Sinds 1 januari 2013 hebben papieren en elektronische facturen in België dezelfde wettelijke status. Maar wanneer op 1 januari 2026 een nieuwe wet in werking zal treden, zullen alleen elektronische facturen legaal zijn in B2B-transacties.
Dit betreft zogenaamde 'gestructureerde' facturen, niet alleen pdf's. In de war? We vroegen Marc Van Thournout, lid van het Institute for Tax Advisors and Accountants en fiscaal boekhouder, wat de nieuwe wet precies inhoudt en wat Belgische bedrijven tegen januari volgend jaar moeten doen.
Wat zijn de voordelen van deze wet?
“Er zijn er veel. Voor bedrijven vermindert het gebruik van e-facturatie het gebruik van papier, maakt het archiveren efficiënter, biedt het meer veiligheid, voorkomt het fouten bij facturatie en betaling en leidt het tot een snellere betaling door de klant. Op grotere schaal zal het ook leiden tot minder belastingfraude en het onderzoeken van belastingdocumenten tijdens controles vergemakkelijken.
Maar het zal een aanzienlijke verschuiving in de manier van factureren vereisen. Een onderzoek uit 2020 toonde aan dat slechts 16% van de elektronische facturen gestructureerd waren.”
En wat is een gestructureerde factuur precies?
“Een gestructureerde factuur is een factuur waarbij de belangrijkste zones van de factuur - bijvoorbeeld de datum, het factuurnummer, het bedrag, het btw-bedrag enzovoort - zo zijn geformatteerd dat ze automatisch kunnen worden herkend. Dit betekent dat facturen veel efficiënter en nauwkeuriger verzonden, geaccepteerd en betaald kunnen worden.”
Betekent dit dat alle bedrijven dezelfde factuurindeling of hetzelfde systeem moeten gebruiken?
“Het enige wat ze nodig hebben is een systeem dat Peppol-BIS implementeert, een internationale standaard voor e-facturatie. Facturen die aan deze standaard voldoen zullen allemaal automatisch leesbaar zijn. Het hele punt van de wet is om dingen veel eenvoudiger te maken door middel van compatibiliteit.”
En geldt de wet voor alle Belgische bedrijven?
“Ze is van toepassing op B2B-transacties tussen btw-plichtige bedrijven. B2G-transacties - gemeenten of andere overheidsinstanties - vallen al langer onder deze verplichting.”
Hoe zit het met de kosten van deze overgang? Is er hulp beschikbaar?
“Ja, er zijn incentives ingevoerd om bedrijven te helpen bij de overgang. Vanaf 1 januari 2025 komen investeringen in e-facturatie in aanmerking voor een belastingaftrek van 120%.
Bedrijven die niet over de middelen beschikken om een eigen e-facturatiesysteem te implementeren, kunnen gebruik maken van het gratis online platform Hermes om e-facturen te verzenden en te ontvangen.
Tot slot helpen de erkende ITAA-leden bedrijven natuurlijk graag om over te stappen en te genieten van de voordelen in plaats van het alleen maar te zien als een extra administratieve last.”