We verduidelijkten reeds de openbare aanbestedingsstrategieën van verscheidene grote organisaties van het Brusselse Gewest (CIBG, BGHM, LB, enz.). Onze reeks over overheidsopdrachten onderzoekt nu de sector van de openbare netheid. Mathieu Vrebosch, hoofd van de Inkoopcel van Net Brussel, wil Brusselse ondernemers attent maken op de vele zakelijke opportuniteiten die zijn ION in allerlei sectoren biedt.
Wie in de hoofdstad woont of werkt, kent meestal het Agentschap Net Brussel! We produceren allemaal afval – en moeten dus ook bijdragen tot de verwijdering ervan. Toch verdient Net Brussel dat we ons geheugen even updaten. Het agentschap is bijvoorbeeld een belangrijke werkgever, die bovendien een sterke groei doorstaat: sinds 1999 is het aantal werknemers gestegen van 1500 tot bijna 2800. Net Brussel staat ook – verspreid over het ganse Gewest – voor 11 vestigingen, 4 containerparken, een centrale garage en een administratieve zetel. En wat de schoonmaak betreft, zorgt het agentschap voor het onderhoud van 399 km wegen.
Talloze bestellingen voor werken, leveringen en diensten zijn van essentieel belang om deze “monsterorganisatie” operationeel te houden en haar de middelen te geven om haar taken uit te voeren. De heer Vrebosch verklapt dat jaarlijks 22 miljoen euro toegewezen wordt aan het budget, “uitsluitend voor logistieke aankopen, dus zonder de voertuigen of de infrastructuur!” Voor het wagenpark en de aankoop van voertuigen bedraagt de begroting in 2018 16 miljoen euro, btw inbegrepen. 8,5 miljoen wordt toegekend voor onderhoud en herstellingen.
Voor de uitvoering van dit aankoopbeleid beschikt het agentschap over een hecht team van inkopers, met ervaring in de aanbestedingswetgeving en kennis van de – ditmaal economische – realiteit van de markt voor allerlei apparatuur en uitrustingen. “Wanneer een inkoper bij ons een opdracht krijgt”, zegt Mathieu Vrebosch, “wordt hij – behalve in zeer technische onderwerpen, zoals IT – de referentiepersoon van A tot Z, met inbegrip van de uitvoering van het project. Op dat vlak onderscheiden wij ons van meerdere andere Brusselse ION’s, waar de uitvoering van het contract wordt overgelaten aan de teams op het terrein.”
Hindernissen? Werkelijke belemmeringen en fabeltjes …
Aanzienlijke budgetten, een grote diversiteit aan sectoren, de garantie van een onberispelijke kredietwaardigheid die kenmerkend is voor een ION, een kwaliteitsvolle opvolging … Deze combinatie zou op het eerste gezicht een echte “rush” van Brusselse ondernemers naar de door het agentschap gepubliceerde aanbestedingen moeten ontketenen! De werkelijkheid is echter minder rooskleurig. Dit is te wijten aan een reeks obstakels die bedrijven regelmatig aanhalen. Vraag is of deze valkuilen wel degelijk bestaan. Wat is waar en wat niet? Wat is het gevolg van misverstanden of van wijdverspreide geruchten en fabeltjes? Om hierin wat duidelijkheid te scheppen, aanvaardde onze gesprekspartner een onderscheid te maken tussen waar en onjuist.
- Onnodig complexe procedures? Hoe langer hoe minder waar! Veel ondernemers zijn er van overtuigd dat overheidsopdrachten, ondanks hun aantrekkelijkheid, een ware hindernissenparcours zijn die de meest hardnekkige ondernemers ontmoedigt. De heer Vrebosch nuanceert: “Openbare aanbestedingen stellen inderdaad een aantal regels en eisen, vooral op documentair vlak. Maar dit is het gevolg van de vele garanties die ze anderzijds bieden.”
Daarnaast is er de nieuwe wet van 2017 betreffende de overheidsopdrachten, die bedoeld is om de procedures te vereenvoudigen. De elektronische procedure is nu verplicht. De afschaffing van briefwisseling met de post heeft een hele reeks vertragingen, kosten en ondoorzichtige factoren uit de weg geruimd.
- Een geveinsde concurrentie? Dit is totaal ONJUIST! Een ander hardnekkig gerucht beweert dat de aanbestedende diensten “hun gewoonten” zouden hebben en systematisch met dezelfde bedrijven zouden samenwerken. De andere concurrenten zouden alleen dienen om de schijn te redden dat de wet wel degelijk werd toegepast. Hier aarzelt Mathieu Vrebosch tussen lachen en boos worden. “Misschien gebeurden zulke wantoestanden in het verleden – laten we eerlijk zijn – maar de recente aanscherping van de wetgeving en, meer specifiek, de overgang naar een elektronisch regime maken dit soort praktijken onmogelijk!”
