Na twee jaar wijdverbreid telewerken is het voor veel mensen niet meer vanzelfsprekend om in een gemeenschappelijke werkruimte aan de slag te gaan. Rinkelende telefoons, mensen die komen en gaan, gesprekken die je opvangt ook al luister je er niet naar: allemaal factoren die het werk verstoren, voor mentale uitputting zorgen en de productiviteit verminderen. Gelukkig bestaan er een aantal eenvoudige praktische tips die de dagelijkse relaties met de collega’s vergemakkelijken en zelfs de troeven van open kantoorruimtes helpen benutten.
Respect, daar gaat het om
Vlot werken in een gemeenschappelijke ruimte berust eerst en vooral op het begrip respect. Eerbied voor de mens, uiteraard, maar ook voor het concept. Kies zeker je werkplek in functie van de activiteit die je momenteel bezighoudt: heel belangrijk om vlot te kunnen werken. Collega’s die altijd op dezelfde plaats gaan zitten, belemmeren trouwens de goede werking van het systeem en verwaarlozen bovendien de voordelen ervan.
De nadelen van een open kantoorruimte komen vaak ter sprake en wellicht vergeten we wel eens de troeven ervan. De dagelijkse opdrachten van werknemers worden steeds diverser. Bij sommige horen vergaderingen en teamwerk. Andere vergen veel concentratie en/of vertrouwelijkheid. Een flexibele en aanpasbare werkomgeving bevordert in dergelijk geval de efficiëntie van het werk.
Weg met geluidspieken
Werknemers hebben er zich enigszins aan gewend. Toch zorgt de open ruimte nog steeds voor ontevredenheid, zeker wat betreft geluidshinder en concentratieproblemen. Na twee jaar thuiswerken is het voor sommige mensen bijzonder moeilijk om goed te werken in een gedeelde ruimte. Nu, wanneer werkplekken op een verstandige manier worden gebruikt, blijft de open ruimte rustig. Lawaai moet de deur uit, naar plaatsen waar luidruchtige activiteiten kunnen worden uitgevoerd zonder de stilte in de open ruimte te verstoren. Zelfs een kleine detailvraag over een dossier, een klant of een vraagstuk dat tijdens een vergadering werd besproken, hoort niet in een open kantoorruimte. Zodra er meer dan een paar woorden wordt gewisseld, moeten de werknemers zich afzonderen in een aparte ruimte.
Een telefoongesprek? Dat kan ook zonder dat de collega’s hoeven mee te luisteren. In een open kantoorruimte moet je zacht leren spreken. Als je lange telefoongesprekken voorziet, tracht ze dan te groeperen en zonder je af in een gesloten kamer om de mensen om je heen niet te storen. Let wel: ook het rinkelen van de telefoon wordt al gauw een bron van ergernis voor de collega’s. Denk er dus aan om dat geluid zo laag mogelijk te regelen en je smartphone op trillen in te stellen.
Hou rekening met de beschikbaarheid van de collega’s
Communicatie is gemakkelijk in een open ruimte: je ziet trouwens iedereen in één oogopslag. En je hoeft geen deuren te openen om met iemand te praten. Maar jouw beschikbaarheid betekent nog niet dat je gesprekspartner ook klaar staat voor een babbel. Omgekeerd, als een collega je komt opzoeken terwijl je aan een belangrijk dossier werkt, mag je hem beleefd vertellen dat je nog voor een bepaalde duur bezig zal zijn en dat je hem daarna graag te woord zal staan. Stel je grenzen en wees assertief. Je kunt eventueel ook een gadget gebruiken – een vlaggetje bijvoorbeeld – om aan te geven dat je momenteel bezig bent. Het gebruik van een geluiddempende hoofdtelefoon kan helpen om je af te zonderen van het lawaai in de omgeving en om aan te geven dat je niet gestoord wenst te worden.
In een notendop …
- Kies je werkplek in functie van je activiteiten. Aarzel niet om in de loop van de dag meerdere keren van plaats te veranderen.
- Geef de voorkeur aan telewerken wanneer een taak veel concentratie vereist. Is dit niet mogelijk, zonder je dan af in een individueel kantoor. Gebruik desnoods oordopjes of een geluiddempende hoofdtelefoon.
- Blijf niet plakken in individuele kantoren of vergaderzalen. Gebruik ze alleen als je die echt nodig hebt.
- Zonder je af om lange telefoongesprekken te voeren.
- Een gesprek met meerdere mensen? Ga dan samen in een aparte kamer werken.
- Respecteer de collega’s, maar ook jezelf. Stel grenzen en wees assertief.
Over de auteur
Gaëlle Hoogsteyn, Journalist gespecialiseerd in financiering, HR en ondernemerschap
