De federale regering heeft een belangrijke beslissing getroffen: vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van het elektronische factureringsnetwerk Peppol een verplichting voor B2B-transacties. Dit is al sinds 2023 het geval is voor de meeste B2G-transacties.
Maar wat is het PEPPOL-netwerk nu precies? Waarom is dit goed nieuws voor bedrijven, en hoe kunnen zij zich doeltreffend voorbereiden op deze grote verschuiving?
Cédric Nève is CEO van Digiteal, deskundige en expert inzake e-facturatie en lid van de VBO-commissie en de Agoria-expertisegroep. Hij verduidelijkt deze materies.
Wat is het Peppol-netwerk eigenlijk?
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. De Europese Commissie heeft dit netwerk opgezet door om de invoering van elektronische facturering tussen de lidstaten te standaardiseren en te versnellen. In eerste instantie voor overheidsopdrachten, daarna voor transacties tussen bedrijven onderling en op termijn eventueel ook voor B2C-facturering.
PEPPOL wordt ook ver buiten de grenzen van de Europese Unie ingezet. Dit internationale netwerk is namelijk toegankelijk in 37 landen. In Europa zijn dat België, Frankrijk, Duitsland, Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Polen, Portugal, Griekenland, Noorwegen, Finland en IJsland. Buiten Europa doen ook Canada, Japan, Australië, Mexico en Singapore een beroep op het netwerk.
Hoe werkt het Peppol netwerk?
Peppol berust op een "vier hoeken" model, namelijk:
1) De verzender
2) Het toegangspunt van de zender
3) Het toegangspunt van de ontvanger
4) De ontvanger
De verzender verstuurt de factuur via een Peppol toegangspunt (in de meeste gevallen via zijn factureringssoftware). Zijn toegangspunt controleert dan of de ontvanger wel in de Peppol-directory geregistreerd staat. Zo ja, wordt de factuur verzonden en de klant ontvangt ze voor verwerking.
Elektronische B2B-facturering: uw verplichtingen vanaf 2026
Het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 maakte het gebruik van elektronische facturatie verplicht in de meeste overheidsopdrachten en concessiecontracten. De betreffende facturen moeten dus via het Peppol-platform worden uitgereikt en verstuurd.
Vanaf 1 januari 2026 zullen alle Belgische B2B-bedrijven ook gestructureerde elektronische facturen moeten hanteren voor al hun financiële verrichtingen (verkoopfacturen en aankoopfacturen).
Om de standaardisatie van deze procedures te garanderen heeft de federale regering gekozen voor het Europese Peppol-netwerk. De Federale Overheidsdienst Financiën zal via een breedschalige sensibiliseringscampagne alle belanghebbenden op de hoogte houden tijdens de overgangsperiode die binnenkort begint. Het wordt ondernemingen dan ook sterk aangeraden om zich zonder verwijl voor te bereiden op dit nieuwe factureringstijdperk.
De troeven van elektronische facturatie via Peppol
Het gebruik van het elektronische factureringsnetwerk Peppol beperkt zich in geen geval tot een eenvoudige wettelijke verplichting. Het biedt bedrijven een groot aantal aanzienlijke voordelen:
● Lagere bedrijfskosten: de invoering van Peppol vermindert gevoelig de kosten eigen aan traditionele methoden (postzegels, porto, enz.), evenals de handmatige invoer en verwerking van papieren of e-mailfacturen.
● Minder handmatige fouten: het netwerk automatiseert een flink deel van het facturatieproces. Fouten door handmatige invoer en de tijd nodig om deze recht te trekken, nemen dus af.
● Snellere inning: de ondernemingen genieten snellere betaling dankzij een efficiënter factuurbeheer door hun klanten. Dit zorgt voor een betere cashflow.
● Internationaal bereik: het Peppol-netwerk is in 37 landen beschikbaar en blijft zich uitbreiden, wat commerciële transacties wereldwijd vlotter maakt.
● Verbeterde beveiliging: via Peppol uitgewisselde documenten worden beschermd door gevorderde encryptieprotocollen. Bovendien controleert het netwerk systematisch de identiteit van de verzender en ontvanger aan de hand van een unieke identificatiecode (Peppol ID).
Hoe bereidt u zich voor op elektronische facturatie met Peppol?
U gebruikt hoogstwaarschijnlijk al een elektronisch factureringspakket. Om aan de huidige normen te voldoen, moet uw facturerings-/boekhoudsoftware echter compatibel zijn met het Peppol-netwerk via een gecertificeerd Peppol-toegangspunt.
BOSA, die als federale administratie belast is met elektronische facturatie, biedt een (niet-limitatieve) lijst van oplossingen met de nodige connectiviteit.
Biedt uw elektronische factureringssoftware nog geen verbinding met Peppol? Dan raden wij u aan om uw toegangspunt te kiezen door (ten minste) de volgende vijf criteria in overweging te nemen:
1) Kwaliteit en gebruiksgemak van de API voor het Peppol toegangspunt: gemakkelijk te integreren API’s genieten de voorkeur, om sneller de verbinding te leggen met Peppol.
2) Mogelijkheid om informatie in realtime terug te sturen: onmiddellijke feedback van de interface van de oplossing is belangrijk om uw activiteiten zo efficiënt mogelijk te beheren.
3) Toegestane documentgrootte: zorg ervoor dat het toegangspunt grote bestanden (bijv. 25 MB) aanvaardt, zeker als uw financiële verrichtingen lijvige bijlagen bevatten. Zo vermijdt u beperkingen die uw activiteiten zouden kunnen dwarsbomen.
4) Naleving van updates van de validator: het toegangspunt moet de jongste technologieën gebruiken en voldoen aan de huidige versies van de Peppol-validator. Dit verzekert dat uw documenten foutloos door de ontvangers worden geaccepteerd.
5) Naleving van open standaarden: geef de voorkeur aan
toegangspunten die open standaarden bevorderen. Het gebruik van gesloten
netwerken moet een uitzondering blijven. Zo blijven de tarieven laag, in
overeenstemming met de geleverde waarde.
Tot slot
De manier waarop u facturen uitwisselt, ontvangt en verwerkt, zal in de nabije toekomst wellicht veranderen. Die wettelijke verplichting houdt echter veel troeven in waar bedrijven zich om mogen verheugen!
Dankzij Peppol kunt u niet alleen geld en tijd besparen, maar ook uw onderneming vlotter laten functioneren. Bovendien haalt u voordeel uit een snellere verwerking en betaling van uw facturen.
Een belangrijke tip: controleer zeker of uw factureringssoftware in staat is om een efficiënte en kosteneffectieve verbinding in te stellen met het Peppol-netwerk. Als uw huidige systeem daar nog niet klaar voor is, contacteer dan nu uw leverancier, zodat hij tijdig de overgang naar elektronische facturatie via Peppol voorbereidt en u daarna onmiddellijk de vele voordelen ervan kan genieten.
Als u een nog pragmatischere uitleg wenst, sluit u dan bij ons aan tijdens onze opleiding over dit onderwerp op 19 juni 2024. Marc Van Thournout, expert in boekhouding, zal u helpen een expert in elektronische facturatie te worden.
Klik hier om u in te schrijven !