En tant qu’entreprise, vous serez probablement soumis à une inspection de l’ONSS, mais encore faut-il être bien préparé·es. Que se passe-t-il réellement lors de ces contrôles et comment les anticiper efficacement ? Le 24 septembre, notre experte nous a conseillés lors d’un séminaire chez BECI.
En Belgique, l’Office National de Sécurité Sociale (ONSS) est l’organisme qui se charge de la collecte des cotisations sociales auprès des entreprises. « L’inspection de l'ONSS vérifie si les employeur·euses respectent leurs obligations en matière de paiement de cotisations sociales sur le package salarial des travailleurs et travailleuses », explique Nadège Toussaint, avocate Senior Associate chez Claeys & Engels. En d’autres termes, il s’assure que chaque élément considéré comme une rémunération est correctement pris en compte.
Bien sûr, des exceptions
existent. Par exemple, certaines entreprises peuvent justifier de ne pas payer
de cotisations sur certains avantages. Cela le cas avec les titres-repas, à
condition de « prouver que toutes les conditions d’exonération sont bien
remplies », précise-t-elle.
Comment bien s’y préparer ?
Les contrôles peuvent être annoncées ou surprises. Parfois, ils surviennent à la suite d'une plainte, mais «l’inspecteur ou l’inspectrice ne peut pas le divulguer, sauf si la personne plaignante souhaite que son nom soit révélé », rappelle Nadège Toussaint.
Dans tous les cas, il faut se
tenir prêt·e. Pour cela, soyez méthodique : gardez votre
documentation à jour et justifiez toutes vos exonérations, et surtout,
effectuez des audits internes réguliers. « Après un contrôle de l'ONSS, les
employeur·euses me disent souvent qu’ils et elles ont appris de nouvelles
choses qui leur permettront de rectifier le tir à l'avenir. Mais en réalité, nous
devons prendre le problème à l’envers et nous préparer à un contrôle, et d’anticiper
les questions », conseille notre experte. Pour éviter les mauvaise surprises, elle
recommande de se baser sur une check-list (cfr. fin de l’article) qui se concentre sur les points que
l’ONSS examinera en priorité.
Quelles erreurs éviter ?
Certaines pratiques attirent l’attention des inspecteur·ices, notamment les remboursements forfaitaires de frais mal justifiés. « Chaque dépense doit être clairement documentée et respecter les critères d’exonération », alerte Nadège Toussaint.
Prenons un exemple courant : si
votre entreprise accorde un forfait mensuel de 200 euros pour des frais divers,
vous devez prouver que ce montant est réaliste et correspond à des dépenses profesionnelles réelles. « Il arrive que les employeur·euses remboursent parfois deux fois le
même type de frais. Parfois, en accordant un forfait pour le parking tout en
permettant le dédommagement via des notes de frais », ajoute-t-elle. Cette
double indemnisation est particulièrement surveillée par l’ONSS, pour vérifier qu'il
ne s'agit pas de rémunération déguisée.
Quels risques en cas de mauvaise préparation ?
« Ne pas respecter la réglementation entraîne le plus souvent des régularisations d’arriérés de cotisations sociales, voire des poursuites pénales dans les cas les plus graves », met en garde Nadège Toussaint. Si des infractions graves sont constatées, les inspecteur·ices peuvent dresser un procès-verbal, et dans certains cas, un tribunal peut être saisi.
S'opposer à une inspection est aussi une très mauvaise idée. « L’ONSS a le droit de contrôler les entreprises, et bloquer fermement un·e inspecteur·ice peut entraîner des sanctions pénales », précise l’avocate. Cela dit, si vous avez du mal à fournir les documents demandés, un délai supplémentaire peut être accordé sous certaines conditions.
En conclusion, une bonne préparation à un contrôle de l’ONSS vous épargnera des conséquences coûteuses. Ainsi conclut Nadège Toussaint : « mieux vaut prévenir que guérir. »
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