[Coproduction] Même si vous vous lancez à titre complémentaire et quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, s‘appuyer sur un bon spécialiste du chiffre est recommandé, si vous pouvez vous offrir ses services. Il y en a pour (presque) tous les budgets, mais le choix ne se limite pas au prix. Par où commencer ?

Traiter avec un comptable, c’est prendre une sorte d’assurance tous risques. À condition de choisir le spécialiste qu’il vous faut et d’opter pour la bonne formule. Hormis le coût qu’il représente, votre comptable vaut de l’argent !

Profil

Le rôle du comptable est multiple : de la simple tenue de la comptabilité dans les livres, pour encoder à temps vos activités, jusqu’au conseil fiscal / TVA le plus pointu, en passant par la vérification officielle des comptes et l’établissement de rapports réguliers, l’assistance pour l’obtention de crédits ou lors d’un héritage, la transformation ou la liquidation de votre société, etc. Il s’occupe pour vous de presque tous les aspects pratiques, sur la base du sain principe qu’il vaut mieux prévenir que guérir. Il connaît les règles mais aussi leurs limites, et surtout cette zone grise située entre la règle et la pratique, l’esprit et la lettre.

Personne de confiance, proactive par excellence, votre comptable vient vers vous pour vous tenir informé de la santé de votre activité et sait se montrer pédagogue. Il vous propose les bonnes pistes, tout en vous laissant décider comme patron de votre activité. Car évoluer aux côtés d’un bon comptable suppose d’être un bon décideur, prompt à réagir, à l’écoute et à l’affût.

Pour le trouver, faites appel à votre réseau, vos amis et votre famille. Il y en a pour chaque niveau de complexité, et il ne faut pas hésiter à en rencontrer plusieurs. Que vous soyez seul, en TPE ou en phase de lancement d’une startup appelée à grandir vite, vous allez former un binôme avec cet expert. Demain peut-être, il sera nécessaire de gérer une crise ou de prendre une décision de taille ; ce ne sera plus le moment de découvrir à qui vous avez affaire.

Le premier contact

Si votre comptable travaille dans une fiduciaire, il y a de grandes chances qu’il soit spécialisé. Tâchez de faire appel à quelqu’un qui connaît votre secteur ou spécialité. S’il s’agit d’un généraliste, il est plus difficile de savoir jusqu’où vont ses compétences.

Dans les deux cas, des questions directes s’imposent. Quels types de dossiers a-t-il déjà traités – simples et complexes ? Va-t-il jusqu’à l’optimisation fiscale, le conseil TVA ? Traite-t-il d’autres pays que la Belgique, si vous travaillez à l’international ? Jusqu’où sera-t-il capable de vous conseiller pour remplir votre déclaration fiscale ? Sera-t-il présent si vous devez subir un contrôle fiscal ou TVA ? Quelle est son approche générale ?

Quant à sa formation, est-il comptable ou expert-comptable ? L’expert-comptable est généralement aussi un professionnel du droit (droit fiscal, droit social, codes des sociétés…). Il peut remplir des missions qui ne sont pas accessibles au comptable, comme la transformation de votre entreprise en une autre forme juridique, ou votre passage du statut de personne physique à celui de société.

La première réunion sert déjà à parler prix et mission : allez droit au but ! Pour la mission, il vous faut une liste précise des tâches habituellement traitées. Encodage de factures et écritures dans les livres : le fait-il lui-même ou le demande-t-il à ses clients, et sous quelle forme ? Déclarations TVA et fiscale, clôture annuelle, conseil : travaille-t-il par téléphone ou par e-mail ? Quelle est la fréquence des rendez-vous, des rapports sur la santé de votre activité, l’étendue des conseils ? Quand tire-t-il la sonnette d’alarme ?, etc.

Parlons prix

Quant au prix, travaille-t-il sur la base d’un forfait ou à l’heure ? Quel est son tarif horaire (le taux horaire d’un comptable oscille généralement entre 50 et 75 € HTVA) ? Combien d’heures lui faut-il pour traiter chaque tâche de sa liste ? Attention : le prix peut varier de beaucoup selon la formule choisie.

