Met de #PlayFair BECI-beweging wil BECI kleine, middelgrote en grote bedrijven bewust maken van de soms dramatische gevolgen van te late of onbetaalde facturen.
De meest gebruikte excuses zijn direct gekoppeld aan de verzonden factuur. Dergelijke claims kunnen worden vermeden. Graydon, een Belgisch informatiebedrijf, gaf advies over het schrijven van correcte, duidelijke en efficiënte facturen. Hier kan je de zeven beste tips terugvinden:
- Zo snel mogelijk
Factureer uw klanten zo snel mogelijk, maximaal 5 dagen na de factuurdatum. Factureer vooral niet op een datum in het verleden, anders zal u zelf opdraaien voor de vertraging. - Nauwkeurige termijnen
Stel een duidelijke deadline voor het innen van uw betaling. Als uw klanten merken dat u niet erg streng bent met deadlines, zullen ze zichzelf ook toestaan om steeds later te betalen. - Duidelijke communicatie
Controleer of al uw zinsformuleringen duidelijk en nauwkeurig zijn. Uw klant moet geen vragen stellen, alles moet duidelijk zijn over hoe hij of zij u moet betalen voor de geleverde dienst of de verkochte goederen. De stappen moeten eenvoudig, correct en duidelijk geformuleerd zijn; er mag geen verwarring ontstaan. Zet je in de schoenen van de klant. Is deze factuur duidelijk te interpreteren? - Betrek de verantwoordelijken erbij
Boekhouding, verkoopafdeling, klantendienst, juridische dienst,… al deze afdelingen kunnen betrokken worden en bijdragen tot een correct facturatie en betalingsproces. - Perfecte leesbaarheid
Het is duidelijk en toch is het niet altijd het geval. Uw factuur moet perfect leesbaar zijn op het scherm en op papier! Stuur uw facturen altijd in PDF-formaat, zodat uw klanten ze niet hoeven te exporteren, opzoeken hoe ze het moeten doen, software downloaden, enz. - Schrijf in uw taal
Wettelijk gezien moeten de verplichte gegevens op uw factuur in de taal van de leverancier worden geschreven. Als dit niet het geval is, is het niet legaal. Voor de niet-verplichte velden hebt u daarentegen de keuze om ze in uw taal of in de taal van de klant te schrijven. - Elektronische facturen
Ze zijn goedkoper dan papieren facturen (6€ in vergelijking met 30€!) en maken een betere opvolging mogelijk. Elektronische facturen besparen tijd en geld. Het is duidelijker wanneer het verzonden is en ja kan automatische aanmaningen sturen.Dit zorgt voor een betere factuur opvolging en dus snellere betaling, automatisch gegenereerde en direct aan het bestand toegevoegde statistieken. De enige voorwaarde om er gebruik van te kunnen maken is inderdaad dat uw klant deze elektronische facturering accepteert. Zodra deze stap is gezet, is de eenvoud van e-facturatie aan u!
U heeft nu alle sleutels in handen zodat u geen klachten meer ontvangt van uw klanten.