[gastartikel]
Werkgevers kunnen werknemers de kosten vergoeden die zij in het kader van de uitvoering van hun arbeidsovereenkomst hebben gemaakt. Dit zijn de zogenaamde “kosten eigen aan de werkgever”. Hiervoor heeft de werkgever de keuze tussen vergoedingen op forfaitaire basis of vergoedingen op reële basis, na overlegging van bewijsstukken.
Voor de werknemers vormen deze vergoedingen in principe geen bezoldiging; in dat geval zijn zij dus noch aan de personenbelasting noch aan de socialezekerheidsbijdragen onderworpen. Bovendien zijn deze vergoedingen in beginsel aftrekbaar, in voorkomend geval slechts gedeeltelijk, als beroepskosten voor de werkgever. De fiscale verplichtingen met betrekking tot de rapportage van deze vergoedingen zijn onlangs uitgebreid.
Huidige rapportageverplichtingen
Tot op heden bepaalde artikel 57, 3° van het WIB 92 dat de forfaitaire vergoedingen die aan personeelsleden worden toegekend als vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever, fiscaal slechts aftrekbaar waren na overlegging van individuele overzichten en van een samenvattende staat die waren opgesteld in de vorm en binnen de termijnen die door de Koning waren bepaald.
Concreet betekent dit dat werkgevers op de fiscale fiche 281.10 van hun werknemers moeten vermelden dat henn een forfaitaire onkostenvergoeding is toegekend “volgens ernstige normen” wanneer deze vergoeding is vastgesteld op basis van een door de belastingdienst gevalideerde forfaitaire schatting, dan wel het bedrag van de toegekende vergoeding moeten vermelden wanneer het forfaitaire bedrag niet is gebaseerd op een door de belastingdienst gevalideerde forfaitaire schatting.
Toekomstige wijzigingen
Momenteel kan, rekening houdend met de Nederlandse terminologie van artikel 57, 3° van de CIR 92 (waarin sprake is van “vaste vergoedingen” en dus van “forfaitaire vergoedingen”), ervan worden uitgegaan dat deze aangifteverplichting alleen geldt voor forfaitaire kostenvergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever en dat het niet gaat om vergoedingen van werkelijke kosten op basis van bewijsstukken.
De regering heeft echter onlangs meegegeven dat de terugbetaling van werkelijke kosten ook moet worden gerechtvaardigd door de overlegging van individuele fiscale fiches. In dit verband heeft de wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen de aangifteverplichting uitgebreid tot dit soort vergoedingen.
Volgens de parlementaire werkzaamheden met betrekking tot deze wet is deze maatregel bedoeld om de controle door de administratie te vergemakkelijken teneinde mogelijke ‘dubbele gebruiken’ tussen forfaitaire vergoedingen en vergoedingen op basis van bewijsstukken te voorkomen. Ook zal de administratie gemakkelijker kunnen nagaan of deze door de werkgever terugbetaalde kosten niet ook nog eens door de werknemer als beroepskosten worden afgetrokken.
Sancties bij niet-naleving
De sanctie in geval van niet-nakoming van deze verplichting verschilt echter. Het verzuim om de forfaitaire vergoedingen te rechtvaardigen door middel van fiscale fiches en een summiere aangifte wordt gesanctioneerd door de niet-aftrekbaarheid van de toegekende vergoedingen als beroepskosten.
Bovendien kan een aanslag geheime commissielonen opgelegd worden met betrekking tot de vergoedingen die niet door fiscale fiches worden gestaafd. Het bedrag van deze aanslag is in beginsel 100% van de niet-gerechtvaardigde kosten. Het is evenwel mogelijk deze aanslag te vermijden indien de begunstigde van de bedoelde uitgaven binnen een bepaalde termijn ondubbelzinnig is geïdentificeerd.
Daarentegen zal het ontbreken van een rechtvaardiging, door middel van deze twee documenten, van vergoedingen op werkelijke basis niet worden gesanctioneerd door de niet-aftrekbaarheid van deze vergoedingen, maar door de toepassing van een administratieve geldboete.
Inwerkingtreding
Deze rapportageverplichting, die wordt uitgebreid tot de terugbetaling van werkelijke kosten, zal gelden voor terugbetalingen die vanaf 1 januari 2022 worden gedaan. Zij zal ook van toepassing zijn op de vergoedingen die door een vennootschap aan haar zelfstandige bedrijfsleiders worden betaald (aan te geven op de fiscale fiche 281.20).
Deze verplichting geldt dus niet met terugwerkende kracht, zodat werkgevers en sociale secretariaten zich kunnen voorbereiden en geen extra onderzoek hoeven te doen naar reeds vergoede kosten. De instructies voor het opstellen van de fiscale fiches voor in het jaar 2022 toegekende vergoedingen moeten nog worden meegedeeld.
Bovendien zal het bedrag van de vergoedingen vanaf het inkomstenjaar 2022 in ieder geval op de fiscale fiches moeten worden vermeld voor elke categorie van vergoedingen (ook wanneer de toegekende forfaitaire vergoeding wordt bepaald op basis van ernstige normen).
Conclusie
Samenvattend kan worden gesteld dat het aan de werkgever is om ervoor te zorgen dat alle vergoedingen van de kosten eigen aan de werkgever naar behoren worden gedocumenteerd en met het oog op de rapporteringsverplichting worden bewaard, met dien verstande dat de niet-nakoming van deze verplichtingen het risico inhoudt dat zij niet aftrekbaar zijn of dat een administratieve boete wordt opgelegd.
Over de auteur
Nadège Toussaint, Advocaat en Senior Associate bij Claeys & Engels
