De strijd om talent woedt meer dan ooit, zoveel is duidelijk. Daarom verwaarloost de werkgever best geen enkele manier om de beste medewerkers aan te werven en te behouden. Dit geldt vooral voor een intelligente werkomgeving, waarin de medewerker – zeker als hij tot de Y generatie behoort – optimaal comfort op kantoor ervaart.
Een recente studie van de Franse businessschool Essec stelt dat niet minder dan 93% van de jonge tewerkgestelden geen traditioneel kantoor wil. En 73% van de Franse werknemers zou de voorkeur geven aan samenwerkingsruimten. Bovendien is voor 40% van de werknemers in Frankrijk de plaats van tewerkstelling van cruciaal belang wanneer zij een nieuwe baan kiezen. Uit een studie van Dell/Intel over de werkruimte van de toekomst blijkt anderzijds dat 44% van de werknemers hun werkruimte als niet ‘smart’ genoeg beschouwt. Nu is het wel zo dat de gemiddelde werknemer ongeveer een derde van zijn of haar tijd op het werk doorbrengt…
Drie niveaus
De opbouw van een intelligente kantooromgeving maakt deel uit van een proces van digitale transformatie doorheen de ganse organisatie. De overgang van een fysieke werkplek naar een digitaal kantoor berust in de praktijk op drie pijlers.
Ten eerste, de ontwikkeling van een geschikte infrastructuur om de interne en externe connectiviteit te waarborgen. Het kan gaan om LAN- en WAN-netwerken, maar bv. ook om de convergentie van vaste en mobiele telefonie. Ook oplossingen voor gegevensopslag zijn vereist, idealiter in de cloud, om de weg te effenen naar veilige toegang op afstand en gegarandeerde bedrijfscontinuïteit. Bovendien maakt deze aanpak investeringen van het Opex-type (exploitatiekosten) mogelijk, in plaats van kapitaaluitgaven (Capex). Weliswaar is ook een infrastructuur op locatie het overwegen waard, evenals een hybride oplossing die platformen op locatie en cloudplatforms combineert. Uiteraard moet veiligheid in alle gevallen en formules een hoofdprioriteit blijven.
In de tweede plaats zal de organisatie zich moeten uitrusten met apparatuur die de werknemers bijstaat in hun werk (ter plaatse of op afstand) en dus in wezen mobiel is. Het gaat onder meer om laptops, tablets en smartphones, uiteraard beveiligd en aangepast aan de uiteenlopende activiteiten van werknemers. Evenzo zullen de communicatieplatforms spraakcommunicatie met IT-middelen moeten integreren, al dan niet via Unified Communications (UC).
Ten derde zal er een behoefte bestaan aan applicaties specifiek ontworpen voor team- en telewerken. Zulke tools kunnen intern worden geïnstalleerd. Een alternatief is de SaaS-modus (Software-as-a-Service of Software als een dienst), waar applicaties worden gehost op externe systemen en op afstand toegankelijk zijn, tegen betaling per gebruik. Naast tools voor het aanmaken en delen van bestanden, zal het bedrijf oplossingen voor videoconferenties implementeren, evenals gedeelde agenda- en kalendersystemen en realtimecommunicatie, om nog maar te zwijgen over de “klassieke” kantoorautomeringsapplicaties (de zogenaamde “productiviteitstools”).
Naast deze drie essentiële niveaus of pijlers zal het bedrijf moeten evolueren naar een lenige organisatie. Dat zal niet kunnen zonder de gebruikers nauw te betrekken via bewustwordingscampagnes en training. Het succes van een dergelijk project staat of valt namelijk met een gezond veranderingsbeleid en ieders betrokkenheid.
Voordelen
De digitalisering van de werkpost past in een proactieve aanpak die met het verleden breekt. Ze is vandaag ook een noodzaak voor bedrijven, onder andere met het oog op de mobiliteitsproblemen. Zo schatte De Standaard onlangs dat het tussen nu en 2030 onder gelijke omstandigheden 25 minuten langer zal duren om een rit van 50 kilometer af te leggen. De gemiddelde snelheid zal dus met 25% afnemen.
