De best practices op het gebied van telewerk op een rijtje

17 januari 2023 door

BECI Community

[Gastartikel]

Per 1 januari is de maximale bureauvergoeding die een werkgever aan zijn telewerkers kan toekennen verhoogd tot 148,73 euro per maand. Deze uitkering is vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen.

Hoewel telewerk bij bedrijven steeds populairder wordt, maar ook door sommige werkgevers nog steeds wordt tegengewerkt, is de verhoging van de bureauvergoeding een goede gelegenheid omeven de best practices bij telewerk op een rijtje te zetten, zodat iedereen – werkgever en werknemer – ervan kan profiteren.

Verplichting tot het sluiten van een individuele overeenkomst met telewerkers

In het geval van structureel telewerk is het sluiten van een schriftelijke overeenkomst voorafgaand aan het telewerk verplicht en moeten er ook bepaalde vermeldingen worden opgenomen (deze zijn opgenomen in artikel 6, lid 2, van CAO nr. 85 betreffende telewerk).

Bij gebrek aan een individuele overeenkomst loopt de vennootschap bepaalde risico’s

• Bij een controle kan het Toezicht op de Sociale Wetten stellen dat u zich niet houdt aan CAO nr. 85. Een werkgever die een bindende CAO heeft overtreden, wordt daarbij bestraft met een sanctie van niveau 1, d.w.z. een administratieve boete van 80 tot 800 euro, te vermenigvuldigen met het aantal betrokken werknemers.

• Als de werknemer thuis een arbeidsongeval krijgt, dan loopt u het risico dat uw verzekeraar weigert te betalen. Als u geen individuele overeenkomst hebt gesloten, raden wij u daarom aan ten minste uw verzekeringsvoorwaarden te controleren.

• De individuele overeenkomst moet voorzien in “de voorwaarden en nadere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever“. Daarom kunt u door het sluiten van een individuele overeenkomst anticiperen op problemen in verband met telewerk en de werknemer verplichten naar kantoor terug te keren indien hij/zij misbruik maakt van telewerk of indien de goede werking van het bedrijf dit vereist.

De individuele overeenkomst is ook een goed instrument om een duidelijk kader voor telewerk te scheppen

De individuele overeenkomst kan worden gezien als een mogelijkheid om de in het kader van telewerk verrichte diensten beter te regelen. De werkgever zou bijvoorbeeld kunnen aangeven of telewerken in het buitenland is toegestaan en binnen welke grenzen/onder welke voorwaarden, om onaangename verrassingen op het gebied van belastingen en sociale zekerheid te voorkomen. De werkgever kan ook één of meer dagen van verplichte aanwezigheid op kantoor overeenkomen, of activiteiten waarvoor de werknemer verplicht naar kantoor moet gaan om de sociale samenhang binnen de teams te handhaven.

De “winnende combinatie”: de individuele overeenkomst aanvullen met een telewerkpolicy

Het klopt dat een individuele overeenkomst soms wat te “rigide” is, aangezien deze alleen met instemming van de werknemer kan worden gewijzigd. Als u meer flexibiliteit wilt om de voorwaarden en modaliteiten van telewerk aan te passen, is het ook mogelijk om naast individuele overeenkomsten een telewerkpolicy op te stellen. Dit wordt steeds populairder bij bedrijven.

Is het mogelijk om telewerkers te controleren?

Hoewel werkgevers zich realiseren dat telewerken essentieel wordt voor het aantrekken en behouden van getalenteerde werknemers, zijn veel werkgevers nog huiverig om er gebruik van te maken, vooral uit angst voor verlies van kwantiteit/kwaliteit van het werk. Hoe zorgt u ervoor dat de telewerker zijn of haar werktijd niet gebruikt om de was te doen of op de kinderen te passen?

Weliswaar zijn de wettelijke bepalingen inzake arbeidsduur niet van toepassing op telewerkers voor telewerkdagen (zodat zij in beginsel geen recht hebben op betaling van overuren), maar in de individuele overeenkomst kan – en dit wordt ook sterk aangeraden – er worden bepaald dat de werknemer gedurende bepaalde tijdstippen beschikbaar moet zijn per e-mail, mobiele telefoon en/of via Teams/Skype.

Evenzo kan de werkgever van de werknemers verlangen dat zij “timesheets” van hun telewerkprestaties bijhouden.

Indien de telewerker zich niet houdt aan de instructies van de werkgever, bijvoorbeeld door onbereikbaar te zijn of door de “timesheets” niet correct in te vullen, kan de werkgever het telewerk beëindigen en de telewerker dwingen om naar het bedrijf terug te keren. Ontslag wordt dan ook een optie.

Welke kosten kunnen/moeten telewerkers vergoed krijgen?

In het geval van structureel telewerk, zoals vermeld in de inleiding, kan de werkgever de werknemer momenteel een bureauvergoeding van maximaal 148,73 euro per maand aanbieden. De enige voorwaarde om deze vergoeding vrij te stellen van socialezekerheidsbijdragen en belastingen is de frequentie van het telewerk: het moet worden georganiseerd voor gemiddeld ten minste 1 dag per week (het kan ook 2 halve dagen per week zijn, of 1 week per maand).

Dit bedrag hoeft niet te worden aangepast voor deeltijdse werknemers

De werkgever kan ook besluiten om een vast bedrag per telewerkdag toe te kennen (bv. 20 euro/dag) zolang het maandelijkse maximum niet wordt overschreden.

Dit is een maximumbedrag

Het is dus mogelijk om een lager bedrag of zelfs helemaal geen vergoeding toe te kennen (in dat geval zal er in de individuele overeenkomst een clausule moeten worden opgenomen dat het maandloon van de werknemer de kosten van thuiswerk dekt).

Quid met vakantie en perioden van arbeidsongeschiktheid?

De RSZ en de fiscus aanvaarden dat de werkgever de maandelijkse forfaitaire bureauvergoeding blijftbetalen tijdens de jaarlijkse vakantie en tijdens de maand waarin het gewaarborgd loon betaald wordt.

Naast de bureauvergoeding kunnen er in het kader van telewerken nog andere kosten worden vergoed

De bureauvergoeding dient ter dekking van computerbenodigdheden (papier, USB-stick, muismat, inkt), kantoorbenodigdheden (notitieboek, pennen), basisvoorzieningen (water, gas, elektriciteit, verwarming), kosten voor het onderhoud van de verzekering, drank en onroerendgoedbelasting.

Het gebruik van een eigen laptop en/of een eigen internetverbinding moet afzonderlijk worden betaald door de werkgever, die telewerkers maximaal 20 euro per maand kan vergoeden voor de internetverbinding en 20 euro per maand voor de laptop (inclusief randapparatuur en software).

Bovendien aanvaarden de RSZ en de fiscus sinds kort dat de werkgever bepaald kantoormeubilair of informaticamateriaal aan de werknemer terugbetaalt, maar de strikte voorwaarden van fiscale omzendbrief 2021/C/20 over de tussenkomst van de werkgever voor thuiswerk moeten worden nageleefd.