Evenals B2B en B2C, houdt B2G (business-to-government) er zijn eigen codes en praktijken op na. De reglementering van de overheidsopdrachten onderging verbeteringen en de publicatiedrempels van aanbestedingen werden herzien (meer hierover in onze editie van maart). Omdat alles op een enkel platform werd samengebracht, vindt uw onderneming nu vlotter relevante opdrachten. Toch dient u dit instrument correct te gebruiken en aan de voorwaarden van het bestek te voldoen.

De Brusselse regering besliste in 2015 een agentschap voor administratieve vereenvoudiging op te richten. Het werd Easybrussels, onder de bevoegdheid van Staatssecretaris voor administratieve vereenvoudiging Fadila Laanan. Het agentschap houdt de regering jaarlijks op de hoogte van het verdere verloop van de projecten. Zo bijvoorbeeld het e-loket, de elektronische facturatie of e-Procurement. Laatstgenoemde is bestemd voor online publicatie en beheer van de overheidsopdrachten.

Easybrussels organiseert al enkele jaren lang opleidingen voor beambten. Sinds dit jaar voert het agentschap bovendien sensibiliseringscampagnes bij de ondernemingen, in samenwerking met Beci en de Brusselse administraties. Cathy Marcus, afgevaardigde bij de Brusselse regering voor administratieve vereenvoudiging, staat ook aan het hoofd van Easybrussels. Zij beantwoordde onze vragen.

Wat zijn overheidsopdrachten nu eigenlijk en welke bedragen gaan ermee gepaard?

Wettelijk is een overheidsopdracht een overeenkomst tegen vergoeding tussen een aanbestedende macht (een gemeentebestuur, een hoofdzakelijk door de overheid gefinancierde vzw, een overheidsbedrijf …) en een economische speler (een onderneming of een zelfstandige). Er bestaan drie grote categorieën overheidsopdrachten: leveringen, diensten en werkzaamheden. Het geheel van de overheidsopdrachten in België vertegenwoordigt jaarlijks ongeveer 15% van het BBP, meer dan 50 miljard euro.

Hoe gebeurt het onderscheid tussen gepubliceerde opdrachten en degene die het niet hoeven te zijn?

Er bestaan twee types overheidsopdrachten: degene die worden onderworpen aan de wettelijke verplichte officiële publicatie (alle opdrachten waarvan het bedrag gelijk is aan of hoger ligt dan € 144.000 € btw excl., behalve uitzonderingen) en alle andere opdrachten (met een lager bedrag). In dit tweede geval kan de aanbestedende macht (minimum drie) economische spelers die hij zelf kiest, uitnodigen om deel te nemen.

Cathy Marcus, directrice van Easybrussels.

Waar vinden we alle overheidsopdrachten die wettelijk dienen te worden gepubliceerd? Bestaan er verschillen tussen Brussel, Vlaanderen en Wallonië?

Alle publicatieplichtige overheidsopdrachten verschijnen op het e-Procurement platform, in de omgeving ‘Bulletins der aanbestedingen’ (BDA). De publicatie gebeurt dankzij de e-Notification module (zie kader ‘Verdere stappen’). De economische spelers kunnen deze module trouwens gratis gebruiken om opdrachten te vinden of om automatische zoekprofielen te creëren, die e-mail meldingen zullen genereren.

Opdrachten van € 144.000 btw excl. – of meer zijn wellicht niet haalbaar voor heel wat KMO’s en zelfstandigen in het Brusselse Gewest. Welke kansen bestaan er dan wel voor dergelijke economische spelers?

Om hun deelname aan te moedigen voorziet de wet van 17 juni 2016 over de overheidsopdrachten een verplicht systeem van indeling in percelen. De aanbestedende macht die een opdracht aankondigt voor een bedrag van meer dan € 144.000 btw excl., is vandaag verplicht de opdracht in (minimum twee) percelen in te delen. Het e-Procurement platform biedt bovendien de ‘Free Market’ omgeving, waarin overheidsorganen opdrachten van minder dan € 144.000 btw excl. kunnen aankondigen. Meerdere (gewestelijke en lokale) Brusselse besturen beginnen dit instrument te gebruiken voor verscheidene categorieën van opdrachten.

