De nieuwe wet op overheidsopdrachten trad op 30 juni 2017 in werking en bracht aanzienlijke wijzigingen aan een reeds zeer ingewikkelde materie. Waar staan we, twee jaar later? Een overzicht met Christophe Dubois, advocaat en vennoot bij Equal Partners.
“Een van de grootste problemen met deze nieuwe wet is dat aanbestedende machten onvoldoende tijd hebben gehad om zich op de inwerkingtreding voor te bereiden, onder andere wat betreft de uitvoering van opdrachten”, steekt Christophe Dubois van wal. De regels voor de uitvoering van opdrachten werden trouwens pas begin juni 2017 beschikbaar. De aanbestedende machten kregen daardoor minder dan een maand de tijd om de regelgeving te assimileren en hun werkwijze bij te sturen.
“Ze waren onthutst, vooral door de maatregelen tegen sociale dumping in onderaanneming, door de herzieningsclausules en de toegestane wijzigingen. Ze hebben de grootste moeite gehad om zich deze nieuwigheden toe te eigenen. Twee en een half jaar later is dit nog steeds het geval.” Tegenwoordig nemen veel aanbestedende machten bijvoorbeeld genoegen met het louter overnemen van de herzieningsclausules die in de reglementering staan, zonder zelf een aantal eigen herzieningsclausules te voorzien. “Spijtig dat het Koninklijk Besluit niet veel vroeger werd uitgebracht. Op die manier hadden de aanbestedende machten zich met de materie vertrouwd kunnen maken.”
Meer risico’s en meer werk
Christophe Dubois wijst op een tweede moeilijkheid: de opname van sociale, ecologische en ethische clausules in het lastenboek. “Aanbestedende machten weten niet hoe ze daarmee moeten omgaan en gebruiken dus te goeder trouw modellen die ze op het internet vinden of die ze hebben gekregen, maar die weliswaar fouten bevatten.” En inzake uitsluitingsclausules oordeelt onze deskundige dat het administratief werk van de aanbestedende machten in omvang is verdubbeld voor opdrachten die de Europese drempel overschrijden. Anderzijds is er niets voorzien voor zeer kleine opdrachten.
“Je zou bijna kunnen stellen dat om een boeketje bloemen van € 30 te kopen, de aanbestedende macht ten minste drie economische spelers moet raadplegen en hiervan de bewijzen bewaren”, schertst Christophe Dubois, die meent dat dit echt te ver gaat. “In dit opzicht biedt de onderlinge verdeling van overheidsopdrachten een interessant alternatief.” Bovendien zal vanaf januari 2020 de totale dematerialisatie van overheidsopdrachten de economische spelers – KMO’s inbegrepen – ertoe verplichten hun offertes elektronisch in te dienen. “Dit betekent dat deze mensen over de nodige uitrusting en vaardigheden moeten beschikken en het verhoogt het risico dat offertes uit de selectie worden geweerd wegens een eventuele computerfout.”
Christophe Dubois stelt dat deze nieuwe wet een aantal maatregelen voorziet om KMO’s een gemakkelijker toegang te verschaffen tot overheidsopdrachten, maar die tegelijk de aanbestedende machten blootstellen aan extra risico’s. Een voorbeeld is dat de aanbestedende macht rekening moet houden met de verdeling van de opdracht in percelen. “Doet ze dit niet en er komt een klacht, dan neemt ze een risico.” Een ander voorbeeld is het onderzoek naar de regelmatigheid van de inschrijvingen, waarbij de aanbestedende macht de conformiteit van de prijzen moet controleren. “In principe is dit niet haar taak. Het maakt haar het leven bovendien erg moeilijk, zo niet onmogelijk, met een hoger risico van verhaal.”
