[Coproductie] Deze managementmethode komt rechtstreeks uit de Verenigde Staten. Ze bevordert een frequente feedback tussen de manager en de leden van zijn team.
Ook in België raakt deze aanpak stilaan ingeburgerd. In innovatieve KMO’s was dit al gauw het geval. In grotere, klassieke ondernemingen blijft de methode echter een zeldzaamheid: slechts weinige hebben een echt one-to-one proces in de HR-strategie opgenomen. Veel bedrijven verwarren nog steeds dergelijke one-to-ones met jaarlijkse of halfjaarlijkse functioneringsgesprekken of evaluaties. De opzet en de doelstellingen verschillen nochtans. Dit artikel tracht te verduidelijken wat een one-to-one nu eigenlijk is, het belang ervan en de beste praktijken om deze aanpak succesvol in te zetten.
Definitie van de one-to-one
Eerst een geheugenopfrisser: de manier waarop kan zeker verschillen van bedrijf tot bedrijf, maar een one-to-one is één-op-één gesprek tussen een manager en een lid van zijn team om op een informele wijze feedback uit te wisselen. De samenkomst focust op de medewerker, zijn welzijn, zijn prestaties en de manier waarop de manager hem kan helpen in zijn taken. De manager krijgt feedback van zijn team, waaruit hij nuttige informatie kan halen om ook een betere manager te worden. In tegenstelling tot functioneringsgesprekken en evaluaties gebeuren one-to-ones veel vaker en regelmatiger. En ze zijn niet bedoeld om te onderhandelen over een loonsverhoging.
Hoe belangrijk one-to-ones wel zijn
Heel vaak onderstrepen artikelen het fundamenteel belang van frequente feedback, een conditio sine qua non om het welzijn, de prestaties en het behoud van werknemers te waarborgen. Natuurlijk neemt elk bedrijf het behoud van talent serieus. Toch ligt de oorzaak van 79% van de ontslagen nog steeds aan een gebrek aan erkenning. Heel regelmatige feedback is en blijft daarom de beste manier om problemen te voorkomen, om talent te erkennen en dus ook in het bedrijf te behouden.
Medewerkers hechten echter niet dezelfde waarde aan alle vormen van feedback. We leven in een wereld waar digitalisering overal binnendringt, en toch is de meest impactvolle feedback voor een medewerker de mening die hij rechtstreeks in de woorden van zijn directe leidinggevende hoort, tijdens een face-to-face gesprek. Vandaar het succes van one-to-ones.
Toegegeven, niet elke manager is een uitblinker in one-to-one gesprekken. Daarom leest u hierna een aantal goede praktijken om zulke besprekingen vlotter te laten verlopen:
Regelmaat
In de Verenigde Staten is het gebruikelijk dat een manager elke week een one-to-one gesprek van een halfuurtje voert met alle leden van zijn team. In België schommelt de frequentie rond één of twee keer per maand. Belangrijker dan de gekozen frequentie is in feite de regelmaat, waardoor dit proces ingeburgerd raakt bij de medewerkers. Wanneer frequentie en regelmaat vast staan, worden ze best aangehouden. Op die manier ontstaat er een gewoonte en voelen managers en medewerkers zich op hun gemak en zelfverzekerd tijdens de samenkomsten.
Voorbereiding
Begin geen one-to-one zonder te weten waar jullie het over gaan hebben, anders wordt het een tijdverspilling voor zowel de manager als de medewerker. Niet voorbereide one-to-ones hebben vaak de neiging om aan te slepen, zonder echter cruciale vraagstukken aan te kaarten. Vandaar de aanbeveling om de te bespreken onderwerpen op voorhand te bepalen. Dit maakt de vergaderingen veel productiever. Ook is het aangeraden dat de manager op voorhand een aantal vragen voorlegt aan de leden van zijn team en ook nagaat welke thema’s de medewerkers zouden willen bespreken. Op die manier gaat iedereen collaboratief te werk en worden medewerkers beter betrokken bij het one-to-one proces. De manager stelt bijvoorbeeld vragen over de jongste verwezenlijkingen van de medewerker, de moeilijkheden die hij heeft ondervonden, de manier waarop de manager het werk beter kan ondersteunen, de projecten waaraan de medewerker in de nabije toekomst graag zou werken en de andere onderwerpen die de werknemer graag zou bespreken tijdens de volgende one-to-one. De manager die op voorhand over de antwoorden op deze vragen beschikt, zal zijn coaching kunnen bijsturen en meer toegevoegde waarde halen uit het one-to-one gesprek.
Notities en actieplannen
Tijdens de one-to-one vergadering, is het best dat de manager aantekeningen maakt van de voornaamste elementen die ter sprake komen. De aantekeningen bewijzen dat de manager belang hecht aan wat zijn medewerker vertelt. En hiermee blijft er een spoor achter van wat werd besproken.
De feedback gebruiken als grondstof voor verdere actie geeft een extra dimensie aan dergelijke one-to-one gesprekken. Daarom is het nuttig om actieplannen op te stellen in het vooruitzicht van de volgende bijeenkomst. Dit geldt zowel voor de manager als voor de medewerker. De one-to-one samenkomst is succesvol als zowel de manager als de medewerker een duidelijk beeld krijgen van wat ze kunnen doen om te verbeteren.
Centrale informatie
De centralisatie van de aantekeningen en actieplannen voor elke medewerker helpt de manager een beter overzicht te krijgen van de one-to-ones met de leden van zijn team en zal ook bijzonder nuttig blijken tijdens de evaluatie. Een van de grote knelpunten van een dergelijke die jaarlijkse evaluatie is immers dat ze geen getrouw beeld geeft van de prestaties van de werknemer tijdens het afgelopen jaar. Als de manager echter kan teruggrijpen naar de verslagen van de regelmatige one-to-ones tijdens de afgelopen 12 maanden, beschikt hij eindelijk over kwalitatieve inhoud voor een veel efficiëntere evaluatie van de medewerkers.
Een one-to-one gesprek biedt zoveel meer dan een klassieke vergadering! Het is een geweldig instrument waar elke manager gebruik kan van maken om een vertrouwensrelatie aan te knopen met de leden van zijn team en tegelijk hun productiviteit te waarborgen en komaf te maken met het gebrek aan erkenning waaronder medewerkers vaak gebukt gaan. Als u deze praktijk nog niet in uw bedrijf hebt ingevoerd, dan luidt ons advies heel duidelijk: doe het zo snel mogelijk!
Sam Boribon
Sam Boribon is medeoprichter en CEO van Frizby, een software die managers helpt om productieve one-to-ones met de leden van hun team in te stellen en zo in te staan voor hun welzijn, hun prestaties en hun loyaliteit. Meer informatie leest u op https://www.frizby.co/
