Voor een sterker economisch weefsel

Brusselse KMO’s kunnen makkelijker toegang krijgen tot overheidsopdrachten wanneer de procedures vereenvoudigd worden en de publicatie online gebeurt. De casus van Leefmilieu Brussel toont aan dat hierin belangrijke stappen zijn gezet.

Leefmilieu Brussel (LB) heeft een grote expertise in overheidsopdrachten. Deze unieke administratie bekommert zich om het milieu in de meest brede zin van het woord. De activiteitendomeinen van Leefmilieu Brussel zijn heel uitgebreid: van luchtkwaliteit, energie en bodembeheer, over geluidshinder, elektromagnetische golven, afvalbeheer, duurzaamheid, natuur en biodiversiteit tot dierenwelzijn, het beheer van groene ruimten en natuurgebieden, het beheer van onbevaarbare waterlopen en de strijd tegen de klimaatverandering. Het mag dan ook niet verwonderen dat LB elk jaar weer een groot aantal overheidsopdrachten realiseert (zie kader). Ze betreffen de aankoop van materiaal (werk- en beschermuitrusting, duurzaam meubilair, bedrijfsvoertuigen …), van diensten (onderzoeksopdrachten, consultancy, technische expertise) of de uitvoering van werken (voornamelijk het onderhoud van groene ruimten).

De Brusselse milieuadministratie blinkt nu uit, maar ooit was het anders. In een rapport van 17 juli 2013 stelde het Rekenhof fouten en onjuistheden vast bij de toekenning van overheidsopdrachten door Leefmilieu Brussel. Een aantal procedures werden onvolledig en verouderd genoemd. De situatie en de problemen die in het rapport beschreven staan, komen absoluut niet meer overeen met de realiteit van het huidige functioneren van het instituut. Vooreerst riep Leefmilieu Brussel een aparte dienst ‘Overheidsopdrachten’ in het leven. Deze telt vandaag negen voltijdsequivalenten die allen goed opgeleid zijn en zich continu bijscholen (een noodzaak met de vele reglementeringen). Daarnaast initieerde LB interne operationele procedures, met strenge regels voor de registratie en archivering van alle stukken in de dossiers.

Buiten de muren

De dienst ‘Overheidsopdrachten’ neemt op dit moment een strategische en transversale positie binnen LB in. Op het vlak van de publicatie van aanbestedingen ondersteunt hij de andere diensten. Veel aandacht gaat naar de kwaliteit en het professionalisme van de selectieprocedures en de toekenning van opdrachten. De dienst ‘Overheidsopdrachten’ laat zich voor zeer technische en complexe dossiers en voor uiterst specifieke juridische kwesties op zijn beurt bijstaan door een gespecialiseerd advocatenbureau en andere experten.

De toenemende samenwerking tussen deze centrale dienst en de andere departementen van LB werd bezegeld met de ondertekening van een service level agreement (SLA) en de maandelijkse bijeenkomst van een userclub – met vertegenwoordigers van de dienst en van de operationele divisies rond de tafel – die als doel heeft procedurekwesties uit te wisselen. “We treden hoe langer hoe meer buiten onze muren”, weet Nathalie Guilmin, woordvoerder van Leefmilieu Brussel. “We zijn geïnteresseerd in hoe de vele aspecten die bij aanbestedingen komen kijken, elders aangepakt worden en stimuleren de uitwisseling van goede praktijken met andere Brusselse autonome bestuursinstellingen.”

Kluwen van reglementen

Een voorbeeld van problemen waarmee men bij overheidsopdrachten kan geconfronteerd worden, is het opstellen van de bestekken en meer bepaald het redigeren van technische clausules en de analyse van de offertes. De reglementering hierrond evolueert voortdurend. Niet alleen is er de nieuwe Europese richtlijn rond overheidsopdrachten die in een Belgische richtlijn is omgezet en sinds 30 juni 2017 van kracht is, er zijn ook verschillende ordonnanties en besluiten van de Brusselse hoofdstedelijke regering waarmee men rekening moet houden, onder meer rond de administratieve en budgettaire controle, én er is het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) waar nog veel onduidelijkheid over bestaat. Om aan alle regels te helpen voldoen, zoekt LB al meerdere jaren zijn toevlucht in een computerprogramma dat de integratie van de richtlijnen in de lastenboeken vergemakkelijkt.

Een ander aandachtspunt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is de lokale verankering. Plaatselijke KMO’s moeten reële kansen krijgen om mee te dingen voor aanbestedingen. Volgens een studie van onderzoeksbureau Vito (zie artikel op blz. 60) zorgt dit immers voor een belangrijke meerwaarde voor het concurrentieel houden van de lokale markt. Leefmilieu Brussel is zich hier heel erg van bewust. “Wij wensen de samenwerking met onze partners op het terrein en met gespecialiseerde kleine organisaties nog te intensifiëren”, zegt Nathalie Guilmin. “Samen met Easybrussels werken wij aan de vereenvoudiging van onze administratieve procedures, wat toelaat om kleinere organisaties die niet over juridische en administratieve hulp beschikken toch op tijdrovende en complexe bestekken in te gaan.”

Luisteren naar privésector

Concreet omarmt en promoot LB het gebruik van webapplicaties die aangeboden worden via het door de federale overheid ontwikkelde e-Procurementplatform en dan meer bepaald e-Notification (voor de publicatie van de overheidsopdrachten) en e-Tendering (voor het ontvangen van offertes in elektronisch formaat). De voordelen van deze applicaties zijn een grotere doeltreffendheid en efficiëntie van de aankoopprocedures, een administratieve vereenvoudiging, de transparantie van de procedures voor overheidsopdrachten en een betere mededinging. Momenteel publiceert LB zijn opdrachten waarvan het bedrag de nationale publicatiedrempel (€ 144.000) overschrijdt via het e-Notificationplatform. Sommige opdrachten vragen nu al het gebruik van het e-Tenderingplatform voor de indiening van offertes. De administratie van LB zal het gebruik van e-Tendering geleidelijk veralgemenen voor het indienen van de offertes voor alle opdrachten van meer dan € 30.000.

“Naast die online publicatie hopen we ook informatiesessies te organiseren die focussen op het Brusselse economische weefsel en willen we actief participeren aan de seminars van Beci”, zegt Nathalie Guilmin. “Dit getuigt van onze bereidwilligheid om een toenadering tussen de publieke en de private sector te bewerkstelligen. We willen onze gesprekspartners in de privésector een luisterend oor bieden en het is onze vurige wens om de synergiën met deze sector te versterken. In de loop van dit jaar zetten we nog stappen in de prospectie van overheidsopdrachten die ervoor moeten zorgen dat de beheerders van de aanbestedingen de privésector verder aftasten en in grotere interactie met het economische weefsel gaan opereren.”