Verlies geen uren meer in de wagen om bij een klant op bezoek te gaan, uw team te ontmoeten of een vergadering bij te wonen. Organiseer virtuele sessies waar iedereen zijn zeg kan hebben, de anderen kan zien, documenten of presentaties kan delen en comfortabel kan interageren. Waarop moet u letten voor een succesvol webinar?
- De keuze van het platform: Hou rekening met uw doelstellingen, uw publiek en de aangekaarte thema’s bij de keuze van een aangepast platform: Gotowebinar, Skype for Business, Adobe Connect, WebinarJam enz.
- Ken de verwachtingen van de deelnemers en win informatie in over uw publiek voordat het webinar begint: Er wordt vaak aan de inhoud gedacht, maar de aanpassing aan het publiek gebeurt niet altijd. Voorzie in de uitnodiging een formulier waarmee u de inhoud van de sessie gemakkelijker kunt personaliseren. Kom tijdens de ‘live’ sessie terug op de specifieke aspecten die in het formulier werden vermeld. Op die manier past u het webinar aan de deelnemers aan.
- Negeer de technische aspecten niet: Een vlot webinar betekent dat geen enkele technische hapering het verloop komt verstoren. Vóór de sessie stuurt u een kleine guideline naar de deelnemers, zodat ze goed voorbereid en ontspannen aan de vergadering kunnen deelnemen. Geluid, hoofdtelefoon, bandbreedte, Wi-Fi netwerk …: controleer of alles vlekkeloos functioneert.
- Laat niets aan toeval over! Denk aan de structuur van uw webinar: voorzie verscheidene hoofdstukken, telkens met een specifieke duur. Test de timing en ook het platform. En zorg ervoor dat u het onderwerp volledig onder de knie hebt, want fouten zullen niet door de beugel kunnen!
- Verzorg uw biografie: De deelnemers moeten vanaf het begin van de sessie gerustgesteld worden over uw bekwaamheden, uw deskundigheid en wat u hen gaat bijbrengen.
- Onthaal van de deelnemers: Wees ten minste 15 minuten op voorhand klaar en voorzie een onthaalscherm voor de deelnemers. Voorzie ook een slide met een overzicht van alle te bespreken onderwerpen en de voordelen die de deelnemers eruit zullen halen. Bij hun aankomst verwelkomt u de deelnemers met hun voornaam via de live chat. Dit zorgt meteen voor een aangename sfeer en laat de mensen toe even met het platform te wennen voordat de sessie begint. Bovendien zullen de eerst toegekomen deelnemers graag met u wat communiceren.
- Uw webinar moet interactief en levendig zijn: Gebruik verscheidene informatiedragers: Prezi of PowerPoint presentaties, ‘live’ demo’s, tussenkomsten via de webcam, een quiz, noem maar op … Spreek deelnemers aan, met hun naam, stel vragen en beantwoord snel de vragen die u zelf ontvangt. Voorzie eveneens tijd voor praktische oefeningen.
Misschien vindt u het omslachtig om tegelijk het webinar te animeren, de via live chat verkregen vragen te lezen en te beantwoorden en bovendien regelmatig de deelnemers aan te spreken. Waarom zou u geen beroep doen op een tweede animator, collega of deskundige? Met z’n tweeën wordt de ganse opzet nog veel dynamischer!
- Wat daarna? Wat u na het webinar doet, is evenzeer belangrijk. Platformen produceren gedetailleerde statistieken: het aantal deelnemers, de uren van aankomst en vertrek, de tijd die de deelnemers hebben gespendeerd om naar u te luisteren, de graad van deelname aan opiniepeilingen enz. Vergeet het webinar niet op te nemen, zodat de deelnemers het eventueel opnieuw kunnen bekijken. Stuur een dankmailtje, met een link naar de online opname. Maar vergeet zeker niet uw eigen website te vermelden, of een ‘call to action’!