[Coproductie] Zelfs als u in bijberoep van start gaat en wat de rechtsvorm van uw bedrijf ook moge zijn, is het uiterst aanbevolen om een beroep te doen op een goede accountant, voor zover u zich zijn diensten kunt veroorloven. Voor (bijna) elk budget bestaat er een oplossing, maar de keuze beperkt zich in geen geval tot de prijs. Waarmee beginnen?

De samenwerking met een accountant kunt u ergens vergelijken met een uitgebreide verzekering. Tenminste als u de juiste specialist en de aangepaste formule kiest. De diensten van een accountant zijn een kost, maar zij zijn ook geld waard!

Profiel

De accountant speelt een veelzijdige rol: de boekhouding, uiteraard, maar hij moet er ook voor zorgen dat uw activiteiten op tijd in de boeken worden opgenomen. Verder verleent hij al dan niet gespecialiseerd advies inzake belastingen en btw. Hij zorgt voor de officiële controle van de boeken en regelmatige rapportage. Hij helpt u bij het verkrijgen van krediet of de regeling van een erfenis, de omvorming of liquidatie van uw bedrijf e.d. Hij staat in voor nagenoeg alle praktische aspecten, vanuit het gezonde principe dat voorkomen beter is dan genezen. Hij kent de regels en hun beperkingen en vooral het grijze gebied tussen de regel en de praktijk, tussen de letter en de geest.

De boekhouder is een betrouwbare, proactieve persoon die u spontaan op de hoogte houdt van de gezondheid van uw activiteit en eventueel pedagogisch optreedt. Hij stelt u de correcte handelswijze voor, maar u beslist, als baas van uw bedrijf. Om vlot samen te werken met een goede accountant, moet u ook een goede beslisser zijn, die desnoods snel reageert, van luistervaardigheid getuigt en op de uitkijk staat.

Om die persoon te , doet u best een beroep op uw netwerk, uw vriendenkring of de familie. Voor elk niveau van complexiteit bestaat er wel een accountant. Aarzel zeker niet om er meerderen te ontmoeten. Ongeacht of u een eenmanszaak bent, een ZKO of een ontluikende starter die een snelle groei tegemoet gaat, met deze deskundige zult u nauw moeten samenwerken. Wie weet? Misschien moet u morgen al het hoofd bieden aan een crisissituatie of een belangrijke beslissing nemen. Dan is het wellicht te laat om uit te zoeken wat de accountant werkelijk aankan.

Kennismaking

Als uw accountant bij een trustee werkt, is de kans groot dat hij of zij een specialist is. Tracht in de mate van het mogelijke iemand in te huren die uw sector of specialiteit goed kent. Als de boekhouder eerder een generalist is, valt het moeilijker uit te maken hoe ver zijn vaardigheden reiken.

In beide gevallen stelt u best vrij directe vragen. Wat voor dossiers verwerkt hij al? Zijn die eenvoudig of complex? Biedt hij ook fiscale optimalisatie en btw advies? Heeft hij de nodige kennis van andere landen dan België als u internationaal werkt? In hoeverre kan hij u adviseren bij het invullen van de belastingaangifte? Is hij aanwezig als u een belasting- of btw-controle ondergaat? Hoe pakt hij of zij de zaken algemeen aan? Is hij qua opleiding een boekhouder of een accountant? In het tweede geval is hij meestal ook een jurist (in domeinen als het fiscaal recht, het sociaal recht, het wetboek van vennootschappen enz.). De accountant kan opdrachten uitvoeren waarvoor de boekhouder niet bevoegd is. Zo bijvoorbeeld de omvorming van uw onderneming in een andere rechtsvorm, of uw overgang van het statuut van natuurlijke persoon naar dat van een vennootschap.

Tijdens de eerste bijeenkomst bespreekt u best meteen al de prijs en de opdracht. Ga direct naar de kern van de zaak! Wat de opdracht als dusdanig betreft, hebt u een nauwkeurige lijst nodig van de taken die gewoonlijk worden behandeld. Zo bijvoorbeeld het boeken van facturen: doet hij dat zelf of verwacht hij van de klanten dat zij het doen? En zo ja, in welke vorm? Werkt de accountant telefonisch of per e-mail voor btw- en belastingaangiften, de jaarrekeningen en het advies? Hoe vaak ontmoet u hem? Met welke regelmaat legt hij verslag af over de gezondheid van uw activiteit? Hoe ver reikt zijn advies? Wanneer hangt hij aan de alarmbel?…

Prijsbespreking

Vraag de accountant of hij zijn werk forfaitair aanrekent of per uur. Wat is zijn uurtarief (voor een accountant schommelt dit meestal tussen 50 en 75 € excl. btw)? Hoeveel uren heeft hij nodig voor elke taak op de lijst? Volgens de gekozen formule kan de prijs wel sterk variëren!

