Elke overheidsopdracht van meer dan 144.000 euro moet elektronisch worden gepubliceerd op het e-Procurement platform. Vanaf 1 januari 2020 moeten bovendien ook alle prijsoffertes van bedrijven elektronisch worden verzonden. Deze verschuivingen beogen administratieve vereenvoudiging en transparantie. Volgens Brahim Ammar Khodja, projectmanager bij Easybrussels, moet deze aanpak zowel de overheid als de bedrijfswereld ten goede komen.
Overheidsopdrachten vormen een belangrijk aandeel in de economie van ons land. De totale hoeveelheid overheidsopdrachten in België bedraagt elk jaar immers ongeveer 15% van het BBP – meer dan 50 miljard euro. En net als alle andere factoren in de economie ontsnappen overheidsopdrachten niet aan digitalisering.
Economie en transparantiee
Sinds eind 2017 moeten Brusselse gewestelijke overheden die een overheidsopdracht willen lanceren, de aanbestedingsdocumenten online plaatsen via e-Procurement. Met deze toepassing kunnen aanbestedende machten hun overheidsopdrachten elektronisch publiceren, zowel op Belgisch als op Europees niveau. En via dezelfde toepassing raadplegen ondernemers de aankondigingen van opdrachten en de bijbehorende aanbestedingsdocumenten.
“Het doel van e-Procurement is het via internettoepassingen automatiseren van processen en transacties rond overheidsopdrachten”, aldus Brahim Ammar Khodja, projectmanager bij Easybrussels. “Het gebruik van e-Procurement betekent een aanzienlijke besparing (post– en papierkosten, enz.), zowel voor de overheid als voor bedrijven. Dit leidt tot efficiëntere aankoopprocedures. E-Procurement zorgt ook voor meer transparantie in de procedures voor overheidsopdrachten. Ze worden dus toegankelijker voor kleine bedrijven en bevorderen de concurrentie. »
Digitalisering binnenkort verplicht
Vanaf 2020 zal het gebruik van e-Procurement ook verplicht zijn voor de ontvangst van elektronische prijsoffertes. Brahim Ammar Khodja stelt verheugd vast dat zowel de administraties als de bedrijven in het Brusselse Gewest al goed hebben geanticipeerd op deze nieuwe regelgeving. “In 2018 werd 92% van de offertes gericht aan de Brusselse gewestelijke besturen elektronisch verzonden.“ E-Procurement wordt dus al op grote schaal toegepast in het Brusselse Gewest, zowel door de administraties als door de bedrijven.
Volgens de projectmanager moedigde de aankondiging van de deadline van 2020 de stakeholders aan om opleidingen te volgen en ermee van start te gaan. “Dankzij deze bewustwording, gecombineerd met onze communicatie-initiatieven en een digitalisering die steeds beter ingeburgerd geraakt, kon het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in 2018 grote vooruitgang boeken.”
Easybrussels om u te helpen
Om bij deze overgang steun te krijgen, kunnen overheden een beroep doen op Easybrussels, het Brussels Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging. “Onze voornaamste missie bestaat erin gewestelijke en lokale overheden te ondersteunen bij projecten die administratieve lasten trachten te verlichten. Deze projecten omvatten o.a. het e-loket, elektronische facturatie en e-Procurement,” legt de heer Khodja uit. Wegens de nieuwe regelgeving is het vandaag noodzakelijk om Brusselse ambtenaren (gewestelijk en lokaal) op te leiden in het gebruik van de e-Procurement modules. “In 2018 sloot Easybrussels een overeenkomst met de Gewestelijk School voor Openbaar Bestuur. Zo werden 221 personeelsleden opgeleid in het gebruik van de e-Notification applicatie (een module voor de publicatie van overheidsopdrachten), naast 203 personeelsleden in het gebruik van de e-Tendering toepassing (een module voor het beheer van elektronische offertes).”