Le coût total dépendra notamment de la complexité de votre activité. Si vous commencez une activité complémentaire, il n’est pas trop compliqué de tenir les chiffres à jour. Cela vous permettra de confier la seule déclaration fiscale – forcément simple – à votre comptable. Dans ce cas, comptez environ 400 € HTVA par an. Si en revanche, votre comptabilité est complexe ou si vous gérez une entreprise de plus grande taille, le coût devient modulable et dépend de divers facteurs, comme la forme juridique ou la taille de l’entreprise, le volume de documents à traiter, le nombre de tâches ou encore votre type d’activité.

Une société est plus complexe qu’une entreprise unipersonnelle. Si en outre, vous relevez d’un régime spécial – comme celui de franchise de TVA –, la charge et le nombre d’heures de travail seront accrus. La taille de vos ressources humaines influencera elle aussi la complexité de votre comptabilité, ainsi que d’éventuels comptes annuels. Au final, le nombre de factures entrantes et sortantes, d’extraits de compte, de livres de caisse, etc. permet de mesurer l’efficacité des services reçus.

Si vous êtes indépendant et envisagez de prendre une décision importante, ou si vous avez des ambitions particulières, les conseils spécialisés seront bien sûr à compter hors forfait.

Coût total : mais encore ?

Au moment de démarrer votre entreprise unipersonnelle à titre complémentaire, il faut compter en moyenne 165 € HTVA. Le comptable procédera pour vous à l’inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et à l’éventuelle demande à la TVA. Si vous êtes assujetti à cette dernière, comptez 600 à 800 € par an HTVA. Ceci comprend les quatre déclarations à la TVA et la déclaration à l’impôt des personnes physiques. Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, le coût du comptable doit évidemment diminuer.

Vous avez une entreprise unipersonnelle et êtes indépendant à titre principal ? Vous devez tenir une comptabilité dite simplifiée ou en partie simple. Il s’agit de tenir à jour un simple aperçu chronologique de vos factures (dont les numéros se suivent) et une liste des dépenses de votre entreprise. C’est aussi le cas pour les entreprises unipersonnelles à titre complémentaire.

Il vous en coûtera entre 1 000 à 1 500 € par an HTVA. Pour faire des économies, vous pouvez vous occuper vous-même de vos déclarations TVA, mais le temps que vous y consacrerez représente aussi de l’argent – et souvent plus que si un professionnel s’y employait.

Vous n’êtes pas assujetti à la TVA ? Le coût du comptable est alors inférieur. Les coûts de démarrage d’une entreprise unipersonnelle à titre principal s’élèvent en moyenne à 200 € HTVA. Ici aussi, le comptable s’occupe des formalités (inscription à la BCE et demande d’un numéro de TVA).

Cas de la SPRL (appelée à devenir une SRL) : Si vous êtes soumis à l’obligation de tenir une comptabilité en partie double, ce sera plus complexe. Votre comptabilité doit être plus détaillée et contenir davantage d’informations comme la présence de factures ouvertes, ou de dettes, de créances et de valeurs éventuelles. En fonction de la taille de votre entreprise, la facture s’élèvera de 2 000 à 5 000 € HTVA par an. Ici aussi, établir soi-même sa déclaration de TVA est possible mais déconseillé. Les coûts de démarrage d’une société à titre principal se situent entre 750 et 1750 € HTVA. Le comptable effectue pour vous les formalités et ce prix inclut les frais de publication et de notaire.

À quelle fréquence rencontrer son comptable ?

En général, il faut prévoir quatre contacts par an pour transmettre toutes les factures entrantes et sortantes en vue des déclarations de TVA trimestrielles. Si cette démarche se fait généralement par e-mail ou en ligne, on peut en profiter pour demander un point et obtenir quelques tuyaux.

Les entrepreneurs qui rebondissent après une faillite le savent : au début, on se voit beaucoup, puis la routine et le boulot s’installent et on se perd de vue. Or, se reposer sur une seule entrevue par an – après la clôture de l’année (entreprise individuelle) ou de l’exercice (société) – est trop peu.

Lors de l’entretien annuel, il est fondamental de parcourir les résultats financiers, l’optimisation fiscale et les plans d’avenir professionnels. Mais il est conseillé d’avoir en plus une vue intermédiaire, par exemple trimestrielle, pour détecter les anomalies éventuelles et surtout attirer l’attention sur les petits défauts, qui demain pourraient faire les gros couacs.

De toute façon, n’hésitez pas à prendre contact en cas de doute ou de question. Le coût supplémentaire en vaudra largement la peine.