In deze tijden van schaarste op de arbeidsmarkt, is de opluchting zeer groot wanneer een onderneming dan eindelijk die perfecte kandidaat aan boord kan halen voor die moeilijk in te vullen functie. Zeer veel inspanningen worden geleverd tijdens het sollicitatieproces: zoeken, informeren, overtuigen en uiteindelijk over de streep trekken. De aandacht durft al eens te verslappen op het ogenblik dat de toekomstige werknemer beslist heeft om in te gaan op het aanbod van de werkgever en er op administratief vlak een en ander dient te gebeuren. ‘De opmaak van een schriftelijke arbeidsovereenkomst… da’s toch maar een formaliteit, niet?’
Fout… Omwille van het belang van de juiste opmaak van een arbeidsovereenkomst, willen we jullie waarschuwen voor de belangrijkste valkuilen.
‘We brengen dat document later wel in orde.’
Voor de geldigheid van een arbeidsovereenkomst is in feite niet steeds vereist dat zij schriftelijk wordt aangegaan. Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur kan perfect mondeling tot stand komen. Wil je echter als werkgever bepaalde afspraken formaliseren en later ook kunnen afdwingen, dan is het uiteraard raadzaam om toch te zorgen voor een arbeidsovereenkomst ‘op papier’.
In bepaalde gevallen is een geschreven overeenkomst overigens sowieso wettelijk verplicht: de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of voor een duidelijk omschreven werk, de arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid, de vervangingsovereenkomst, de overeenkomst voor de tewerkstelling van studenten en huisarbeiders, de arbeidsovereenkomst voor telewerk of de overeenkomst voor uitzendarbeid. Ontbreekt in deze gevallen een geschrift, dan stelt zich een probleem. Dat een schriftelijke arbeidsovereenkomst wordt afgesloten, vormt dan ook de basis om de arbeidsrelatie tot een succesverhaal te brengen.
Let wel, ook het tijdstip waarop dit gebeurt, is van belang. In de gevallen waarbij een geschreven arbeidsovereenkomst is vereist, moet dit geschrift opgemaakt én ondertekend zijn door beide partijen vooraleer de werknemer zijn prestaties aanvat.
‘In België spreekt eenieder wat hij wil.’
Dit is grotendeels correct. Echter, de taal die wordt gebruikt in de relatie tussen werkgevers en werknemers is wel strikt geregeld. Afhankelijk van de plaats van de exploitatiezetel waaraan de werknemer is verbonden, zal de taal van de arbeidsrelatie verplicht het Nederlands, Frans of Duits zijn.
Ga er als werkgever met internationale relaties dus niet zomaar van uit dat een Engelstalige arbeidsovereenkomst voor iedereen zal volstaan en dus ook geldig zal zijn. Of nog, dat je als onderneming met zetel in Vlaanderen de arbeidsovereenkomst voor een werknemer met Franse moedertaal kan opmaken in het Frans. Wel integendeel, de opmaak van een arbeidsovereenkomst in de voorgeschreven taal is cruciaal.
‘Tegenwoordig kan toch alles met ITSME of E-ID.’
Een schriftelijke arbeidsovereenkomst is uiteraard pas geldig wanneer die ook effectief ondertekend wordt. Tegenwoordig is elektronisch ondertekenen zeer gebruikelijk. Ook arbeidsovereenkomsten kunnen in principe elektronisch ondertekend worden, via de elektronische identiteitskaart of de zogenaamde ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’.
De wetgeving voorziet evenwel dat de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst ook moet gearchiveerd worden bij een gekwalificeerde dienstverlener. En daar wringt op vandaag het schoentje: tot op heden is er geen enkele dienstverlener die dat correct kan uitvoeren.
De Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg ziet evenwel de wens in van ondernemingen om digitaal te kunnen aanwerven. De FOD WASO hanteert dan ook een relatief soepel standpunt: ‘Het feit dat er op dit ogenblik nog geen gekwalificeerde archiveringsdiensten actief zijn op de markt, maakt de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomsten niet automatisch ongeldig.’ Desondanks is het nog steeds raadzaam om voorzichtig te zijn want het standpunt van de FOD WASO is niet bindend voor de arbeidsgerechten. Arbeidsovereenkomsten die conform de wetgeving een geschrift vereisen, worden bij voorkeur nog steeds handgeschreven ondertekend.
‘Kort en bondig?’
Het bestaan van een arbeidsovereenkomst vereist de aanwezigheid van arbeid, loon en gezag. Minstens moet een arbeidsovereenkomst dan ook informatie bevatten over de te leveren arbeid (Wat? Waar? Wanneer?) en het hier tegenover staande loon. Alle partijen hebben er immers baat bij dat hierover duidelijkheid bestaat.
Een recente wet van 7 oktober 2022 voorziet in een uitgebreide informatieverplichting in hoofde van de werkgever. Deze informatie moet voorafgaandelijk en schriftelijk meegedeeld worden aan de werknemers. Het gaat dan om de identiteit van de partijen bij de arbeidsrelatie, de aanvang en plaats van het werk, de functie/titel/rang/hoedanigheid/categorie van de arbeid, gedetailleerde informatie omtrent het loon, enz. De werkgever kan ervoor kiezen om deze uitgebreide informatie op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Of hij kan ervoor opteren om een afzonderlijk inlichtingsdocument op te maken. Deze laatste piste is aangewezen, want elke latere wijziging moet via dezelfde weg meegedeeld worden aan de werknemer. In ieder geval is het belangrijk om op het ogenblik van de aanwerving van een nieuwe werknemer, deze nieuwe, uitgebreide informatieverplichting niet uit het oog te verliezen.
Samengevat!
De tijdige opmaak én ondertekening van een correcte en volledige arbeidsovereenkomst is niet alleen nuttig, maar veelal noodzakelijk. Door de nodige aandacht te besteden aan de taal, vorm en inhoud van deze arbeidsovereenkomst, kunnen gemaakte afspraken afgedwongen worden en kunnen problemen na uitdiensttreding vermeden worden. Trap dus niet in de valkuil van de ‘administratieve formaliteit’…
Mieke Deconinck – Advocaat-Senior Associate – Claeys & Engels