Er werden communicatieacties gevoerd naar de bedrijven toe. Een brief vertrok naar meer dan 4.000 leveranciers van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel om hen aan te sporen zich in te schrijven op het e-Procurement platform. “Eenmaal geregistreerd kunnen bedrijven zich op de hoogte houden van de overheidsopdrachten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Zij kunnen ook kennisgevingen ontvangen wanneer een overheidsopdracht die aan vooraf vastgestelde criteria voldoet, online gaat.” Verschillende informatiesessies werden ook samen georganiseerd door Easybrussels, Beci en Leefmilieu Brussel om de voordelen van e-Procurement duidelijk te maken voor bedrijven.
Volgende stap: elektronische facturatie
Een van de volgende belangrijke stappen in de digitalisering van overheidsopdrachten is e-invoicing. “Dit behoort tot de grote projecten die we in 2019 willen uitvoeren”, zegt Brahim Ammar Khodja. Als gevolg van een Europese richtlijn zal deze factureringsmethode tegen 2020 geleidelijk de regel worden voor overheidsopdrachten. E-invoicing zou de betalingstermijn naar de bedrijven toe moeten verkorten en zo meer kleine en middelgrote ondernemingen ertoe aanzetten om voor de overheid te werken. “In samenwerking met de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Financiën en Begroting en de FOD Bosa (vroeger Fedict) willen we de administraties bij deze overgang ondersteunen. Net als bij e-Procurement zullen we communicatieacties voor bedrijven organiseren om hen te informeren over nieuwe verplichtingen en bestaande technische oplossingen voor het verzenden van elektronische facturen. In samenwerking met Beci, hub.brussels en de Brusselse administraties, zullen we bovendien onze sensibiliseringsacties ten aanzien van bedrijven voortzetten om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk kleine bedrijven kunnen deelnemen aan openbare aanbestedingen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest”, besluit hij.
Gaëlle Hoogsteyn
Brahim Ammar Khodja
3 tips voor deelname aan overheidsopdrachten
Registreer op e-Procurement(gratis!)
Op e-Procurement vindt u duizenden jaarlijks gepubliceerde overheidsopdrachten, in een brede waaier van sectoren (bouw, IT-diensten, kantoormeubilair, enz.). Om overheidsopdrachten te vinden die overeenstemmen met de activiteit van uw bedrijf, registreert u zich eenvoudigweg (gratis) voor het e-Procurement platform. U kunt er ook zoekprofielen aanmaken om automatisch een lijst van gepubliceerde opdrachten te ontvangen die aan uw criteria voldoen (geografisch gebied, activiteitencategorie, trefwoorden …).
Om nieuwe registranten te helpen bij het gebruik van e-Procurement biedt de website www.publicprocurement.be een specifieke gids voor bedrijven.
Bereiduvoor op de elektronische handtekening
Als u wenst deel te nemen aan een openbare aanbesteding op e-Procurement, zal de administratie u waarschijnlijk vragen om uw offerte elektronisch te ondertekenen. Om dit te doen, moet worden bepaald wie volgens de statuten van de vennootschap de wettelijke ondertekeningbevoegdheid heeft. Vervolgens moet de ondertekenaar over zijn elektronische identiteitskaart en zijn pincode beschikken om de offerte op het e-Procurement platform te kunnen ondertekenen. Om onnodige stress te vermijden, is het raadzaam om uw elektronische handtekening vooraf te testen op e-Procurement.
Maak uzelf bekend bij de overheid
Een groot deel van de “kleine opdrachten” (onder de drempel van 144 000 euro exclusief btw) wordt niet gepubliceerd op e-Procurement. Om uw kansen op deelname te maximaliseren, is het aanbevolen om uzelf bekend te maken bij de administraties in uw gewest. Identificeer daarom de personen of afdelingen die geïnteresseerd zouden kunnen zijn in uw diensten. Ook al is het nooit zeker dat u opnieuw gecontacteerd wordt (zoals bij klassieke prospectie trouwens), zijn de uitzichten niet te onderschatten.