8 weken per jaar: de tijd die een kaderlid gemiddeld aan vergaderingen spendeert. Meer dan de helft van deze samenkomsten wordt als niet productief beschouwd. Drie op tien werknemers geven toe tijdens vergaderingen soms in te dommelen. De acute vergaderzucht? Een ware plaag in de bedrijfswereld! Enkele remedies tegen een kwaal die agenda’s kapot vreet.
Negen uur per week, 8 weken per jaar… Verbijsterende statistieken van de tijd die een kaderlid gemiddeld vergadert in een 40-jarige loopbaan. Dit lezen we in een enquête van het bureau Perfony in 2017. 98% van de respondenten geeft toe dat vergaderingen nodig zijn, maar driekwart van hen verklaart dat ze er vaak tijd verliezen. 88% heeft zich daar al nutteloos gevoeld. 73% van de loontrekkenden geeft toe tijdens vergaderingen aan iets anders te werken en meer dan 4 werknemers op 10 gebruiken dan hun smartphone voor privézaken.
Onproductieve vergaderingen een halt toeroepen is dus een absolute noodzaak nu dat iedereen tegen de klok werkt. Zoiets is best mogelijk met een beetje gezond verstand en zin voor organisatie. Vraag u eerst af of de vergadering werkelijk nodig is. Misschien bereikt u het doel efficiënter via andere methodes? Een memo, een e-mail, een gesprek tussen twee personen, wie weet? Zo ja, verplicht uw collega’s dan niet hun kostbare tijd te verspillen. En als een vergadering toch vereist is, put dan inspiratie uit onderstaande goede praktijken.
- De kortste vergaderingen zijn de meest productieve
Een korte vergadering houdt de deelnemers opgewekt en geïnteresseerd in wat wordt verteld en beslist. De Ifop stelt namelijk vast dat werknemers van een uiteenzetting afhaken na gemiddeld … 26 minuten. Ga dus voor een korte timing. En als een lange vergadering onvermijdelijk blijkt te zijn, voorzie dan 10 minuten pauze om het uur. Een vergadering is geen uithoudingsproef!
- De keuze van plaats en tijdstip
Plan in geen geval een vergadering op vrijdag om 17 uur of tijdens de middagpauze wanneer iedereen honger heeft. Een slechte timing betekent verstrooide collega’s die aan heel wat anders denken dan het onderwerp van de vergadering. Werknemers vinden de dinsdag ideaal voor vergaderingen en de vrijdag de allerslechtste dag. Vergaderingen in de ochtend, tussen 9 en 11, zouden de meest efficiënte zijn, met een maximum aan aandacht in deze tijdspanne. Ook de omgeving is van belang. Een te kleine zaal waar het te warm of te koud is, vermindert de aandacht en de motivatie van de deelnemers. U beïnvloedt de productiviteit bovendien door de vorm en de schikking van de tafels. Aan een ronde tafel krijgt niemand een machtspositie. Schikt u de tafels in U-vorm, dan bevestigt u de plaats van de voorzitter. Een met een V-vorm zit de organisator tegenover elk van de deelnemers. Soms werkt een vergadering buiten de omgeving van de onderneming stimulerend.
- Selecteer zorgvuldig de collega’s die de vergadering zouden moeten bijwonen
Een eenvoudige vraag: is hun aanwezigheid vereist en zijn zij betrokken bij het onderwerp? Zo niet, dan volstaat het dat u het verslag van de vergadering nadien naar deze collega’s doorstuurt. Elke deelnemer moet voelen dat hij echt betrokken is en op de dag van de vergadering wordt verwacht. Ook u zou een deelname aan een vergadering moeten durven weigeren als u het nut van uw aanwezigheid niet inziet.
- Voorzie een precies tijdsschema
Bepaal op voorhand wanneer de vergadering begint en wanneer ze eindigt. Voorzie een duidelijke dagorde en houd u daaraan. Wacht niet op laatkomers. Dat is dan jammer voor hen! Ze zullen het de volgende keer niet vergeten zijn. Opgelet: dit geldt in beide richtingen. Als van de deelnemers wordt verwacht dat ze stipt opdagen, dan moet u ook de vergadering stipt op tijd beëindigen.
- Bepaal een duidelijke doelstelling
Wat beoogt u met deze vergadering? Moeten de mensen iets vernemen? Verwacht u een beslissing? Of de bespreking van een gemeenschappelijk standpunt? Als dat bij het begin niet duidelijk is, verwacht dan bij de afloop van de vergadering ook geen duidelijk resultaat. De deelnemers moeten net voor het begin van de vergadering het doel ervan vernemen – of eraan worden herinnerd. Op die manier kunt u meteen beginnen en wijkt de vergadering niet van de koers af. Stel een dagorde op en voeg hem bij de uitnodiging die u meerdere dagen voor de vergadering uitstuurt. Zo kunnen de deelnemers zich voorbereiden.
- Stel aan facilitator aan
Bij elke vergadering hoort een facilitator (meestal de persoon die de vergadering organiseert). De facilitator leidt de vergadering, helpt de discussies vooruit, beheert de tijd en zorgt voor de opvolging. Hij moedigt gekruiste gesprekken aan, toomt babbelaars in en stelt vragen. Hij moet een onderwerp ‘on hold’ kunnen zetten wanneer de besprekingen vastlopen en wanneer de beschikbare informatie ontoereikend blijkt te zijn.
- Een actieve follow-up
U hebt enorm veel energie besteed aan het welslagen van de vergadering. Het zou dan ook jammer zijn geen gebruik te maken van de resultaten en conclusies. Rond dus elk punt van de dagorde af door summier te herhalen wie wat doet en wanneer. Maak een lijst op van de beslissingen en acties en verspreid die snel aan alle betrokkenen, na de vergadering. Het goedgekeurde actieplan moet daarna daadwerkelijk worden opgevolgd. Anders zullen de deelnemers – terecht – oordelen dat de vergadering in feite nutteloos was. Op die manier creëert u een positieve spiraal en zullen de deelnemers zich volgende keer nog meer inzetten.
Waarom geen rechtstaande vergadering?Stand-up meetings zijn de jongste vergadering-trend. Ze duren meestal 5 à 15 minuten en iedereen blijft rechtstaan. Deze iets minder comfortabele houding bevordert een snellere bespreking die meteen op de kern van de zaak focust. De rechtstaande vergadering is bedoeld om de werknemers snel en regelmatig te informeren over de situatie van de onderneming of de voortgang van een project. Zulke vergaderingen zijn efficiënt voor dagelijkse briefings of sessies in kleine groepen. Deze formule is echter niet ideaal voor iedereen. Bejaarde personen, zwangere vrouwen, mindervaliden of pijnlijders (bijvoorbeeld met rugklachten) kunnen vaak niet blijven rechtstaan. Ook de gestalte van de deelnemers beïnvloedt de besprekingen. De argumenten van iemand van 1m90 krijgen meer gehoor dan die van een collega van 1m60. En tijdens zulke vergaderingen is het ook niet mogelijk documenten door te nemen. Kortom, een formule die u best met wat gezond verstand af en toe gebruikt.  ©thinkstock
|