Een bedrijf, zijn producten of diensten kunnen op een efficiënte manier naambekendheid verwerven: met een artikel in de pers. Maar dan moet uw verhaal wel boeiend genoeg zijn. Kwestie van de media te overtuigen het te publiceren. Een van de betere manieren is het doorsturen van een goed persbericht, kant-en-klaar. Ziehier enkele basisregels…
Realiseert u een investering of een overname? Hebt u een belangrijk contract ondertekend? Lanceert u een nieuw product of dienst? Neemt u deel aan een maatschappelijk initiatief? Dit zijn allemaal gelegenheden om uw bedrijf voor het voetlicht te brengen. En dat begint met een persbericht.
Vaak beschikken grote bedrijven over een eigen communicatieafdeling of een ervaren persattaché. Voor kleinere ondernemingen en zelfstandigen is dit maar zelden het geval. Laat de moed zeker niet in uw schoenen zakken want hier leest u een aantal eenvoudige tips om vlot goede persberichten te schrijven en te verspreiden.
Tip 1: richt u tot het goede publiek
Stap één: bepaal de doelgroep. Zo hoeft u niet de ganse perssector te overrompelen. Kies de voor u meest relevante media, namelijk zij die door klanten, prospects of investeerders wellicht zullen worden gelezen. Soms is het aanbevolen om eerder de lokale dan de nationale pers aan te spreken. En vergeet niet dat de vakpers op zich een belangrijke doelgroep vormt. Tracht te achterhalen welke tijdschriften en websites, sectorale magazines, bladen van beroepsfederaties, nieuwsbrieven en gespecialiseerde bloggers betrokken zijn bij uw activiteit.
Bent u met deze lijst klaar? Bouw dan u een database op. In principe vindt u zonder al te veel moeite de contactgegevens van journalisten op het internet. De eerste keer kan dit ietwat tijdrovend zijn, maar u hoeft ze slechts in een bestand op te slaan en regelmatig bij te werken om er daarna herhaaldelijk gebruik van te maken.
Tip 2: verstuur het persbericht per e-mail
Dit is de snelste en meest efficiënte weg, maar vraag wel een bevestiging van ontvangst. Veel e-mailsystemen bieden deze optie trouwens in de parameters. En de journalisten die uw dossier per e-mail ontvangen, kunnen het snel bewerken. Hiermee verhoogt de kans dat er een artikel over u verschijnt.
Tip 3: maak uw e-mail aantrekkelijk voor journalisten
Bij journalisten stromen er dagelijks tientallen persberichten binnen. Ze hebben noch de tijd, noch de ruimte om ze allemaal te verwerken en te publiceren. Vandaar de drastische en vaak zeer snelle selectie. Het onderwerp van uw e-mail moet dus een lokaas zijn. De naam van uw onderneming evenals de titel van het persbericht moeten erin vermeld staan.
Voeg het persbericht erbij als bijlage. Dit vergemakkelijkt het werk van de journalist. Stuur hem bij voorkeur een Word document: handiger dan een PDF voor copy/paste. À propos: kopieer de tekst ook rechtstreeks in de e-mail zelf.
Tip 4: houd het persbericht kort maar volledig
De presentatie van uw persbericht weerspiegelt het imago en de professionaliteit van uw bedrijf. Bovenaan het document plaatst u het logo en de naam van de firma. Vermeld in hoofdletters de aard van het document – een persbericht, dus – evenals de datum.
Schrijf daarna een tekst van goede kwaliteit.
- Zorg voor een duidelijke en pakkende titel. Zo begrijpt de lezer onmiddellijk waarover het gaat. Probeer er een sterk element in te voegen, dat aanzet tot verder lezen. Houd de titel kort: niet meer dan een regel. Een subtitel kan de informatie eventueel wat aanvullen. Voorbeeld: “Sotra wint prijs van het publiek”.
- Wees factueel. In het digitale tijdperk circuleert informatie bijna live. De eerste paragraaf moet alles samenvatten en de vragen van de ontvanger (wie, wat, waar, wanneer en waarom) beantwoorden. Een dergelijke goed opgevatte inleiding kan ook los van de rest worden gebruikt en als dusdanig worden gepubliceerd in de rubriek ‘nieuws in het kort’.
- Vul de informatie aan in de rest van het persbericht. Structureer de tekst met kopjes die de tekst vlotter leesbaar maken. Haal een paar kencijfers aan, verwijs naar studies of naar maatschappelijke feiten. Voorzie een of ander citaat die journalisten kunnen overnemen zonder met u in contact te treden. Voorbeeld: “We hopen dat onze ervaring een voorbeeld kan zijn voor andere ondernemingen”, verklaart Olivier Rijckaert. Houd het allemaal kort en bondig. Idealiter is een persbericht ongeveer een pagina lang, dus 3000 tot 4000 tekens, spaties inbegrepen.
- Voeg een foto toe. Wij leven in het tijdperk van het beeld en met een foto verdubbelt u de zichtbaarheid van de boodschap. Opgelet: de media vereisen beelden in hoge definitie, dus minstens 300 dpi. Als u vreest dat de foto te zwaar is om per e-mail te versturen, voorzie dan een link waarmee de journalist het beeld kan downloaden.
- Blijf bedaard: een persbericht is geen reclame. U mag de verdiensten van de onderneming zeker vermelden, maar zonder overdrijving.
- Schrijf vanuit het standpunt van de journalist. Als u graag het persbericht ongewijzigd zou zien verschijnen, moet u dit extern standpunt innemen. Schrijf niet in de eerste maar altijd in de derde persoon: “Het bedrijf werd beloond voor zijn maatschappelijke betrokkenheid.”
- Geen beroepsjargon, tenzij u zich uitsluitend tot sectorale media richt, die deze specifieke woordenschat begrijpen.
- Moet het persbericht ook in een andere taal verschijnen? Doe dan een beroep op een professional. Een slecht vertaalde tekst werkt volledig contraproductief.
Tip 5: vermeld een contactpersoon
De journalist moet desgewenst toegang krijgen tot extra informatie. Vermeld dus steeds de naam en gegevens van een contactpersoon onderaan het persbericht, naast het adres van uw website.
En u publiceert uw persbericht uiteraard ook op uw eigen website en op uw sociale netwerken. Zo wordt u uw eigen medium! Zoals bij elke tekst op het internet hoort, past u enkele eenvoudige SEO-regels toe (link naar mijn jongste expertartikel) om goed te scoren in de zoekresultaten van Google.
Aan het einde van de tekst voorziet u best enkele knoppen om de inhoud te delen via de voornaamste sociale netwerken. Uw lezers kunnen dan de informatie verspreiden en met één enkele klik uw lezerspubliek vergroten.
Tip 6: timing is belangrijk
Verstuur uw persbericht op het goede moment. Dus niet net voor weekends of feestdagen. Als u een evenement aankondigt of journalisten uitnodigt, doe dit dan de ruim op tijd. Zo vermijdt u het risico dat de agenda van de journalisten al vol zit.
Als u de indruk hebt dat het uitsturen van persberichten uw petje te boven gaat, doe dan zeker een beroep op professionals. Heel wat dienstverleners, agentschappen en communicatiebureaus kunnen u ter zijde staan om de boodschap over te brengen. Ze beschikken bovendien al over de nodige contactpersonen bij de media zelf. Ongeacht of deze samenwerking nu en dan of regelmatig plaatsvindt, ze kan zeer waardevolle resultaten opleveren.