De totale kost hangt onder andere af van de complexiteit van uw activiteit. Bij het begin van een activiteit in bijberoep is het bijhouden van de cijfers niet echt ingewikkeld. Misschien kunt u daarom alleen de – uiteraard eenvoudige – belastingaangifte aan de accountant toevertrouwen. Reken in dat geval op ongeveer 400 € excl. btw per jaar. Als u echter met een ingewikkelde boekhouding zit en/of een grotere onderneming beheert, worden de kosten modulair en afhankelijk van verscheidene factoren, onder meer de rechtsvorm, de grootte van de onderneming, het aantal te verwerken documenten, het aantal taken of nog het type activiteit.

Een vennootschap is per definitie complexer dan een eenmanszaak. Als u daarnaast onderworpen bent aan een specifieke regeling, zoals de vrijstelling van btw, dan verhoogt dit de werklast van de accountant en het aantal werkuren. Ook de omvang van uw personeel beïnvloedt de complexiteit van de boekhouding en de eventuele jaarrekeningen. Per slot van rekening zal het aantal inkomende en uitkomende facturen, maar ook rekeninguittreksels, kasboeken enz. waardevolle informatie leveren over de efficiëntie van de boekhoudkundige diensten.

Als u als zelfstandige een belangrijke beslissing overweegt of bepaalde ambities koestert, wordt het advies van een specialist uiteraard bovenop de vaste kosten aangerekend.

Wat dan met de totale kost?

Wanneer u een eenmanszaak in bijberoep van start laat gaan, kost u dit gemiddeld 165 € excl. btw. De accountant zorgt dan voor uw inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en uw eventuele registrering bij de btw. Als u btw-plichtig bent, voorzie dan een totale kost van 600 tot 800 € excl. btw per jaar. Dit omvat de vier btw-aangiften en de belastingaangifte van natuurlijke personen. Als u niet btw-plichtig bent, zou de accountant u normaliter minder moeten aanrekenen.

Runt u een eenmanszaak als zelfstandige in hoofdberoep? Dan moet u een zogenaamde vereenvoudigde of deels vereenvoudigde boekhouding bijhouden. In feite houdt u een eenvoudig chronologisch overzicht van uw facturen (met opeenvolgende nummers) en een lijst van de uitgaven van uw bedrijf. Dit geldt ook voor eenmanszaken in bijberoep.

Voor de boekhouding voorziet u in dat geval tussen 1.000 en 1.500 € excl. btw per jaar. U kunt hierop besparen door zelf voor de btw-aangiftes in te staan, maar de tijd die u daaraan besteedt kost in feite ook geld – en vaak meer dan wanneer u dit aan een professional uitbesteedt.

Bent u niet btw-plichtig? Dan liggen de kosten voor een accountant lager. De opstartkosten van een eenmansbedrijf in hoofdberoep bedragen gemiddeld 200 € excl. btw. Ook hier zorgt de accountant voor de formaliteiten (registratie bij de KBO en aanvraag van een btw-nummer).

In het geval van een bvba (zal een BV worden): als u verplicht bent een gedeeltelijk dubbele boekhouding te voeren, wordt het ingewikkelder. Uw boekhouding moet dan verder in detail gaan en meer informatie bevatten zoals de aanwezigheid van openstaande facturen, schulden, vorderingen en mogelijke waarden. Naargelang van de grootte van de onderneming bedraagt de boekhoudingsfactuur dan tussen 2.000 en 5.000 € excl. btw per jaar. Ook hier is het mogelijk, maar wel afgeraden, om zelf in te staan voor de btw-aangifte. De kosten voor het oprichten van een vennootschap in hoofdberoep liggen tussen 750 en 1.750 € excl. btw. Voor deze prijs voert de accountant de formaliteiten uit. De prijs omvat eveneens de publicatie- en notariskosten.

Hoe vaak zou u uw accountant moeten ontmoeten?

Ideaal zijn vier contacten per jaar, om alle inkomende en uitgaande facturen voor de driemaandelijkse btw-aangiftes te overhandigen. Dit gebeurt meestal per e-mail of online en u kunt dan van de gelegenheid gebruik maken om verduidelijking te krijgen over een of ander onderwerp, of enkele tips.

Ondernemers die na een faillissement opleven weten maar al te goed dat ze in het begin veel contacten en ontmoetingen hebben met de accountant. Daarna komen de routine en het werk weer op gang, met de neiging om elkaar uit het oog te verliezen. Nochtans is één ontmoeting per jaar – aan het einde van het boekjaar (eenmanszaak of vennootschap) – in feite te weinig.

Tijdens dit jaarlijks gesprek is het van groot belang om de financiële resultaten, de fiscale optimalisatie en de professionele toekomstplannen onder de loep te nemen. Toch is het aanbevolen om ook tussentijds een overzicht te krijgen, bijvoorbeeld op kwartaalbasis, om mogelijke problemen op te sporen en om de aandacht te vestigen op kleine onnauwkeurigheden die in de toekomst tot grote problemen zouden kunnen leiden.

Aarzel in elk geval niet om in contact te treden met uw accountant als u twijfels of vragen hebt. De extra kost is en blijft een wijze investering.