Stel u even voor dat een oplichter u aanstelt als bestuurder van een lege vennootschap. Of dat een malafide persoon zichzelf benoemt tot bestuurder van uw bedrijf. Of dat hij het adres van uw onderneming verandert. Dat zijn geen verzinsels. Zulke misdrijven zijn al gepleegd. Ze zijn te wijten aan gebreken in ons systeem van officiële publicaties. De overheid wil dat nu een halt toeroepen. Wat moet u weten om vandaag volgens de regels in het Belgisch Staatsblad te publiceren?
Er rijzen talrijke onregelmatigheden in de bewijsstukken bij de publicatie in het Belgisch Staatsblad. Daardoor kwam het tot een hervorming van de procedure voor het indienen van documenten bij de griffie. Deze procedure werd bovendien op nationaal niveau geharmoniseerd. Volgens Paul Dhaeyer, voorzitter van de Ondernemingsrechtbank van Brussel, was de aanscherping van de regels een absolute noodzaak om een einde te maken aan de veelvuldige misbruiken die zich in de afgelopen jaren hebben voorgedaan.
De strijd tegen valsheid in geschrifte en fictieve maatschappelijke zetels
Zaakvoerders die documenten willen indienen, moeten voortaan hun identiteit bewijzen. Tijdens een interview met de krant L’Echo, gaf de voorzitter van de Ondernemingsrechtbank van Brussel onlangs toelichtingen over de redenen van deze nieuwe verplichtingen:
“Ik wil er zeker van zijn dat de persoon die naar de griffie stapt, wel degelijk is wie hij of zij zegt te zijn. En dat die persoon bovendien een woonplaats heeft en het bedrijf een maatschappelijke zetel. We gaan die persoon dan ook vragen een document voor te leggen dat de bezetting van het pand bewijst. Een huurcontract of een eigendomsakte, bijvoorbeeld. Om de veiligheid te waarborgen van degenen die met het bedrijf zullen contracteren, moeten we er zeker van zijn dat de maatschappelijke zetel bestaat, dat ook de aangegeven mandataris bestaat en inderdaad dit mandaat uitoefent, bereikbaar is en eventueel voor de rechtbank kan worden gedagvaard. Dat is uiteindelijk wat er voor ons op het spel staat.”
Wat is de nieuwe procedure voor het indienen van documenten bij de griffie?
- Wie een document wil indien, moet een attest invullen met hun identiteitsgegevens. Die gegevens worden bevestigd door het voorleggen van identiteitsdocumenten en de afgifte van een leesbare kopie van deze documenten.
- Verder moet de indiener een eensluidend en ondertekend afschrift voorleggen van de notulen van de raad van bestuur of van de algemene vergadering die – krachtens de wet of de statuten van de vennootschap – het in het Belgisch Staatsblad te publiceren besluit hebben vastgelegd.
- In het geval van een verandering van een bestuurder of van de zaakvoerder, moet de indiener de volgende documenten voorleggen:
-
- een kopie van beide zijden van de identiteitskaart van de bestuurder of zaakvoerder die wordt vervangen. Indien het niet mogelijk blijkt om dit document voor te leggen, moet de reden hiervoor (bv. een ontslagen bestuurder) worden toegelicht aan de hand van een ondertekend document;
- een kopie van beide zijden van de identiteitskaart van de bestuurder of zaakvoerder die is aangesteld.
- In geval van een wijziging van de maatschappelijke zetel, moet de indiener een kopie voorleggen van het document die de bezetting van het pand bewijst (huurcontract, eigendomsakte, overeenkomst …).
- Als de indiener een mandataris is die een dossier in de plaats van de bevoegde persoon indient, moet voor deze mandataris een gelegaliseerde volmacht worden overhandigd, behalve wanneer deze volmacht uitdrukkelijk wordt vermeld in de in punt 2 genoemde notulen.