Digitalisering: oplossingen voor de inflatie van de regelgeving

[Coproductie] cOok het bedrijfsleven tracht de digitalisering bij te benen en moet zich vaak als eerste bij al deze verplichtingen neerleggen. In dit opzicht kunnen de dwingende teksten van de regelgevers in twee afzonderlijke categorieën worden opgesplitst.  

De eerste heeft specifiek betrekking op de activiteit van de onderneming. Elke sector is onderworpen aan regels die specifiek zijn voor zijn activiteiten en die bedrijven over het algemeen intern effectief kunnen naleven. Indien nodig kunnen zij hun beroepsfederatie inroepen om zich naar behoren aan de nieuwe wetgeving te houden.  

De tweede categorie betreft algemene regelingen die alle sectoren bestrijken. Dit is bijvoorbeeld het geval met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR). Deze Europese verordening met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens vloeit voort uit de digitalisering en richt zich tot alle organisaties, met inbegrip van KMO’s.  

Deze uiteenlopende Europese en/of internationale regelgeving zal zich in de toekomst echter waarschijnlijk nog verder uitbreiden en steeds ingewikkelder worden. Dit wordt een extra uitdaging voor KMO’s die al die regels zullen moeten toepassen. Regelgeving is noodzakelijk, maar belemmert vaak de ontwikkeling van bedrijven.  

Processen aanpassen = beperkingen 

Een bedrijf kan beslissen al deze regelgevingsvraagstukken aan te pakken door middel van manuele verslagen, nieuwe processen en procedures om alle relevante elementen in overeenstemming te brengen met de regelgeving. Als er tijdens de analysefase een storing optreedt, moet het ganse proces worden herhaald. De jaarlijkse toepassing van deze zelfde processen en procedures vereist een heroverweging van dit vraagstuk, met risico’s op verlies van kennis en samenhang. Als leidinggevenden het bedrijf verlaten of als het project wordt uitbesteed, vergroot dit risico en wordt de overdracht van vaardigheden een extra probleem. Vooral omdat latere audits achteraf een daling van de kwaliteit bij de uitvoering van de procedures zouden kunnen vaststellen.  

Kiezen voor digitalisering 

Met de digitalisering wordt kennis geconsolideerd door de bedrijfslogica die in de applicatie is ontwikkeld. Dit zorgt voor een grotere dataconsistentie en een betere kwaliteitscontrole, zelfs als het project wordt uitbesteed. 

Een oplossing die op digitalisering berust, kan de validatie en verbetering van de elementen waarop de regelgeving betrekking heeft, automatiseren. Dit beperkt de gevolgen van herhaalde controles wegens weglating van een element, opkomst van een nieuw element of gewoon een herhaling van het proces het volgende jaar. Bovendien vereenvoudigt een dergelijke oplossing het gegevensbeheer volgens de GDPR. Ze effent de weg naar gestandaardiseerde en beschermde rapporten voor interne en externe audits. 

De digitalisering is ook schaalbaar en maakt het mogelijk om de functionaliteiten te optimaliseren in functie van de behoeften: toegankelijkheid van de verwerkte gegevens voor gebruik bij interne of externe audits, rapportering, aanpassing van de bedrijfslogica, enz.  

De digitale oplossing voorbij 

De digitale oplossing verhoogt de efficiëntie binnen het bedrijf door de toegang tot gegevens te versnellen en tijd vrij te maken voor een intellectueel proces met een hogere toegevoegde waarde: rapportanalyse en actieplannen om processen, procedures, communicatie, enz. te optimaliseren. 

Naast de efficiëntie die de digitale oplossing oplevert, biedt zij in ons steeds tijdrovender tijdperk ook het kostbaarste goed: tijd. De tijds- en geldbesparing dankzij een digitale oplossing zal het bedrijf in staat stellen om deze te herinvesteren in de activiteit en zich te onderscheiden van de concurrentie met steeds meer innovatieve en gerichte oplossingen.  

Jean-Marc Heidingsfeld, Managing Partner van Keystone Solutions 

Frédéric Dubois, Managing Partner van Keystone Solutions