Procedures, markttoegang, kansen, moeilijkheden, steunmaatregelen … Wat denken KMO’s echt over overheidsopdrachten? Wij vroegen het aan drie onder hen.
Marcel van Meesche, directeur van studiebureau 21solutions, dingt al 20 jaar mee naar overheidsbestellingen. “Overheidsopdrachten zijn voor ons uiterst belangrijk, ze vertegenwoordigen 75 tot 80% van onze omzet.” François Macq, gedelegeerd bestuurder van Macq Electronics, sluit zich hierbij aan: “Ook voor ons zijn overheidsopdrachten vrij belangrijk: elk jaar halen wij er meerdere binnen. Er wordt vaak gedacht dat grote ondernemingen meer kans maken om een overheidsopdracht uit te voeren dan een KMO, maar volgens mij is er ook een plaats weggelegd voor kleine bedrijven. Door onze lichte structuur kunnen wij flexibeler en sneller reageren, terwijl grote ondernemingen soms lang moeten wachten op toestemming van de hogere beslissingsniveaus.” Cordelia Orfinger, die aan het hoofd staat van Ecores, dat strategische adviezen inzake duurzame ontwikkeling verleent, bevestigt dat ook bij hen drie vierde van de omzet afkomstig is van overheidsopdrachten, vaak met een onderhandelingsprocedure. “Voor ons zijn vooral onze contacten doorslaggevend om toegang te krijgen tot overheidsopdrachten. Wij moeten ervoor zorgen dat allerlei administraties onze naam kennen en dat wij voorkomen op de lijsten van ondernemingen die worden aangesproken. Relationele aspecten zijn daarbij heel belangrijk.”
Zware en complexe procedures
Hoewel Marcel van Meesche veel jaren ervaring heeft, moet ook hij erkennen dat de procedures van overheidsopdrachten veel werk vragen en dat het niet altijd eenvoudig is om ze tot een goed einde te brengen. “Ik mag zeggen dat wij de procedures zelf nu vrij goed onder de knie hebben. Maar, afhankelijk van de omvang van de opdracht, is de administratieve rompslomp soms zwaar om te verteren. Bij een open procedure kom je al snel aan een dossier van 100 tot 150 pagina’s. Daar kruipt veel tijd in, terwijl we nooit zeker zijn dat onze inspanningen iets zullen opleveren”, legt hij uit. “Bovendien worden er steeds meer competenties van ons geëist. Het gebeurt vaak dat wij specialisten uit 3 of disciplines moeten samenbrengen of moeten samenwerken met partners. Ook de referentiedrempels komen steeds hoger te liggen.”
François Macq onderstreept dat niet alleen administratieve eisen hen parten spelen, maar ook de tijd die ze krijgen om mee te dingen naar een overheidsopdracht. “Bij sommige opdrachten krijgen wij ruim de tijd om zorgvuldig een dossier op te bouwen. Maar bij andere zijn de termijnen soms erg kort of ontvangen wij de vraag net wanneer er minder personeel aan de slag is, tijdens de zomervakantie of rond Kerstmis en Nieuwjaar. Anticiperen is dus essentieel.”
Voor de directrice van Ecores liggen de grootste moeilijkheden op een ander niveau: de relaties tussen de overheid en de dienstverlener. “Sinds een jaar of 3, 4 krijgen we steeds meer te maken met zogeheten ‘stock’-opdrachten of opdrachten op afroep (in plaats van forfaitaire opdrachten): je levert diensten, maar weet niet wanneer of hoeveel. Enerzijds blijft het onzeker hoeveel inkomsten dit zal opleveren, anderzijds moet je op piekmomenten op heel korte termijn teams kunnen inschakelen. Er komt een andere cultuur tot stand, waarbij de dienstverlener bij overheidsopdrachten een bufferfunctie vervult: hij mag naar hartenlust uitgeknepen worden. Je hoorde vroeger vaak dat je bij een overheidsopdracht tenminste de zekerheid had dat je betaald werd, maar met die stock-opdrachten is dat lang niet meer het geval.” Zij ziet nog een andere uitdaging: de opdrachten houden onvoldoende rekening met de financiële realiteit van de bedrijven. Die moeten voorschotten kunnen ontvangen of in regelmatige schijven betaald worden. “Soms moeten wij het opnemen tegen structuren die niet btw-plichtig zijn. Omdat de prijs vaak doorslaggevend is bij de toekenning van een opdracht, vertrekken wij vanuit een ongunstige startpositie als wij 21% btw moeten betalen.”
