een goede keuze en waarom gebruikt u ze? Een paar tips.
Teamwork is in de meeste organisaties een noodzaak. De wereld is ondertussen veranderd en dat geldt ook voor de instrumenten waarmee we samenwerken. Tijdens de afgelopen jaren zagen we een gestage toename van het aantal digitale tools gericht op samenwerking. Van e-mail tot gedeelde agenda’s, alle ondernemingen maken er tegenwoordig gebruik van, soms zelfs zonder het te beseffen. Word, met zijn ‘review’-functionaliteiten, is zeker de meest bekende.
Elk van deze nieuwe samenwerkingstools verschilt in termen van nieuwe functies, gebruiksgemak, design en prijs. Maar ze beogen allemaal een gemakkelijker samenwerking binnen het bedrijf.
Wat is nu eigenlijk een samenwerkingstool?
Laten we om te beginnen een onderscheid maken tussen samenwerking en coöperatie. Met “coöperatie” hebben we het over het werken in gespecialiseerde teams en het opdelen van de taak in subtaken die aan elk team zijn toegewezen. De taak zal pas voltooid zijn wanneer alle betrokkenen hun deel hebben gedaan. Aan de andere kant betekent “samenwerken” het gelijktijdig werken aan een gemeenschappelijk doel en het samen voltooien van de taak. In deze context zijn samenwerkingstools bijzonder zinvol.
Een samenwerkingstool stelt een team namelijk in staat een of meer aspecten van zijn activiteiten te optimaliseren dankzij functionaliteiten die het samenwerken bevorderen en hiervoor de troeven van het internet inroepen. Geen vergaderingen meer die verre reizen vereisen: nu gebeurt dit per videoconferencing. Het is ook gedaan met vijf verschillende versies van dezelfde tekst in uw mailbox, want nu zijn er uitwisselingsplatforms en gemeenschappelijke drives. Communicatie op afstand, het uitwisselen en delen van documenten, planning, takenlijsten … Vandaag maakt het niet veel meer uit of we nu in hetzelfde kantoor of in verschillende landen werken, want wij werken efficiënt samen dankzij de samenwerkingstools.
Tijd en geld besparen
Door een vlottere algemene communicatie die de toegang tot de informatie en de uitwisseling van kennis tussen medewerkers bevordert, verbeteren de samenwerkingsinstrumenten aanzienlijk de prestaties van de onderneming. Hiermee zijn professionals effectiever in hun dagelijkse taken en zorgen ze voor een transparantere communicatie. Wanneer deze tools op de juiste manier worden gebruikt, besparen ze veel tijd en verminderen ze de bedrijfskosten.
Een ander voordeel van samenwerkingstools is dat ze overal en altijd beschikbaar zijn. In onze samenleving vindt telewerken steeds meer ingang, wordt werk gedecentraliseerd en is er veel vraag naar flexibele werktijden. In deze context zijn de samenwerkingstools meer dan een troef: een noodzaak.
Tot slot kunnen deze tools intern worden gebruikt, maar ook extern, met dienstverleners of onderaannemers.
Hoe kiezen?
Welke keuze gaat u maken uit de vele mogelijkheden? Om de samenwerkingstools te kiezen die optimaal aan uw verwachtingen voldoen, bepaalt u best eerst de behoeften van uw onderneming.
Wat wilt u er concreet mee bereiken? Welke taken wenst u ermee uit te voeren? Wie zal u er bij betrekken? Wat zijn de eigenheden van de taak of de sector? Neem de tijd om zulke vragen te beantwoorden om de beste keuze te maken.
De behoeften laten zich meestal in vier categorieën indelen, die overeenkomen met typisch gezamenlijke taken:
- communicatie
- coördinatie
- opslag en delen
- coproductie
Hoeveel kost een samenwerkingstool?
Ook op het gebied van samenwerkingstools, variëren de prijzen. De meeste tools bieden de gebruikers een gratis formule waarmee ze aan de slag kunnen, maar dan wel met een beperkt aantal mogelijkheden en gebruikers. De aankoop of het abonnement op een bepaald pakket biedt dan onbeperkte toegang. U beslist dus aan de hand van het voordeel dat u uit deze tool wil behalen, het budget dat u er gaat aan besteden.
De opleiding niet vergeten
Om het volledige potentieel van zulke samenwerkingstools ten volle te benutten, is het vaak noodzakelijk om in opleiding te investeren. Hiermee krijgt u een overzicht van de verschillende beschikbare hulpmiddelen. U bespaart kostbare tijd bij de keuze. En u bent zeker dat het pakket voldoet aan de behoeften van uw bedrijf.
