[article invité]
La période des vacances (scolaires) s’approchant à grand pas et les mesures de déconfinement annoncées impliquant une relance de certains secteurs, le recours aux étudiants suscite certainement un regain d’intérêt chez certains.
Si cette occupation peut être particulièrement intéressante à plusieurs aspects, certaines recommandations s’imposent toutefois afin d’éviter des conséquences non souhaitées.
Le contrat d’occupation d’étudiant est en principe un contrat de travail à durée déterminée. Cet écrit doit être conclu pour chaque étudiant individuellement et doit être signé au plus tard au moment de l’entrée en service.
Le contrat d’occupation d’étudiant doit comporter un certain nombre de mentions spécifiques obligatoires. Le contrat doit également être envoyé endéans les sept jours au Contrôle des lois sociales et l’employeur doit également procéder pour chaque étudiant à une déclaration Dimona en bonne et due forme.
Si les formalités afférentes à la conclusion d’un contrat d’occupation d’étudiant ne sont pas respectées, différents types de sanctions sont prévus.
Les deux principales sanctions se situent au niveau de la nature du contrat – lequel a pour corollaire un impact sur la rupture du contrat – et du régime fiscal et parafiscal des rémunérations versées dans le cadre de cette occupation. En effet, l’impact du non-respect des formalités requises n’est pas des moindres :
I) Rupture prématurée du contrat d’occupation d’étudiants
A. Du point de vue du travailleur :
Après la « période d’essai » de trois jours durant laquelle les parties peuvent mettre fin prématurément (avant le terme convenu) au contrat d’occupation d’étudiants qui les lie sans préavis ni indemnité, le délai de préavis à respecter par l’étudiant pour mettre fin prématurément (avant l’échéance) à son contrat d’occupation d’étudiants est le suivant :
| Durée du contrat d’occupation d’étudiants | Délai de préavis à respecter par l’étudiant |
| 1 mois maximum | 1 jour calendrier |
| Plus d’un mois | 3 jours calendrier |
Cependant, si les conditions de forme n’ont pas été respectées, l’étudiant peut mettre fin à tout moment au contrat sans délai de préavis ni indemnité.
B. Du point de vue de l’employeur :
Après la « période d’essai » de trois jours durant laquelle les parties peuvent mettre fin prématurément (avant le terme convenu) au contrat d’occupation d’étudiant qui les lie sans préavis ni indemnité, le délai de préavis à respecter par l’employeur pour mettre fin prématurément (avant l’échéance) au contrat d’occupation d’étudiants est le suivant :
| Durée du contrat d’occupation d’étudiants | Délai de préavis à respecter par l’employeur |
| 1 mois maximum | 3 jours calendrier |
| Plus d’un mois | 7 jours calendrier |
Toutefois, en l’absence de respect des conditions de forme prévues pour le contrat d’occupation d’étudiants, l’employeur ne peut pas invoquer le délai de préavis précité de sept ou de trois jours.
Les deux situations suivantes – qu’il convient de distinguer – peuvent alors se présenter dans ce cas :
a) absence d’un écrit établi individuellement pour l’étudiant au plus tard au moment de l’entrée en service ou existence d’un écrit dont les mentions obligatoires suivantes font défaut:
- la date de début et de fin de l’exécution du contrat ;
- l’horaire de travail ou à la référence à l’horaire de travail applicable figurant dans le règlement de travail.
Les conditions relatives au contrat de travail à durée indéterminée applicables à l’employeur sont également valables en ce qui concerne ce contrat à moins que l’employeur puisse prouver que le défaut de mentions concernant l’horaire de travail ou de référence à l’horaire applicable dans le règlement de travail n’occasionne aucun dommage à l’étudiant.
Ce contrat ne peut donc prendre fin que moyennant le respect des délais de préavis « ordinaires » applicables pour les contrats de travail à durée indéterminée.
b) si les autres mentions prévues par la loi que celles reprises au point a) ne sont pas respectées, ce contrat ne pourra être considéré comme un contrat d’occupation d’étudiant en tant que tel, ce qui a pour conséquence qu’il s’agira d’un contrat de travail à durée déterminée « ordinaire » auquel l’employeur peut mettre un terme anticipativement (avant le terme convenu) dans les mêmes conditions qu’un contrat de travail à durée déterminée « ordinaire ».
II) Traitement fiscal et parafiscal
Le principal intérêt de la conclusion d’un contrat d’occupation d’étudiants se situe au niveau du traitement fiscal et parafiscal des rémunérations versées dans ce cadre.
Les cotisations ordinaires de sécurité sociale (personnelles et patronales) ne seront en effet pas dues sur le salaire payé dans le cadre du travail des étudiants. L’employeur sera uniquement soumis à la cotisation de solidarité de 8,14% (dont 5,43% à charge de l’employeur) si:
- L’étudiant travaille sur base d’un contrat de travail étudiant qui satisfait aux conditions (mentions) obligatoires requises ;
- Pendant une période effectivement prestée d’un maximum de 475 heures (1), à étaler librement durant l’année civile;
- En dehors des périodes pendant lesquelles l’étudiant est censé suivre les cours ou participer aux activités de l’établissement scolaire dans lequel il est inscrit ;
- Et l’employeur a introduit une déclaration Dimona à temps pour cet étudiant.
En outre, l’employeur ne sera pas contraint de retenir du précompte professionnel sur la rémunération versée dans le cadre de cette occupation lorsque les cotisations ordinaires de sécurité sociale ne sont pas dues sur cette rémunération.
On le comprend aisément : si les formalités afférentes aux contrats d’occupation d’étudiants ne sont pas respectées, le traitement fiscal et parafiscal des salaires versés dans le cadre de cette occupation sera nettement moins avantageux.
Par ailleurs, s’il est vrai que loi ne prévoit pas en soi de durée maximale pour le contrat d’occupation d’étudiant, le contingent précité de 475 heures est généralement respecté en pratique en raison du traitement fiscal et parafiscal avantageux associé au respect de cette limite.
La prudence s’impose donc pour éviter les mauvaises surprises. Les parties à un contrat d’occupation d’étudiant, en ce compris l’étudiant, doivent veiller au respect des conditions requises pour ce type de contrat. C’est que à défaut de ce faire, les cotisations ordinaires de sécurité sociale sont dues, en ce compris les cotisations personnelles bien que ce sera en fait l’employeur qui devra lui-même prendre en charge les cotisations personnelles non retenues en plus des cotisations patronales, à défaut de pouvoir se retourner contre le travailleur.
(1) À noter qu’en raison de la crise du coronavirus, les heures prestées dans certains secteurs (soins de santé et enseignement) sont neutralisées et ne comptent pas pour le calcul du contingent de 475 heures.
À propos de l’auteure
Marjolaine Dessard, Avocate chez Claeys & Engels