Er zijn nog verbeteringen mogelijk
Op onze vraag “Wat zou je kunnen helpen om toegang te krijgen tot overheidsopdrachten?” volgt een stortvloed aan ideeën. Marcel van Meesche wijst er bijvoorbeeld op dat verschillende administraties nu verschillende eisen opleggen aan bedrijven. Meer uniformiteit in de eisen en criteria van de aanbestedende overheden is volgens hem wenselijk. “Anderzijds stellen wij het zeer op prijs dat veel aanbestedende overheden nu zelf nagaan of bedrijven voldoen aan de uitsluitingscriteria. Wij hoeven dan niet langer de bewijslast te dragen.” Hij ziet nog een positief punt: “De structuur van de bestekken is geharmoniseerd, zodat ze gemakkelijker te begrijpen zijn en we minder snel iets vergeten.” Maar Cordelia Orfinger stelt vast dat sommige bestekken niet erg realistisch zijn. “Wij pleiten voor een gedachtewisseling tussen de administraties en de eventuele dienstverleners vóór een bestek wordt gepubliceerd, bijvoorbeeld bij onderhandelde procedures, waar de wet dit zelfs voorschrijft.”
Over één zaak zijn onze drie experts het eens: er zijn meer investeringen in opleiding en informatieverstrekking nodig. “Er bestaat nu al heel wat, maar de initiatieven zijn versnipperd”, zegt Marcel van Meesche. En François Macq voegt nog dit toe: “Ondernemers hebben eenvoudige, praktische gidsen nodig: welke fouten en valkuilen moet je vermijden, welke best practices zijn er, welke succesverhalen kunnen jonge bedrijven aanmoedigen?”
Zet de stap!
Ondanks alle moeilijkheden vinden de drie ondernemers dat het de moeite loont om deel te nemen aan overheidsopdrachten, die aanzienlijke mogelijkheden voor werk en inkomsten bieden. En hoe vaker je meedingt naar een overheidsopdracht, hoe eenvoudiger het wordt. Marcel van Meesche meent dat je als KMO vooral goed moet anticiperen en je werk coördineren. “Wij hebben onlangs onze interne procedures herwerkt. Zo vragen wij nu altijd meteen een attest van goede uitvoering aan onze klanten, zodat wij achteraf niet opnieuw contact moeten opnemen. Je wint veel tijd met een efficiënte aanpak”, zegt hij.
François Macq raadt ondernemers aan om proactief te zijn. “Eigenlijk kun je op twee manieren meedingen naar overheidsopdrachten: ofwel wacht je tot de opdrachten gepubliceerd worden en dien je dan een offerte in, ofwel probeer je al eerder informatie te krijgen bij de administraties. Dat laatste doen wij al een aantal jaren en het werkt! Op die manier zijn wij meteen mee en kunnen wij ons beter voorbereiden. Wij zoeken op voorhand naar oplossingen, partners en producten die zouden kunnen voorzien in de behoeften van de aanbestedende overheid. En wanneer dan het bestek gepubliceerd wordt, zijn wij al bijna klaar. Hoe sneller je belangstelling toont voor een opdracht, hoe groter je kansen om die ook binnen te halen.” Nog een tip: aarzel niet om een beroep te doen op je sectorfederatie, onder andere voor wat de opdrachtenclassificatie betreft.
“Voor een starter is het niet eenvoudig om de juiste referenties te geven”, aldus Cordelia Orfinger. “Samenwerken met partners is in dat geval een goed idee. Je steunt dan immers op de expertise van een bureau met meer ervaring of complementaire knowhow.” Zij vindt bovendien dat het menselijke aspect voldoende gewicht moet krijgen bij de veeleisende, strak gereglementeerde en administratieve procedures. “Als je een bestek ontvangt, luidt de gouden regel dat je contact opneemt met de klant om zijn vraag zorgvuldig te omschrijven. Wij doen dat systematisch en boeken er goede resultaten mee”, besluit zij.
François Macq (Macq Electronics)
Marcel van Meesche (21solutions)
Cordelia Orfinger (Ecores)
