Een van de voornaamste aandachtspunten voor ondernemingen is vaak de zoektocht naar nieuwe klanten. Bedrijven besteden aandacht aan hun imago, hun communicatie en marketing, ze trachten hun value proposition te verduidelijken en toch negeren ze als KMO vaak de kans om voor een van de grootste klanten in België te werken, namelijk de overheid. Die vertegenwoordigt qua uitgaven op zijn eentje een vijfde van het Belgische BBP. 50 miljard euro dus.
Voor elke aankoop – een potlood evenals grondverzetwerkzaamheden of schoonmaak – moet de overheid een openbare aanbesteding inschakelen. Allemaal zakelijke uitzichten voor Belgische bedrijven. Diezelfde bedrijven laten zich echter vaak ontmoedigen door een gebrek aan kennis of door vooroordelen over de relatie met de overheidssector. Veelgehoorde argumenten zijn dan de te zware administratieve lasten, de te strenge toegangsvoorwaarden en de geringe kansen op succes.
Digitalisering
Om de toegang tot overheidsopdrachten te vergemakkelijken voor KMO’s, werkt de overheid hard aan het digitaliseringproces. Het is daarbij de bedoeling om de administratie te vereenvoudigen en voor meer transparantie te zorgen:
- Elke overheidsopdracht ter waarde van meer dan 144.000 euro moet verplicht elektronisch op het e-Procurement platform worden gepubliceerd. Voor opdrachten onder deze waarde is dit niet vereist, maar u vindt ze op de Free Market (vooral in Brussel);
- U hebt de mogelijkheid om elektronisch in te gaan op deze opdrachten (dit wordt trouwens verplicht vanaf 1 januari 2020);
- Vanaf 2020 wordt elektronische facturering (e-voicing) de nieuwe norm. Dit zou de betalingsachterstand moet helpen verminderen.
De afgelopen jaren werden er ook andere projecten uitgevoerd om het voor KMO’s wat gemakkelijker te maken:
- De gunningcriteria worden aan de aard van de opdracht aangepast. Prijs is niet langer het enige criterium. Andere criteria zijn onder meer de technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, milieuvriendelijkheid, sociale overwegingen, exploitatiekosten, rentabiliteit, assistentie achteraf en technische bijstand. Er wordt ook rekening gehouden met de leverings- of uitvoeringsdatum en/of -termijn, waarborgen inzake wisselstukken en voorzieningszekerheid;
- Bij gebrek aan redenen om dit te beletten, worden de opdrachten ingedeeld in percelen, zodat ook kleinere bedrijven hun kans kunnen wagen;
- Opdrachten van minder dan 30.000 euro genieten een vereenvoudigde procedure. Hier wordt gewerkt met het principe van de ‘aanvaarde factuur’. De bieders hoeven geen offerte in te dienen: een eenvoudige raadpleging (aanvraag van een catalogus, raming enz.) volstaat.
Bouw, reparaties, catering, consultancy, reisbureaus, afvalbeheer, IT… Dit zijn enkele voorbeelden van betrokken sectoren. Ontdek de uitzichten die dit alles voor uw bedrijf opent en volg deze drie tips om deel te nemen aan openbare aanbestedingen:
1. Registreer u op e-Procurement (kosteloos!)
Op e-Procurement vindt u de duizenden overheidsopdrachten die jaarlijks worden gepubliceerd in zeer diverse sectoren (bouw, IT-diensten, kantoorbenodigdheden en meubilair enz.) U kunt er ook zoekprofielen aanmaken om automatisch een lijst van gepubliceerde opdrachten te ontvangen die aan uw criteria voldoen (geografisch gebied, activiteitencategorie, trefwoorden…).
Een specifieke gids voor bedrijven helpt nieuwe inschrijvers bij het gebruik van e-Procurement. U vindt deze handleiding op de website www.publicprocurement.be.
2. Bereid u voor op de elektronische ondertekening
Als u wilt deelnemen aan een overheidsopdracht op e-Procurement, zal de administratie u wellicht vragen om uw offerte elektronisch te ondertekenen. Daarom moet u weten wie hier volgens de statuten van de onderneming wettelijk toe bevoegd is. Daarna zal de bevoegde ondertekenaar zijn elektronische identiteitskaart en zijn pincode nodig hebben om de offerte op het e-Procurement platform te ondertekenen. Om onnodige stress te vermijden bevelen we u aan uw elektronische handtekening vooraf te testen op het e-Procurement platform.
3. Maak uzelf bekend bij de administraties
Een flink deel van de ‘kleine opdrachten’ (minder dan 144.000 € excl. btw) wordt niet op e-Procurement gepubliceerd. Om uw kansen te vergroten is het aanbevolen dat u zich bekend maakt bij de administraties in uw gewest, en dan meer bepaald bij de personen of departementen die belangstelling zouden kunnen hebben voor uw diensten. Ook al hebt u nooit de garantie ooit gecontacteerd te worden, mag u de mogelijkheden in deze sector zeker niet onderschatten.
Wilt u er meer over weten? Klik dan hier en registreer u om op de hoogte te blijven van de meest recente informatie over het beheer van overheidsopdrachten voor KMO’s.
Nog vragen? Contacteer dan zeker het nummer 1819 voor verder advies.
