Om contacten te leggen in het buitenland neemt u best deel aan een internationale vakbeurs. Ja, maar … Is het in het digitale tijdperk niet gemakkelijker en winstgevender om eerder kansen op het internet te benutten?
Een stand op het Salon du Chocolat in Parijs kost ongeveer 5.000 euro exclusief BTW. Bedrijven in de sector kennen het belang van hun aanwezigheid op de meest prestigieuze beurs van hun vakgebied. Maar als u hier vervoer, accommodatie en voedsel bijrekent, lopen de kosten voor drie personen op de stand tijdens de vijf beursdagen al gauw op tot meer dan 10.000 euro! Sommige bedrijven verkiezen daarom een goedkoper alternatief: de online aanwezigheid. Via websites, regelmatige nieuwsbrieven of aanhoudende marketingactiviteiten op hun Facebook-account, trekken zulke ondernemingen grote klanten van overal ter wereld aan. De virtuele vakbeurs wordt ondertussen een nieuwe trend op het web. Voor een paar honderd euro krijgt uw bedrijf een virtuele stand toegewezen, waar u zelf videocontent en presentatiedocumenten voor uw project kunt uploaden. De bezoeker surft op de beurssite, ontdekt de gangen in drie dimensies, klikt op uw stand voor informatie en begint zo nodig een gesprek met een medewerker, via messaging. Sommige Franse beurzen zijn zelfs 100% virtueel: de business-schoolbeurs, de franchisingbeurs en sommige events gewijd aan werkgelegenheid. Voordelen genoeg: u bespaart tijd en geld, sorteert heel gemakkelijk de gesprekspartners en stelt zich milieubewust op. Geen verplaatsingen, geen CO2-uitstoot! Het enige nadeel is dat zulke virtuele vakbeurzen nogal marginaal blijven en niet allemaal erkend zijn. Is de goede oude vakbeurs dan echt voorbijgestreefd?
Voeding en mode: wees erbij!
“Ik denk niet dat vakbeurzen achterhaald zijn“, zegt Isabelle Hamburger, voorzitter van Vervloet, een Belgisch bedrijf dat kunstsmeedwerk vervaardigt. “Met de deelname aan een internationale vakbeurs gaat inderdaad een aanzienlijke kost gepaard, maar we ontmoeten ongeveer 300 mensen op één evenement. Onder deze mensen bevinden zich een aantal bedrijven waar we al mee samenwerken en andere die we voor het eerst ontmoeten. Stelt u zich eens voor hoeveel verplaatsingen en reizen we zouden moeten organiseren als we individuele ontmoetingen zouden plannen.” Alle geïnterviewde stakeholders verdedigen het belang van een fysieke aanwezigheid op een beurs: “Virtuele bijeenkomsten zullen nooit het menselijke contact vervangen.” Vooral in sommige domeinen waar ontmoetingen gewoonweg fundamenteel zijn.
Isabelle Hamburger (kunstsmeedwerk Vervloet)
“Als bedrijf actief in de voedingsindustrie is het voor mij ondenkbaar om niet deel te nemen aan een fysieke vakbeurs“, zegt Catherine Bodson, manager van de conservenfabriek Pipaillon, die onder andere jam produceert. “Mensen moeten mijn producten zien, ruiken, aanraken en proeven.” Jean-Philippe Mergen, directeur van Enterprise Europe Network bij Beci, legt uit: “De sectoren waarvoor een fysieke aanwezigheid essentieel is, zijn mode, interieurontwerp en bouw. Anderzijds is de kans groter dat sectoren als IT deelnemen aan een virtuele vakbeurs.” De meerderheid van de geïnterviewde spelers stelt vast dat een handelsbeurs vooral aan waarde wint door de relevantie en de kwaliteit van de contacten.
België, 6e land op de Franse handelsbeurzen
Het succes van internationale handelsbeurzen? Bij gebrek aan statistieken is het onmogelijk om de situatie voor Brussel en België te schetsen. Sommige cijfers laten wel een trend zien, zo niet positief, dan toch stabiel. Frankrijk organiseert bijvoorbeeld liefst 450 beurzen per jaar, waarvan 320 vakbeurzen. Het aantal buitenlandse exposanten en bezoekers is er in 2017 toegenomen. Wat de exposanten betreft, is België de 6de meest vertegenwoordigde natie op Franse beurzen, na Italië, het Verenigd Koninkrijk en China. Aan de bezoekerskant staan de Belgen op de tweede plaats in Frankrijk (8,3%), net na de Italianen (9,4%), maar vóór de Spanjaarden en Britten. “Op sommige Franse beurzen zijn de Belgen zelfs de talrijkste bezoekers, zoals tijdens de optiek-beurs“, verklapt Gaëtan Lachapelle, directeur van Promosalons, het partnernetwerk van de Franse beurzen. Ook andere trends duiken op. “Jaar na jaar verplaatsen bedrijven minder werknemers“, vervolgt hij. “Anderzijds mobiliseren zich meer bedrijven op een beurs. Ze willen er natuurlijk zaken te doen, maar ook op de hoogte blijven van de concurrentie en van de jongste trends. Twintig jaar geleden konden sommige ondernemingen het zich nog veroorloven te komen paraderen. Vandaag moet er iets uit de bus komen!”
