De nieuwe versie van e-Procurement is intuïtiever en gebruiksvriendelijker ontworpen, met de bedoeling meer kmo's aan te moedigen mee te dingen voor overheidsopdrachten.
Heel wat kmo’s zouden graag de overheid als klant te hebben. En toch keren veel van die bedrijven overheidsopdrachten de rug toe.
Met dit in het achterhoofd lanceerde de FOD Economie een informatiecampagne om mensen uit te nodigen de nieuwe versie van de e-Procurement website te ontdekken. “Bedrijven kunnen dit digitale platform gebruiken om de overheidsopdrachten van alle Belgische overheden te vinden en eraan deel te nemen”, weet Etienne Mignolet, woordvoerder van de FOD Economie. “Sinds meerdere jaren wijzen professionele en interprofessionele organisaties de overheid op de moeilijkheden die kmo's ondervinden om toegang te krijgen tot overheidsopdrachten. Deze problemen deden zich voor op federaal en gewestelijk niveau, maar ook ter hoogte van de gemeenten en de gemeenschappen. Het misnoegen betrof de zware administratieve lasten (bestek lezen, offerte opstellen, allerlei eisen, certificaten indienen, enz.), het gebrek aan transparantie, de buitensporig lange betalingstermijnen, het gebrek aan informatie of kennis (zowel bij de kmo’s als bij de overheden) en de complexiteit van de procedures. Daarom nam de federale overheid maatregelen om de toegang van kmo's tot overheidsopdrachten vlotter te laten verlopen”.
“Kleine en middelgrote ondernemingen kunnen gemakkelijker dan ooit voor de overheid werken”. FOD Economie
e-Notification en e-Tendering samen
Het nieuwe, gebruiksvriendelijkere platform werd ontwikkeld door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (FOD BOSA). Hiermee kunnen de ondernemingen en de overheidsdiensten de volledige openbare aanbestedingsprocedure 100% elektronisch en transparant organiseren, beheren en controleren.
Het systeem heet nu e-Procurement. Het brengt de voormalige modules e-Notification en e-Tendering samen op één site. e-Notification diende om aankondigingen van opdrachten te publiceren, fungeerde als een bulletin der aanbestedingen en bood ruimte om vragen te stellen over elke specifieke aanbesteding. Met e-Tendering konden bedrijven reageren op aanbestedingen. “Alles staat nu op hetzelfde platform,” vertelt Roel Arys, hoofd van het e-Procurement team bij BOSA.
Ontwikkeling van het 'visitekaartje’
Het platform heeft de structuren van de vorige twee behouden en samengebracht. Het geheel is wel gebruiksvriendelijker, duidelijker en gemakkelijker te begrijpen. Er werd ook rekening gehouden met talrijke opmerkingen van zowel aanbestedende diensten als inschrijvers. “De omvang van het aanbestedingsdossier is niet langer beperkt tot 350 Mb, maar kan nu veel groter zijn. Bedrijven die reageren op een opdracht ontvangen nog steeds een validatie van hun handtekening. Maar voortaan kunnen ze de validatie van hun inschrijvingen bekijken onder dezelfde voorwaarden als de inkoper.”
Het platform heeft zijn 'visitekaart’-systeem verbeterd, dat weliswaar erg rudimentair en beperkt was. “Het is een oude functie die we willen promoten en geleidelijk trachten te verbeteren. Ze beschrijft het bedrijf in een paar regels. Voorlopig kunnen alleen aanbestedende diensten die informatie raadplegen wanneer ze een lijst met uit te nodigen inschrijvers opstellen. Nog vóór de zomer zal deze database voor iedereen toegankelijk zijn, ook als er geen uitnodigingen worden uitgeschreven. De uitgever van de visitekaart moet echter wel instemmen met deze zichtbaarheid”.
Er zijn meerdere updates van dit visitekaartje gepland. Om de publicatie van verouderde informatie te vermijden, zullen de houders van het visitekaartje elke 6 maanden worden gevraagd om de juistheid van hun gegevens te bevestigen.
De helpdesk is nog steeds telefonisch of per e-mail bereikbaar. Maar die functie zal uiteindelijk de plaats ruimen voor een contactformulier.
Tevredenheidsonderzoek komt eraan
Maar wat vinden gebruikers van dit platform? Julien Drossart is juridisch adviseur bij Embuild.brussels. Hij is gespecialiseerd in overheidsopdrachten en waardeert deze update. “Wat betreft de site, de regelgeving en het nieuwe federale handvest zijn de veranderingen een stap in de goede richting. De oude site was moeilijk toegankelijk en te begrijpen voor ondernemingen. De nieuwe is eenvoudiger en praktischer om overheidsopdrachten te zoeken. Het visitekaartje is ook een prima ontwikkeling, want dat bestond eerder nog niet. We stellen echter voor om een stap verder te zetten met vaste, gestandaardiseerde specificaties voor verschillende soorten werkzaamheden. Voor kleinere opdrachten zou er één model zijn dat kan worden aangepast aan de specificaties.”
De FOD Economie heeft een tevredenheidsonderzoek gepland voor de tweede helft van het jaar, of begin 2025 : https://bosa.belgium.be/nl/applications/e-procurement
Handvest ‘Toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten’
Op 2 februari 2024 publiceerde
het Belgisch Staatsblad het geactualiseerde Handvest over de toegang van kmo's
tot overheidsopdrachten. Het bevat een veertiental beginselen en beste
praktijken die federale aanbestedende diensten moeten volgen om de toegang van
kmo's tot overheidsopdrachten te bevorderen.
E-Procurement sinds de lancering in september 2023
Registration of Business Cards : Evolutie in de tijd van de registratie van visitekaartjes voor de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (postcodes van 1000 tot 1299)
Buyer organisations : Aantal geregistreerde organisaties.
Procurement dossier : Aantal dossiers met betrekking tot een overheidsopdracht. Deze dossiers bevatten zowel opdrachten die in het Bulletin der Aanbestedingen zijn gepubliceerd als opdrachten die via aanbesteding zijn verwerkt.
Publications for competition : Aantal gepubliceerde opdrachten in het Bulletin der Aanbestedingen. Deze opdrachten zijn/waren openbaar toegankelijk voor alle inschrijvers.
Enterprises: Aantal geregistreerde bedrijven.
Submissions : Aantal ingestuurde inschrijvingen voor gepubliceerde en niet-gepubliceerde overheidsopdrachten.