Le coronavirus impose des mesures sans précédent, forçant notamment un nombre record d’employés à travailler de chez eux. Voici nos meilleurs conseils pour ceux qui télétravaillent pour la première fois et pour les employeurs qui se voient contraints d’introduire le télétravail.
Conseil 1 : structurez vos journées
Le télétravail vous permet d’organiser vos journées de façon plus flexible et pratique. Pourtant, les télétravailleurs constatent qu’il est plus efficace de s’imposer une structure de travail fixe, avec des périodes prolongées de travail et des interruptions moins nombreuses et plus longues. Commencez la journée par une douche et ne travaillez pas en pyjama. Cela vous aidera à vous mettre en mode travail.
Conseil 2 : réunions efficaces
Posez-vous les bonnes questions : est-ce vraiment nécessaire que 17 personnes participent à une réunion, par exemple ? Pensez pratique pour l’organisation de vos réunions et utilisez des outils numériques qui fonctionnent bien. Chez StepStone, nous utilisons régulièrement BlueJeans, Microsoft Teams et Slack. Google Hangouts, Zoom et la société belge Vectera sont d’autres outils de communication en ligne bien connus. Lors des réunions, impliquez activement tous les participants et évitez que certains n’adoptent une attitude passive. En utilisant la règle des cinq minutes, par exemple : vérifiez toutes les 5 minutes l’opinion des participants, leurs idées, etc. Une personne ne peut pas être présente ? Enregistrez la réunion et envoyez-lui un bref compte-rendu, avec les décisions concrètes et les ‘to do’ pour les personnes concernées.
Conseil 3 : ne lésinez pas sur la communication
Le télétravail exige une communication encore plus régulière qu’au bureau. Pas pour faire remarquer que vous êtes vraiment au travail, mais pour éviter les malentendus et les écueils de la solitude et de l’isolement. Veillez à tenir au courant chaque personne concernée. N’envoyez pas d’e-mails interminables, restez concis(e) et concret(e). Préparez un bref compte-rendu hebdomadaire de votre travail pour votre supérieur(e). De nombreuses équipes utilisent l’outil gratuit Trello pour leur gestion de projet. En tant que supérieur(e), cet outil vous permet de voir en un coup d’œil où s’en trouve le projet et qui s’occupe de quelle tâche.
Conseil 4 : prenez soin de vous
Adoptez des réflexes sains pour votre télétravail. Prenez régulièrement une pause. Bougez suffisamment. N’abusez pas des sucreries, constituez-vous plutôt une réserve de fruits frais et de fruits secs pour des encas sains. Prenez tous les jours un bol d’air dans un coin de nature. Profitez aussi du temps qui ne doit pas être consacré aux trajets domicile-travail. N’allez pas dormir trop tard.
Conseil 5 : laissez votre ménage de côté en journée
Prévoyez des moments fixes dans votre schéma de travail pour vous occuper d’éventuelles tâches ménagères. En revanche, lors des périodes de travail, restez bien concentré-e et ne touchez pas à votre lave-vaisselle, votre lave-linge, vos placards ou votre aspirateur. Planifiez vos tâches ménagères pour ne plus y penser tout le temps.
Conseil 6 : télétravail avec des enfants
Rester concentré(e) sur son travail pendant qu’on s’occupe de ses enfants ? C’est presque impossible. Et pourtant, vu la fermeture des écoles et l’obligation de télétravailler, nous sommes obligés d’y parvenir tant bien que mal. Vous êtes deux adultes à la maison ? Occupez-vous à tour de rôle des enfants. Le parent qui est dans sa ‘bulle de travail’, on le laisse tranquille autant que possible.
Vous êtes seul(e) chez vous avec vos enfants et vous devez travailler ? Préparez un schéma pour vos enfants avec des devoirs, des tâches et des jeux. Donnez-leur la responsabilité de mener à bien leurs tâches en toute autonomie. Les enfants ont besoin de structure, c’est pourquoi une liste à cocher ou à colorier peut s’avérer très utile.
- De nombreux parents ont mis en place une ’charte du confinement’, avec des règles à respecter pour que chacun vive au mieux cette période. Et si vous faisiez de même ?
- Netflix est gratuit le premier mois. Mais n’oubliez pas de limiter le temps passé devant les écrans et sortez régulièrement (en gardant vos distances avec les autres !).
- Les bibliothèques sont fermées, mais certaines postent de chouettes idées d’activités alternatives sur leurs pages Facebook. Le prêt de livres numériques reste bien entendu disponible – avec Lirtuel, par exemple.
- N’oubliez pas non plus les audiolivres : les plateformes gratuites ne manquent pas, comme Audiocité et Littérature Audio. Elles proposent également des livres pour enfants.
- Imaginez un projet de plus longue durée, qui les occupera quelques jours, comme : ‘Construis un maximum de bâtiments avec tous tes Lego’.
- Le JDE (Journal des enfants) a créé des supports pédagogiques pour s’occuper intelligemment à la maison.
- Ce site web rassemble 113 images à colorier inspirées d’œuvres d’art du monde entier.
- Mettez en place un échange de livre avec les voisins (mais proprement : n’oubliez pas de vous laver les mains !).
- Concentrez-vous un maximum sur votre travail pendant les siestes des enfants, leur film quotidien ou – si c’est inévitable – après l’heure du coucher.
- N’oubliez pas de voir le positif : profitez de tout ce temps ensemble. Ne stressez pas. Et surtout : lavez-vous les mains – souvent !
- Évadez-vous depuis votre fauteuil avec une visite virtuelle des plus grands musées du monde.
Conseil 7 : employeurs, faites confiance à vos collaborateurs et montrez-vous compréhensifs
En ces temps de coronavirus, les employeurs doivent se montrer compréhensifs. Mais aussi avoir confiance en leur personnel qui télétravaille.
« Le télétravail ne fonctionne que si vous êtes convaincu-e que vos collaborateurs effectuent leurs tâches, que vous les voyiez ou non, » affirme Aaron McEwan, vice-président du bureau de recherche Gartner. Les supérieurs hiérarchiques sont souvent préoccupés lorsqu’ils ne savent rien de la routine et du rythme de travail de leurs collaborateurs en télétravail. En général, les télétravailleurs organisent leur travail en fonction des moments où ils sont les plus productifs. Et si leur manager leur accorde toute sa confiance, cela les motive à bien travailler.
Imposer des règles bureaucratiques du genre ‘envoyer un e-mail au patron quand on prend une pause’ n’a donc aucun sens. Comprenez que la situation des collaborateurs en télétravail n’est pas toujours facile, et communiquez ouvertement et en toute honnêteté, dans les deux sens.