De collectieve stand: een efficiënt en kostvriendelijk alternatief
Volgens Promosalons brengt 1 euro die een bedrijf investeert in een beurs gemiddeld 10 euro omzet op. Een kwart van de omzet wordt tijdens de beurs gegenereerd, driekwart in de loop van de drie tot tien daaropvolgende maanden. “Dankzij beurzen hoeft een bedrijf niet overal ter wereld bijeenkomsten te organiseren”, zegt Gaëtan Lachapelle. “De versplintering van de inspanningen over meerdere showrooms en prospectiereizen is overbodig.”
Onredelijke bedragen uitgeven om aanwezig te zijn op een evenement hoeft al evenmin. Brussels Invest & Export biedt bedrijven een formule van collectieve aanwezigheid op beurzen. In 2016 zette deze gewestelijke organisatie 22 collectieve stands op. “De kost van een stand beheerd door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bedraagt ongeveer 10% van de totale kost van een ‘echte’ stand”, aldus Brussels Invest & Export. “Daarnaast kan het Gewest 75% van de reis- en verblijfkosten van starters voor zijn rekening nemen. Wij oordelen dat een bedrijf minstens op drie edities van de beurs aanwezig moet zijn om contacten te leggen.” De collectieve stand van het Brusselse Gewest is een uitstekende oplossing voor starters en kleine bedrijven. “Het is bijna de enige mogelijke optie voor een micro-onderneming als de mijne“, zegt Catherine Bodson, hoofd van Pipaillon. “Dit stelt mij in staat om zichtbaar te zijn en voordeel te halen uit de ervaring en de contacten van de economische en commerciële attachés van Brussels Invest & Export. Ik heb zelfs mijn grootste Belgische klanten ontmoet bij BioPhac in Duitsland.” Beci is eveneens een vooraanstaande partner: “Beci maakt deel uit van het Enterprise Europe Network“, legt Jean-Philippe Mergen uit. “We kunnen gemakkelijk zakelijke bijeenkomsten organiseren als aanvulling van de beurs.”
Al doen virtuele beurzen hun intrede in sommige sectoren, toch heeft de klassieke vakbeurs nog een mooie toekomst voor de boeg. De virtuele aanwezigheid geldt dan als een aanvulling.
Catherine Bodson (conservenfabriek Pipaillon)
5 tips voor een succesvolle beurs
De geïnterviewde experts stellen vijf punten voor waarmee u best rekening houdt om succesvol deel te nemen aan een internationale beurs:
- Zorgvuldig kiezen: Voor eenzelfde sector bestaan er vaak tientallen beurzen van allerlei omvang. De grootste is niet altijd de meest geschikte. Sommige kleinere evenementen werken soms doelgerichter, om een specifiek koperspubliek te bereiken.
- Op voorhand voorbereiden: Hoe eerder u uw standplaats reserveert, hoe beter u geplaatst wordt. Hetzelfde geldt voor reizen en accommodatie: vroeg boeken kost minder. Bereid ook de contacten voor die u waarschijnlijk zult ontmoeten en informeer hen vooraf van uw aanwezigheid.
- Proactief optreden: Het volstaat niet meer om alleen fysiek aanwezig te zijn op een stand. De mogelijkheden zijn legio, maak er gebruik van. Neem deel aan een forum of geef een voordracht om uw publiek te vergroten. Vraag de organisatoren om meer informatie.
- Een nieuwigheid voorzien: De nieuwigheid die uw bedrijf voorstelt zal klanten aantrekken die geïnteresseerd zijn in trends. Hiermee brengt u ook een contacten op gang om een breder scala van producten en diensten te presenteren.
- De follow-up verzekeren: Hebt u een heleboel contacten en visitekaartjes ingezameld? Laat ze niet liggen. Stuur e-mails en maak prijsoffertes zodra u terug op kantoor bent. En vergeet niet dat een beurs niet eindigt wanneer de deuren dicht gaan: op de website van de beurs geniet u het hele jaar door zichtbaarheid.