België gaat voor elektronische facturatie

Vanaf januari 2026 wordt elektronische facturatie de norm voor Belgische btw-plichtige bedrijven. De Europese Commissie heeft deze nieuwe werkwijze geïntroduceerd door met het oog op de digitalisering van vrijwel elk land in de Europese Unie tegen 2028.

Europa past zich aan het digitale tijdperk aan. België doet dit eveneens. Digitale transformatie van bedrijven is de huidige trend, en dit gaat gepaard met de herziening van hun werkmethoden. Een van de invalshoeken in dit verband is “gestructureerde elektronische facturatie”. In januari 2026 wordt dit de norm voor Belgische ondernemingen.

Geldt elektronische facturering binnenkort voor alle bedrijven? Toch niet: de ingreep betreft uitsluitend btw-plichtige ondernemingen. Een overgangsperiode van twee jaar (van 2024 tot 2026) zal die organisaties de tijd geven om zich aan te passen aan de nieuwe factureringsmethode. Maar wat is elektronisch factureren nu eigenlijk en waarom is de overstap nodig?

Een (vrijwel) volledige digitalisering tegen 2028

Deze aanpak maakt deel uit van het ViDA-voorstel (VAT in Digital Age), dat in 2022 door de Europese Commissie werd geïmplementeerd. Het voorstel heeft voornamelijk tot taak verscheidene maatregelen in te voeren om de aanpassing aan de digitale markt te bevorderen. ViDA wil de eisen van de btw afstemmen op digitale ontwikkelingen en het gebruik van nieuwe technologieën.

Het doel is om de hele Europese Unie tegen 2028 op het digitale pad te krijgen. In België oordeelde de wetgever dat het nuttig zou zijn om het elektronische facturatiesysteem zo snel mogelijk te implementeren, om in 2028 deel te kunnen nemen aan de andere digitale ViDA-projecten.

Wat het is en hoe het werkt

“De gestructureerde elektronische factuur is vooral bedoeld om de automatische en elektronische verwerking van de informatie op de factuur te vergemakkelijken, zonder handmatige tussenkomst”, zei Anne Georges, BTW-directeur bij Tax Consult, tijdens een seminar over elektronische facturatie georganiseerd door BECI. “Dit betekent dat facturen in PDF-formaat niet langer als gestructureerde elektronische facturen worden beschouwd”, voegde ze eraan toe.

Elektronische facturering heeft een tweeledig doel. Ten eerste verkleint het de btw-kloof, d.w.z. het verschil tussen de btw-inkomsten die de Staat verwacht en de inkomsten die hij daadwerkelijk ontvangt. Ten tweede vereenvoudigt het de administratieve procedures, zowel voor btw-plichtige bedrijven als voor de Staat.

In België zal het elektronische factureringssysteem op het PEPPOL-formaat (Pan-European Public Procurement On-Line) berusten. Dit internationaal netwerk standaardiseert elektronische documenten tussen handelspartners. Zodoende bevatten alle elektronische facturen dezelfde semantische informatie, wat fouten minimaliseert en controles vergemakkelijkt.
 

Wie wordt hierdoor getroffen?

Alle btw-plichtigen. Zowel in België gevestigde bedrijven als buitenlandse bedrijven met een Belgisch btw-nummer zullen verplicht worden om elektronische facturen uit te reiken. Dit geldt ook voor kleine bedrijven. In België gevestigde bedrijven zonder Belgisch btw-nummer vallen echter niet onder deze wetgeving. Een belangrijk detail: gestructureerde elektronische facturering is van toepassing op B2B-activiteiten. Voor B2C geldt die niet.