De voordelen van een smart office komen zowel de werkgever als de werknemer ten goede. Voor het bedrijf betekent de vermindering van de tijd onderweg een hogere productiviteit van de medewerkers. En de optimalisatie van de kantoorruimte resulteert in lagere kantoorkosten. In deze omstandigheden verklaren de werknemers meestal dat ze meer tevreden zijn met hun werk, omdat ze over betere instrumenten beschikken en tegelijkertijd profiteren van een beter evenwicht tussen werk en privéleven.
Daarnaast dient de ‘smart office’ de relatie met de economische partners van het bedrijf (en in eerste instantie met de klanten) te versterken. Een aangesloten organisatie is in staat om de klantervaring te verbeteren en zelfs nieuwe businessmodellen te ontwikkelen. In dit verband kan er zelfs sprake zijn van disruptieve technologieën, zoals bij Amazon, Uber, Airbnb of Netflix. Hedendaagse klanten vragen namelijk steeds meer bereikbaarheid, reactiviteit en personalisatie in hun contacten met het bedrijf.
Toch is het zo dat het ‘intelligente’ kantoor een aantal mindere kantjes vertoont. Zo bijvoorbeeld het moeilijke beheer van externe werknemers. Zulke virtuele teams vereisen een nieuwe aanpak van communicatie en samenwerking.
Y generation
Volgens adviesbureau PwC zal in 2020 één op de twee werknemers tot de Y generation behoren. Dit heeft de groep Schneider Electric (gespecialiseerd in de digitale transformatie van energiebeheer en automatisering in woningen, gebouwen, datacenters, infrastructuur en industrie) ertoe aangezet om zich intensief te verdiepen in intelligente gebouwen – en intelligente kantoren in het bijzonder. “Smart buildings zijn namelijk onlosmakelijk verbonden met smart offices”, verklaart Philippe Manche, sales manager bij Schneider Electric. “Slim bouwen maakt de werkomgeving inderdaad aantrekkelijker voor wie er werkzaam is, en laat het bedrijf zijn kosten beter beheersen, meer bepaald voor energie en gebruik van de ruimte. Zo hebben we in onze ‘Hive’ (Hall de l’Innovation – Vitrine de l’Énergie, de hoofdzetel van de onderneming in Parijs en tegelijk de showcase van de nieuwste Schneider Electric technologieën, nvdr) drie personeelsprofielen gedefinieerd, met geoptimaliseerde ruimten voor elk profiel. Sensoren gekoppeld aan badges meten het gebruik in real time en anticiperen op elke verandering in de werkorganisatie.”
In de praktijk zijn verschillende niveaus gepland: voor onderling verbonden producten, voor de besturing van installaties en voor gegevensanalyse met algoritmen die het ruimtegebruik anticiperen en optimaliseren. “Om de omgeving te optimaliseren, moet u die eerst met sensoren meten. Schneider Electric maakt daarbij gebruik van open protocollen die, met behulp van web services, op de markt aangeboden producten en toepassingen combineren”, aldus Philippe Manche.
Meer specifiek heeft Schneider Electric haar EcoStruxure-aanbod op drie niveaus gestructureerd: gekoppelde producten met geïntegreerde intelligentie voor een betere besluitvorming; controleapparatuur om on-site of remote operaties te beheren via de cloud; en toepassingen, analyse-instrumenten en diensten voor de implementatie van gekoppelde, open en communicerende systemen.
“Wij willen gebouwen ontwerpen waarin de werkkrachten tijd besparen en efficiënter werken”, vat Philippe Manche samen. “In de talentenoorlog die nu woedt, is het belangrijk om jongeren aan te trekken en te behouden. Het aantrekkingsvermogen van het bedrijf is namelijk essentieel geworden en vereist een intelligente werkomgeving.”
Uitdagingen
Tot slot gaat het intelligente kantoor het succes tegemoet als aan drie voorwaarden wordt voldaan: de keuze van op de organisatie afgestemde technologieën, de opleiding/bewustwording van medewerkers ten aanzien van nieuwe digitale tools en de aanpassing van de werkprocessen en -methodes aan deze nieuwe omgeving.
Elk bedrijf doet dit best in zijn eigen tempo, in functie van de ‘digitale maturiteit’ van zijn medewerkers. Laten we niet vergeten dat digitalisering een roadmap is, geen welomschreven doel. Stel daarom prioriteiten op basis van de uitgestippelde strategie. En begin misschien met een project dat weinig inspanning vereist en maximaal rendeert.