Sinds 2006 maakt het online loket Irisbox administratieve stappen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest makkelijker. Tegen het einde van 2019 zou het platform 280.000 aanvragen bereikt moeten hebben.
Een halve dag vrijaf om een document bij de gemeente af te halen? Dat hoeft niet meer. Via Irisbox kunt u met enkele muisklikken uw gezinssamenstelling, geboorteakte of bewonerskaart downloaden. Meer dan 300 documenten van de gemeenten en gewesten zijn via de applicatie en website beschikbaar. De dienst werd in 2006 opgericht en kent een groeiend succes. “Het jaar waarin het elektronisch loket ontstaan is, telden we 131 documentaanvragen”, vertelt Céline Vanderborght, Smart City Manager bij het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG). “Eind juli 2019 hebben we het aantal aanvragen van heel 2018 al overschreden, namelijk 162.000. Tussen 2017 en 2018 kenden we al een stijging van 50% en voor 2019 rekenen we op een totaal van 280.000 aanvragen.”
De voornaamste gebruikers zijn burgers, maar eveneens bedrijven. “Parkeerkaarten, aanvragen voor tijdelijke bezetting van de openbare weg (verhuizing, filmopname, etc.), maar eveneens adreswijzigingen worden steeds vaker aangevraagd”, gaat Céline Vanderborght verder. “De applicatie wordt regelmatig geüpdatet. Onlangs hebben we slimme formulieren en nieuwe authentificatiesystemen ingevoerd en we proberen de samenwerkingen met de gemeenten te benadrukken: het platform biedt een unieke toegang voor de aanvragen van gewestelijke en gemeentelijke documenten.” Het zal vooral een uitdaging zijn “om de begrijpelijkheid van administratieve documenten te blijven verbeteren.”
Easy.brussels vereenvoudigt administratieve stappen
Eind 2015 werd er zelfs een Brussels agentschap opgericht om die administratieve stappen te vereenvoudigen: Easy.brussels. “Het is de taak van Easy.brussels om een netwerk te creëren opdat alle leidende ambtenaren van de besturen met elkaar zouden gaan praten” verduidelijkt Cathy Marcus, directrice van Easy.brussels. “Zo organiseren we ook om de twee maanden stuurcomités met de vertegenwoordigers van alle besturen. Bepaalde verantwoordelijken delen ons mee dat er nood is aan vereenvoudiging. Een zogenaamd ‘complex’ administratief proces wordt op basis van twee criteria geanalyseerd: het aantal stappen dat een burger moet ondernemen en het aantal overheidsdiensten dat een document doorloopt. Eens de nood vastgesteld is, starten we een onderzoek naar maatregelen voor administratieve lasten om te zien hoe we dit kunnen vereenvoudigen.”
Easy.brussels, wiens rol zich ook uitstrekt tot de Brusselse gemeenten, laat vervolgens de betrokken gemeenten de meest geschikte methode toepassen. Concreet heeft Easy.brussels op gewestelijk niveau al enkele Europese regels aangewend (overheidsopdrachten, elektronische facturatie, enz.) en vereenvoudigt het agentschap een aantal administratieve stappen in opdracht van Actiris, Leefmilieu Brussel en onlangs nog DBDMH, de Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp. Dankzij de nieuwe Once only-ordonnantie, die binnenkort in werking treedt in het Brussels Gewest, zou die vereenvoudigingsprocedure moeten uitgebreid worden. “Het idee van de ordonnantie is dat een persoon maar naar één bestuur moet om documentgegevens in te vullen”, benadrukt Cathy Marcus. “Het bestuur zal zo de gegevens moeten aanvullen die opgevraagd worden door andere Brusselse besturen.”
Volgens een studie van Easy.brussels zouden Brusselaars gemiddeld 2,3 administratieve stappen per jaar ondernemen. En 71% van de Brusselaars wil niet meer steeds dezelfde informatie voor verschillende documenten opsturen. Maar opgelet: 69% van de Brusselaars zou de fysieke loketten willen behouden.