Digitaliseer uw loonbeheer!

[Coproductie] De payroll is altijd een delicaat onderwerp geweest in de relatie tussen werknemer en werkgever. We raken hier namelijk de bodem van de HR piramide van Maslow: de voldoening van de primaire fysiologische behoeften van werknemers. Dit thema aansnijden is niet eenvoudig, want je moet rekening houden met de belangen en gevoeligheden van iedereen.

Afgezien van de menselijke factor betekent loonbeheer voor vele KMO’s een tijdrovende en saaie administratieve taak. HR managers spenderen veel tijd aan het tellen van het aantal gewerkte uren, het bijhouden van vakantie, afwezigheden, onkostennota’s en het berekenen van de sociale zekerheidsbijdragen, terwijl ze zich zouden kunnen toeleggen op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde!

De huidige werkwijzen neigen steeds meer naar flexibele en minder traditionele formules dan de klassieke arbeidscontracten van loontrekkenden. Het aantal zelfstandigen, freelancers, onderaannemers, deeltijdswerkers enz. neemt constant toe, en dat geldt ook voor de complexiteit van het beheer van al deze contracten.

Sommige ondernemingen doen een beroep op een externe organisatie voor hun salarisadministratie. Het uitbesteden van deze taak brengt echter aanzienlijke kosten met zich mee en bemoeilijkt de controle. Een dienstverlener zal tussen 15 en 40 euro per loonbriefje aanrekenen, tegenover gemiddeld minder dan 10 euro als je een beroep doet op leveranciers van payroll software in de Cloud.

Betere prestaties en betrouwbaarheid dankzij digitaal salarisbeheer

Werkgevers moeten hun werknemers maandelijks een loonstrookje uitreiken om de betaling van het loon te bevestigen. 90% van de bedrijven doet dit nog steeds op papier!

De voordelen van payroll softwarepakketten zijn echter talrijk: minder kosten, minder risico op fouten en overlappingen dankzij een automatische loonberekening en meer transparantie tijdens het hele proces omdat werknemers in real time toegang krijgen tot de informatie. Dit vraagstuk moet daarom rigoureus worden aangepakt, met gewaarborgde veiligheid, eenvoud en betrouwbaarheid doorheen het ganse proces.

Weinig werkgevers zijn tevreden met de oplossingen die ze voor hun loonadministratie gebruiken. Waar vinden ze een oplossing die op een geautomatiseerde en veilige manier omgaat met de administratieve complexiteit en alle aspecten van het personeelsbeheer op een platform centraliseert? Dit wordt al gauw een hersenbreker.

De vijf doorslaggevende factoren bij de keuze van een payroll software

Wanneer u de omvang en de aard van uw behoeften in kaart hebt gebracht en ook weet over welk budget u beschikt, volgt u best onderstaande tips bij de keuze van de payroll software die het dichtst bij uw situatie aanleunt:

Een software met updates

De loonwetgeving verandert constant. Doe dus een beroep op een dienstverlener die voortdurend de jongste wettelijke en reglementaire bepalingen in de gaten houdt om de software bij te werken.

Een aanpasbare software

Voor een vlottere uitgifte van loonstroken moet de software voldoende parameters voorzien om volgens uw specifieke behoeften en eigenheden te worden ingesteld: de gebruikte valuta, de statuten van de medewerkers, de modellen van loonstroken, de taal van de interface, het land, het beheer van de platformgebruikers, de toegangsrechten enz.

Ergonomie

De tool moet veel functionaliteiten bieden, maar toch gemakkelijk te gebruiken blijven. Het invoeren van gegevens moet vlot verlopen en het zoeken naar data, intuïtief gebeuren.

Een integreerbare software

Geef de voorkeur aan een payroll software die gemakkelijk kan worden gekoppeld aan uw boekhouding of met andere gebruikte HR-tools. Hiermee bespaart u veel tijd en vermindert het risico op fouten!

Een duurzame software

Kies een pakket waarmee u duurzaam de toekomst tegemoet kunt. De reputatie van het bedrijf dat de software aanbiedt kan nuttig zijn om de kwaliteit van het product te schatten.

Louise Colin                                                 Solutions Consultant | Chilli by eFounders