[Coproduction] Cette méthode managériale venant tout droit des Etats-Unis et qui vise à faciliter le feedback fréquent entre un manager et les membres de son équipe est en train de s’établir en Belgique.
Cependant, si cette tendance a rapidement été adoptée par les PME innovantes, rares sont les entreprises traditionnelles de grande taille qui peuvent prétendre avoir mis en place un véritable processus de one-to-ones dans leur stratégie RH. En effet, trop d’entreprises confondent encore one-to-ones avec entretiens de fonctionnement ou évaluation (semi-)annuelle. Or ces processus ont des buts différents et cet article a pour but de mettre au clair ce qu’est un one-to-one, son importance et les bonnes pratiques pour les réussir.
One-to-one : définition
Pour débuter, rappelons ce qu’est un one-to-one. Les modalités peuvent varier d’une entreprise à l’autre mais un one-to-one est une réunion face à face entre un manager et un membre de son équipe pour échanger du feedback dans un cadre informel. Cette réunion a pour but de se concentrer sur l’employé, son bien-être, ses performances et comment le manager peut l’aider dans ses tâches. Par ailleurs, cela permet aussi des retours de son équipe afin de savoir comment s’améliorer en tant que manager. Contrairement aux entretiens de fonctionnement ou aux évaluations, les one-to-ones ont comme caractéristique de se faire à une fréquence élevée et leur but n’est pas de négocier une augmentation.
L’importance des one-to-ones
De nombreux articles l’ont déjà dit et répété, donner du feedback fréquemment est primordial pour assurer le bien-être, les performances et la rétention des employés. Et même si la rétention des talents est un défi pris au sérieux par toute entreprise, 79% des démissions sont toujours causées par un manque de reconnaissance. C’est pourquoi le feedback, donné à une fréquence élevée, est la clef du succès pour anticiper les problèmes, assurer la reconnaissance et donc retenir vos talents dans votre entreprise.
Cependant, tous les feedbacks n’ont pas la même valeur auprès des employés. Si nous vivons dans un monde qui n’a de cesse de se digitaliser, le feedback qui a le plus d’impact pour un collaborateur reste celui qui sort directement de la bouche de son supérieur direct, en face-à-face. C’est la raison pour laquelle les one-to-ones sont en vogue.
Toutefois, exceller dans l’art du one-to-one n’est pas donné à tout manager et c’est pourquoi nous dévoilons ici quelques bonnes pratiques qui ne pourront que vous aider dans cet exercice :
La régularité
Aux Etats-Unis, il est courant qu’un manager fasse des one-to-ones d’une demi-heure avec tous les membres de son équipe toutes les semaines. En Belgique, la fréquence qui a été majoritairement adoptée est de tenir ce type de réunion toutes les deux semaines ou tous les mois. Mais plus important que la fréquence choisie, c’est la régularité qui permettra de rendre ce processus naturel pour vos collaborateurs. Dès que la fréquence est déterminée, il faut s’y tenir afin que les habitudes s’installent et que managers et employés se sentent à l’aise et en confiance pour aborder ces réunions.
La préparation
Commencer un one-to-one sans savoir de quoi l’on va parler peut s’avérer être une perte de temps, autant pour le manager que l’employé. En effet, les one-to-ones sans préparation ont tendance à durer plus longtemps, sans pour autant aborder les sujets cruciaux. C’est pourquoi nous préconisons de définir les sujets à couvrir à l’avance afin d’avoir des réunions plus productives. Afin d’aller encore plus loin, nous conseillons même aux managers de poser certaines questions préliminaires aux membres de leurs équipes avant le one-to-one et de leur demander de quoi ils veulent parler. Cela permet de rendre la démarche collaborative et d’impliquer les employés dans le process de one-to-one. Par exemple, il est pertinent de leur demander quels ont été leurs derniers accomplissements, les difficultés rencontrées, comment ils pourraient être mieux soutenus par leur manager, quels sont les prochains projets sur lesquels ils voudraient travailler et s’il y a un autre sujet dont ils aimeraient parler lors du one-to-one. Un manager en possession des réponses à ces questions avant sa réunion avec son employé pourra ajuster son coaching et dès lors, tirer plus de valeur de son one-to-one.
Les notes et plans d’actions
Pendant le one-to-one, nous conseillons aux managers de prendre note des éléments fondamentaux de la discussion. Prendre note prouve que l’on accorde de l’importance à ce que notre interlocuteur nous confie et permet de garder une trace de ce qui a été dit.
Par ailleurs, rendre le feedback actionnable donnera une ampleur supplémentaire au one-to-one, c’est pourquoi nous conseillons de définir des plans d’action pour le prochain meeting, autant pour le manager que pour l’employé. Un one-to-one est réussi lorsque manager et employé ont tous deux une image claire de ce qu’ils peuvent faire pour s’améliorer.
La centralisation des informations
Enfin, centraliser les notes et plans d’actions par employé aidera grandement les managers à visualiser les one-to-ones réalisés avec les membres de son équipe et se révèlera particulièrement utile au moment de l’évaluation. En effet, l’une des plus grandes faiblesses de l’évaluation annuelle est de ne pas donner une image fidèle des performances d’un employé sur toute l’année. Or, si vous pouvez vous replonger dans les rapports de vos one-to-ones qui ont eu lieu toute l’année, vous aurez enfin à votre disposition du contenu qualitatif qui permettra d’évaluer plus efficacement vos employés.
Un one-to-one offre bien plus qu’une réunion classique. C’est un formidable outil, à disposition de tout manager, pour établir une relation de confiance avec les membres de son équipe, assurer leur productivité et contrer le manque de reconnaissance des employés. Si vous n’avez pas encore mis cette pratique en place dans votre entreprise, nous ne pouvons que vous conseiller de le faire au plus vite.
Sam Boribon est le co-fondateur et CEO de Frizby, un software aidant les managers à avoir des one-to-ones productifs avec les membres de leurs équipes afin d’assurer le bien-être, les performances et la rétention des employés. Plus d’infos sur www.frizby.co
