Hebt u zich ooit afgevraagd hoeveel uur u per dag Outlook gebruikt? Wellicht is Outlook uw voornaamste werkinstrument, dag in, dag uit. Zijn talloze mogelijkheden kunnen uw dagelijks leven echter drastisch veranderen als ze voor de volle 100% worden benut!

Beslis om Outlook als een werkelijke personal assistant te gebruiken. Het systeem kan u helpen voor het beheer van uw inbox, met prioriteiten voor belangrijke mails, de opvolging van uw taken, het delegeren van sommige hiervan, een optimale organisatie van uw vergaderingen en efficiënte aantekeningen.

Met de voorwaardelijke lay-outing, de interne regels en de snelle acties geeft u niet alleen prioriteiten aan uw mails zodra ze binnen komen: u kunt ze ook automatisch verwerken. Met sommige opties stuurt u automatische rappels aan collega’s die belangrijke berichten niet snel genoeg bekijken. En u zorgt er eveneens voor dat uw berichten tijdens uw afwezigheid worden verwerkt, dat zij op een door u bepaalde datum vervallen of dat zij op een later tijdstip worden verstuurd.

Moet u regelmatig hetzelfde type bericht doorsturen, met daarin slechts één of twee nieuwe elementen? Vergeet dan het cutting & pasting van de vroegere tekst of de opslag van uw berichten als klad: het volstaat dat u modellen creëert en ‘Quick Parts’ gebruikt om automatische teksten te genereren!

Moet u veelvuldige of repetitieve taken verrichten? Outlook plant ze voor u in, stuurt tijdig rappelberichtjes en houdt u op de hoogte van de streefdatums. Op die manier organiseert u de workload optimaal, want de taken verschijnen duidelijk in de map ‘Taken’ en bovendien ook in de kalender, zonder de agenda te blokkeren!

Wenst u sommige taken aan collega’s toe te wijzen? Een mailtje of een telefoontje hoeven niet, want u kunt de opdrachten via Outlook doorsturen. U behoudt een kopie van de gedelegeerde taak in uw takenlijst en wordt ook via Outlook geïnformeerd wanneer de collega ermee klaar is. De streefdatum verschijnt bovendien in de kalender van de collega, die de taak op die manier niet zal vergeten!

Met Outlook beheert u ook al uw vergaderingen en controleert u bijvoorbeeld snel de beschikbaarheid van de uitgenodigde personen voordat u de meetingaanvraag uitstuurt.

Uw contactlijsten? Enkele kliks volstaan om gerichte distributielijsten samen te stellen en om bepaalde gegevens die bij meerdere contacten verschijnen, in één keer en in 2 seconden tijd te veranderen (een firmanaam, bijvoorbeeld).

Het neusje van de zalm: tijdens uw vergaderingen worden alle aantekeningen en te nemen acties onmiddellijk met Outlook gesynchroniseerd, dankzij OneNote.

Een supernuttige trick om prioriteiten toe te kennen aan uw mails zodra ze binnenstromen: als u een tijdje weg was van kantoor en uw inbox kondigt bij uw terugkeer 375 ongelezen mails aan, hoeft u hieraan geen uren meer te verspillen. U stelt Outlook zodanig in dat het onmiddellijk de prioritaire mails op een opvallende manier aangeeft.

Om dit te bereiken, klikt u op View/ View Settings / Conditional Formatting en voegt u er een of meerdere voorwaarden en de hiermee verbonden lay-out aan toe! Mails waarvan u de enige geadresseerde bent, kunnen dan bijvoorbeeld in het groen verschijnen, en mails van een belangrijke klant, in een vet en groter lettertype.

Dit is een voorbeeld tussen vele andere mogelijkheden die de gebruikers van Outlook meestal niet vermoeden!