Welke raad zou u geven aan kleine ondernemingen om ze aan te zetten deel te nemen aan Brusselse opdrachten die niet hoeven te worden gepubliceerd?

De beste methode blijft de ‘klassieke’ prospectie. Aarzel zeker niet om direct contact te nemen met de verantwoordelijken van overheidsopdrachten binnen de besturen zelf en informeer ze van de ervaring en de referenties van uw onderneming in het betrokken domein. Deze aanpak garandeert niet dat u wordt gecontacteerd. Maar onderschat echter in geen geval de behoeften van de administraties: zij zijn steeds op zoek naar nieuwe leveranciers of dienstverleners die beter aan hun verwachtingen beantwoorden.

Wat zou u nog aanbevelen bij het gebruik van het e-Procurement platform?

Doen! Ik geef toe dat de computeromgeving niet perfect is. Toch was het nooit zo eenvoudig om in België deel te nemen aan overheidsopdrachten. Ondernemingen en zelfstandigen die nooit e-Procurement hebben gebruikt, gaan best meteen naar de e-Notification module om daar een eerste selectie te maken van opdrachten die overeenstemmen met hun activiteit. Deze applicatie is vrij gemakkelijk te gebruiken. Desnoods zijn ook een handleiding en een aantal checklists online beschikbaar. De FOD Beleid en Ondersteuning organiseert regelmatig kosteloze informatiesessies op aanvraag. Vanuit deze eerste zoekopdrachten beslist de onderneming of ze zich al dan niet inschrijft op e-Procurement en automatische zoekprofielen configureert, waardoor zij relevante opdrachten rechtstreeks per e-mail ontvangt.

De vier gulden regels van overheidsopdrachten

Een overheidsopdracht is een ware hordeloop. Het komt erop aan om over alle hordes foutloos te lopen en er geen te missen, om de overheidsopdracht binnen te halen. Laten we even stilstaan bij enkele vaak voorkomende fouten die ondernemingen maken.

1. De handtekening van de offerte – De persoon die bevoegd of gemachtigd is om de vennootschap te vertegenwoordigen, moet de offerte ondertekenen. Wanneer een natuurlijke persoon de offerte indient, moet deze persoon de offerte zelf ondertekenen. Als een vennootschap de offerte indient, moet de organieke vertegenwoordiger ondertekenen (raad van bestuur voor een NV of twee bestuurders indien de statuten dit voorzien – zaakvoerders voor een BVBA) of de bijzonder gevolmachtigde. De ondertekening van een offerte is op zich geen akte van dagelijks bestuur. Opgelet: een scan van de handtekening volstaat niet. Wanneer de offerte elektronisch moet worden ingediend, geldt de elektronische handtekening. De persoon die m.a.w. de offerte op het platform neerlegt (en van wie de identiteitskaart wordt gebruikt) ondertekent de offerte.
2. Indiening van een offerte – Elke aanvraag tot deelneming of offerte moet vóór de in de documenten vermelde uiterste datum en uur voor de indiening bij de aanbestedende macht aankomen. Laattijdige aanvragen tot deelneming of laattijdige offertes worden niet aanvaard. Wees dus waakzaam.
3. De regelmatigheid – De regelmatigheid van een offerte impliceert dat deze volledig overeenstemt met alle eisen die de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten stelt en tevens overeenstemt met de overheidsopdrachtenreglementering (koninklijk besluit van 14 januari 2013). Als een inschrijver afwijkt van wat de aanbestedende overheid vraagt, kan de offerte worden uitgesloten. Daarom mogen inschrijvers in geen geval hun algemene voorwaarden toepasselijk verklaren. Deze zullen immers te sterk verschillen van de uitvoeringsregels van het KB van 14 januari 2013.
4. Stellen van vragen – Een inschrijver heeft het recht om vragen te stellen aan de aanbestedende overheid ten laatste tien dagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. De praktijk leert dat te weinig inschrijvers dit doen. Bij gebrek aan vragen, kan de aanbestedende overheid naderhand opmerken dat een inschrijver geen belang meer heeft om de gunningsbeslissing aan te vechten, doordat deze zonder voorafgaandelijk opmerking aan de opdracht heeft deelgenomen. Inschrijvers moeten dan ook niet twijfelen om over onduidelijke elementen vragen te stellen.