- Prijzen die onmogelijk gedurende de gehele procedure te handhaven zijn? Gedeeltelijk WAAR, maar er bestaan trucs! Het is onmiskenbaar dat overheidsopdrachten zich onderscheiden door hun traagheid in vergelijking met de particuliere sector. Maar dit is geen nieuws en het zou niemand nog moeten verrassen. Laten we eenvoudigweg stellen dat dit type opdracht in een bedrijf niet moet dienen om dringend een gebrek aan bestellingen te verhelpen!
De heer Vrebosch wijst echter op de moeilijkheden die sommige bieders ondervinden met de geldigheidsduur van de offertes. Aanbieders beweren regelmatig dat de geldigheidsduur van de prijsofferte (90, 120 of zelfs 180 dagen) veel te lang zou zijn rekening houdend met de volatiliteit van de prijzen op de betrokken markten (zoals elektriciteits- of brandstofprijzen). Tussen de vraag van deze dienstverleners – van wie de offertes meestal een tiental dagen geldig zijn – en de “senatoriale” traagheid van de overheid moet een compromis worden gevonden. Ook al betekent dit dat het voorgestelde bedrag een veiligheidsmarge inhoudt.
Vaak miskende voordelen
De heer Vrebosch wijst bovendien op enkele waardevolle tips & tricks die de taak van de bieders kunnen vereenvoudigen:
- Gemakkelijk te raadplegen opdrachten: Sommige KMO’s raadplegen niet spontaan het Bulletin der Aanbestedingen (BDA). Andere hebben geen tijd. Vrebosch: “Er zijn bedrijven die – op basis van de zogenaamde NACE-codes – alle aanbestedingen per sector onderzoeken. Het kost minder dan 1000 € per jaar om steeds op de hoogte te blijven!”
- De prospectie die Net Brussel zelf doet: een aanbesteding waar geen (kwalitatieve) kandidaten op reageren is bijzonder frustrerend! Om steeds over competitieve aanbiedingen te beschikken, neemt het agentschap het voortouw met prospectieactiviteiten … in tempore non suspecto. “Als we weten dat we binnen zes maanden of een jaar verschillende kleine renovatieprojecten moeten uitvoeren op bepaalde gebouwen, nemen we dus systematisch – via de Gouden Gids – contact op met bedrijven die ons betrouwbaar lijken. Vervolgens vragen we een afspraak aan, belichten we de voordelen van zakendoen met een structuur als de onze, in de eerste plaats onze perfecte kredietwaardigheid. De Brusselse bedrijven moeten dan op de dag van onze oproep de gelegenheid niet laten voorbijschieten!”
- De verplichting tot verdeling in percelen, die gunstig is voor kleine aanbieders: Onze gast wijst op een derde troef, die specifiek in het belang van de KMO’s in de wet is opgenomen, namelijk de verplichting voor overheidsinstellingen om de opdracht zoveel mogelijk (en binnen redelijke grenzen!) te verdelen in percelen. Bijvoorbeeld door twee afzonderlijke bedrijven te belasten met de sloop van een ruïne en de bouw van een nieuw gebouw.
Deze verplichting is nogal zwaar voor de opdrachtgever. Telkens een overheidsinstantie daarvan wil afwijken, moet ze dit rechtvaardigen. Voor Mathieu Vrebosch is dit principe nog niet echt operationeel. Het zou best kunnen dat het als ‘mooi maar nauwelijks toepasbaar concept’ in een vergeethoek verzeilt. Deze verplichte verdeling van opdrachten in percelen bemoeilijkt aanzienlijk het leven van de opdrachtgever. Ze vereist namelijk de samenstelling van “x” verschillende opdrachten en vervolgens het parallelle toezicht op de uitvoering ervan. En in het geval van een geschil ontstaan er des te meer te beheren dossiers! Het principe werd daarom bijzonder slecht ontvangen in de verschillende afdelingen. Naast deze praktische tegenkanting rijst nog een ander, meer symbolisch bezwaar: de relatieve antinomie tussen de verplichte verdeling van opdrachten in percelen enerzijds en de sterk groeiende belangstelling voor centrale inkoop anderzijds. Hoe kun je tegelijk pleiten voor percelen en groepering?
Tot slot vertrouwt de heer Vrebosch zowel op de jurisprudentie als op de praktijk om te bepalen hoe overheidsopdrachten moeten worden beheerd. Hij beseft dat de huidige veranderingen geen verregaande gevolgen zullen hebben. Des te meer omdat het nu duidelijk is dat diensten aanbieden aan een of andere gewestelijke overheidsinstelling – en zeker aan Net Brussel – veel eenvoudiger en stimulerender kan zijn dan men zich meestal inbeeldt!