Steeds ingewikkelder
Ook onder de inschrijvers heerst ongenoegen. “Ze hebben zich eveneens moeten aanpassen aan de nieuwe wetgeving, maar in tegenstelling tot de aanbestedende machten hebben zij in deze materies weinig of geen opleiding kunnen genieten. Er bestaan wel mogelijkheden, maar je moet er de tijd en de middelen voor hebben.” Kleine opdrachten zijn bijzonder aantrekkelijk voor KMO’s, maar de procedure is vandaag zodanig complex dat mensen ontmoedigd geraken. Onze deskundige raadt kleine bedrijven daarom aan om zo lokaal mogelijk te werken en zich bekend te maken bij de lokale aanbestedende machten, die heel wat opdrachten te gunnen hebben onder flexibelere voorwaarden.
Christophe Dubois: “Paradoxaal genoeg komt de vooruitgang van de nieuwe wetgeving niet rechtstreeks ten goede aan overheidsopdrachten. Sommige maatregelen zijn uiteraard positief, maar ze hebben geen invloed op de aanbestedingsprocedures als zodanig. De aanbestedende machten én de inschrijvers hebben vandaag duidelijk niet de vereiste vaardigheden om aan deze nieuwe eisen te voldoen. In de loop der jaren is deze regelgeving zo complex geworden dat het voor alle spelers rond overheidsopdrachten uiterst moeilijk is geworden om deze materie te beheersen en de relevante jurisprudentie te volgen.”
Christophe Dubois
Elektronische facturatie op komst
Naar aanleiding van de opname van een Europese richtlijn in onze nationale wetgeving moeten al onze administraties sinds april 2019 e-facturatie aanvaarden als onderdeel van hun overheidsopdrachten. Uitleg krijgen we van Brahim Ammar Khodja, project manager bij Easybrussels, het Brusselse Agentschap voor administratieve vereenvoudiging.
Wat is een elektronische factuur? Elke factuur die wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm (XML-format), waardoor zij automatisch en elektronisch kan worden verwerkt. Concreet vertrekt dit type factuur rechtstreeks van het boekhoudpakket van de leverancier naar een gelijkaardig pakket bij de klant, zonder menselijke tussenkomst. Gescande of PDF-facturen die per e-mail vertrekken worden daarom niet beschouwd als elektronisch.
Welke voordelen houdt e-facturatie in voor ondernemingen? Om te beginnen een administratieve vereenvoudiging. Elektronische facturatie elimineert manuele taken en de gegevensinput bij het opstellen van de factuur. U bespaart er dus geld mee, zowel bij het verzenden als bij het ontvangen. Het Federaal Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging berekende dat een overschakeling naar 100% elektronische facturatie in België jaarlijks meer dan 3 miljard euro zou besparen. Automatisering gaat ook gepaard met een kortere betalingstermijn, zeker welkom bij zelfstandigen en kleine bedrijven die het zich niet kunnen veroorloven om lang te wachten op betaling. Tot slot vermindert e-facturatie de impact op het milieu ten opzichte van papieren of e-mail facturen.
Zijn bedrijven nu verplicht om elektronische facturen naar administraties te sturen? Daartoe bestaat er in België nog geen algemene verplichting. Sommige administraties leggen dit echter al op aan hun leveranciers, vooral in Vlaanderen. Ook het Brusselse Gewest wil hier vanaf 2020 mee opschieten, maar voorziet een begeleiding van de zelfstandigen en kleine ondernemingen.
Hoe kunnen zelfstandigen en KMO’s die niet over de nodige IT beschikken, elektronische facturen sturen? Er bestaan vandaag tientallen oplossingen voor boekhoudkundig beheer waarmee elektronische facturen volgens de regelgeving kunnen worden verstuurd. Bedrijven die niet zijn uitgerust nemen best contact op met hun huidige leverancier of raadplegen het internet.
Wat beveelt u aan inzake elektronische facturatie voor Brusselse KMO’s? De stap naar elektronische facturatie betekent modernisering en besparingen. Ik raad deze bedrijven dan ook aan zich te informeren en de oplossing te kiezen die bij hun situatie past.
Brahim Ammar Khodja (Easybrussels)