Met een freelancer samenwerken: 12 tips en adviezen om contractherkwalificatie te voorkomen

[gastartikel]

Een zelfstandige tewerkstellen, houdt heel wat voordelen in. Onder andere wat betreft flexibiliteit en kosten, maar ook om een aantal administratieve en fiscale verplichtingen te vermijden die eigen zijn aan de tewerkstelling van werknemers in loondienst. U moet echter wel beseffen dat daar risico’s mee gepaard gaan, in het bijzonder die van de herkwalificatie van contracten. Ontdek onze 12 tips om die te vermijden.

Herkwalificatie van de overeenkomst wordt opgelegd wanneer een bedrijf een freelancer als ‘schijnzelfstandige’ in dienst heeft. Een schijnzelfstandige is een persoon die voor socialezekerheidsdoeleinden als zelfstandige wordt aangegeven, terwijl die in werkelijkheid in een verhouding van ondergeschiktheid onder het gezag van een werkgever werkt. De freelancer is dus onderworpen aan dezelfde verplichtingen als een werknemer, maar zonder de voordelen van een arbeidsovereenkomst te genieten (verzekering, betaald verlof, ziekteverlof, vakantiegeld, beëindigingsvergoeding, enz.). Hij wordt dan een schijnzelfstandige en de onderneming loopt het risico van herkwalificatie van het contract als een arbeidscontract voor bepaalde of onbepaalde tijd volgens de arbeidswetgeving..

Hoe vermijdt u een contractherkwalificatie?

Gelukkig is het mogelijk om de herkwalificatie van het contract te voorkomen! Hier leest u 12 tips over hoe u dat best aanpakt.

1. Stel een samenwerkingsovereenkomst met de freelancer op: Een bedrijf dat met een freelancer wil samenwerken, moet een schriftelijke overeenkomst opstellen waarin het soort contract wordt gespecificeerd (bedrijfscontract, lastgevingsovereenkomst, enz.). De overeenkomst moet ook clausules bevatten over de autonomie, de wijze van bezoldiging, de uitrusting die ter beschikking kan worden gesteld, de voorwaarden voor beëindiging van de overeenkomst, enz. Het begrip autonomie is zeer belangrijk omdat, in tegenstelling tot een werknemer, de zelfstandige vrij werkt en zijn werk autonoom organiseert.
2. Het is beter een contract te sluiten met een vennootschap dan met een natuurlijke persoon: Een ondernemer die de tijd neemt om de nodige stappen te zetten om zijn eigen bedrijf op te richten, zelfs als het een eenmanszaak is, heeft er geen baat bij om vervolgens als schijnzelfstandige te werken.
3. Eis geen exclusiviteit: aangezien hij vrij werkt, kan een zelfstandige voor meerdere bedrijven tegelijk werken.
4. Vermijd controle over de arbeidstijd: omdat de zelfstandige zijn werk autonoom organiseert, kunt u niet eisen dat hij volgens een vooraf bepaald schema werkt. Het is dus aanbevolen om bijvoorbeeld een dagtarief af te spreken eerder dan een uurtarief. Of bespreek een vaste prijs voor de voltooiing van een opdracht binnen een bepaald tijdsbestek. De freelancer wordt ingehuurd om een opdracht uit te voeren en niet om een klus te klaren.
5. Vermijd om de zelfstandige alle middelen te geven die hij nodig heeft om te werken: het is niet raadzaam om de zelfstandige lokalen, computerapparatuur, een auto, een internetaansluiting, enz. ter beschikking te stellen. Al deze middelen brengen hem dichter bij de arbeidsvoorwaarden van werknemers. Het is beter hem te vragen zijn eigen uitrusting mee te nemen om de opdracht uit te voeren waarvoor hij is ingehuurd. Indien u hem tijdens de opdracht bepaalde zaken ter beschikking stelt, vermeldt u die best in detail in de samenwerkingsovereenkomst.
6. Deel de financiële en economische risico’s: een werknemer met een arbeidsovereenkomst draagt geen financiële risico’s van het bedrijf. Concreet betekent dit dat hij zijn salaris ontvangt ongeacht de financiële situatie van zijn werkgever. Met een zelfstandige is dat anders: hij aanvaardt geen opdracht te krijgen indien het bedrijf zijn diensten niet nodig heeft.
   
7. Stel geen voorwaarden aan aankopen of leveringen: de zelfstandige moet zelf de lijst van benodigdheden voor de uitoefening van zijn beroep bepalen. En hij beslist op eigen houtje over de noodzaak die te vernieuwen, in welke andere aankopen hij gaat investeren, welk merk van uitrusting hij kiest, enz.
8. Voorzie een mogelijke vervanging: omdat de zelfstandige zijn werk autonoom organiseert, is hij vrij opdrachten uit te besteden zonder de onderneming te informeren indien hij niet in staat is die taken zelf uit te voeren.
9. Eis van de zelfstandige dat hij zijn wettelijke aansprakelijkheid tegenover u verzekert: een werknemer is gedekt door de verzekering van zijn werkgever. Dat geldt niet voor de zelfstandige. Het is daarom aanbevolen de zelfstandige te verplichten een verzekering af te sluiten, zowel tegen arbeidsongevallen als tegen het risico van materiële schade.
10. Pas algemene bedrijfsvoorwaarden toe: dit is een uitstekende manier om een onderscheid te maken tussen een zelfstandige en een werknemer. De werknemer is trouwens niet aan algemene bedrijfsvoorwaarden onderworpen. Een gemakkelijk toe te passen algemene voorwaarde is de termijn voor de betaling van facturen.
11. Bepaal een andere opzegtermijn dan die van een werknemer: die is meestal korter dan die van een werknemer, in beide richtingen.
12. Wees extra voorzichtig als u actief bent in een van de 5 sectoren waar de wet van 25/08/2012 zich op richt: de bouw, het vervoer van goederen en personen, de bewakingsdiensten, de schoonmaak en de land- en tuinbouw stellen veel schijnzelfstandigen tewerk. Het bestuur der belastingen is daarom bijzonder waakzaam voor mogelijke fraude binnen ondernemingen in deze sectoren.

Vergeet echter niet dat, ondanks een goed opgestelde overeenkomst, de feiten voorrang hebben. Wees dus nauwgezet en precies over de feitelijke realiteit van de diensten en het kader van de samenwerking. Anders riskeert u herkwalificatie.

Wat staat de onderneming te wachten in geval van een herkwalificatie van het contract?

De herkwalificatie van de diensten van een schijnzelfstandige in een arbeidsovereenkomst houdt de verplichting in om de situatie te regulariseren, in het bijzonder door het betalen van de socialezekerheids– en belastingbijdragen die de wet aan werknemers oplegt. Deze regularisatie omvat een retroactieve ingreep van drie jaar, of zelfs zeven jaar in geval van bewezen fraude. Het bedrag kan dus zeer hoog oplopen. Bovendien gelden in geval van fraude verhogingen van de bijdragen met 10% en achterstandsrente tot 7% per jaar.

Wanneer een geval van herkwalificatie van een contract wordt ontdekt, is de kans bovendien groot dat het bestuur der belastingen een nader onderzoek zal instellen en controles zal verrichten binnen de onderneming. En daarna beschouwt de administratie de onderneming als (blijvend) verdacht.

Over de auteur

Daniel Binamé, Development & Partnerships Manager bij Partena Professional