Wegenwerken, renovatie van een school, aankoop van voorraden, onderhoud van parken, snoeien van bomen, bouw van administratieve gebouwen … In een gemeente gebeurt bijna alles via overheidsopdrachten. Hoe dit in de praktijk werkt, vernemen we van drie deskundigen.
Een gemeente hangt volledig af van overheidsopdrachten voor de aankoop van computers, de renovatie van een turnzaal, verzekeringen, energie, afvalbeheer … De lijst is haast oneindig. De gemeente Elsene gunt bijvoorbeeld jaarlijks gemiddeld 500 overheidsopdrachten, voor een totaal bedrag van ongeveer 25 miljoen euro. Alle gemeenten moeten zich neerleggen bij de aanbestedingsregels, maar sommige hebben er meer moeite mee dan andere. “Gelukkig beschikken we binnen de administratie van Elsene over experts op het gebied van overheidsopdrachten. We hebben een centraal inkoopkantoor, een visum voor openbare aanbestedingen en een afdeling interne controle. Deze deskundigen helpen onze bedienden om de dossiers door de ganse procedure te loodsen”, zegt Isabelle Paiva, Directrice van de dienst Interne Controle van de gemeente Elsene.
Voor gemeenten die een dergelijke expertise niet in huis hebben, kan het beheer van overheidsopdrachten al gauw een complex gedoe worden. Marie-Pascale Fantuzzi, belast met de directie Plaatselijke Overheidsopdrachten binnen Brussel Plaatselijke Besturen (BPB), oordeelt dat een opleiding noodzakelijk is voor een goede en efficiënte gunning van een overheidsopdracht. “We hebben hier te maken met een zeer technische materie die constant in evolutie is. We moeten ons voortdurend op de hoogte houden van de regelgeving en de jurisprudentie. Vandaar het belang dat bedienden toegang krijgen tot zoveel mogelijk opleidingen.” Zij vindt dit van doorslaggevend belang, zeker omdat het steeds mogelijk is dat iemand in beroep gaat, wat soms zware financiële sancties als gevolg heeft. “Gemeenten moeten daarom bijzonder waakzaam zijn en dit risico zoveel mogelijk indijken. Naast het risico van een gerechtelijke procedure kan ook het toezichtorgaan ingrijpen (met een schorsing of een intrekking van de tenuitvoerlegging) in het raam van het administratieve toezicht van het Brusselse Gewest (via BPB).”
Flinke uitdagingen
Naast de opleiding van ambtenaren gaat een goed beheer van overheidsopdrachten in de gemeenten met een aantal uitdagingen gepaard.
Om te beginnen de zeer hoge rotatie van medewerkers. “We hebben inderdaad moeite om opgeleide medewerkers hier te houden”, betreurt Isabelle Paiva. “De bezoldigingen die lokale overheden betalen zijn onvoldoende competitief, vergeleken met wat andere aanbestedende machten of de privésector aanbieden. Goed opgeleide ambtenaren krijgen al gauw elders een interessanter aanbod. We moeten dus voortdurend nieuwe medewerkers aanwerven en telkens investeren in hun opleiding.”
De tweede uitdaging is de zware werklast. Als de gemeenten meer tijd hadden, zouden ze meer onderzoek en voorafgaand overleg kunnen doen om een beter inzicht te krijgen in wat de markt te bieden heeft. “Onze ambtenaren kunnen daar helaas vaak niet de nodige tijd aan besteden, met alle gevolgen van dien voor de kwaliteit van de dossiers”, vertelt mevrouw Fantuzzi. Een vrij ergerlijke situatie in feite, want precies het zoeken naar de beste prijs-kwaliteitverhouding en daadwerkelijke mededinging bij overheidsopdrachten zouden twee belangrijke doelstellingen van aanbestedende machten moeten zijn. In Elsene ligt 75% van de door de gemeente gegunde overheidsopdrachten onder de drempel van 30.000 euro – en hoeft daarom niet in het Belgisch Staatsblad te worden gepubliceerd. “Toch publiceren we regelmatig kleine opdrachten op het Freemarket-platform”, zegt Isabelle Paiva. “Dat doen wij om niet altijd dezelfde ondernemers te benaderen en om de toegang tot overheidsopdrachten maximaal uit te breiden.”
En ten slotte moet in het Brusselse Gewest alles wat een officiële publicatie vereist, in beide talen beschikbaar zijn. Sommige gebieden vereisen een zeer specifieke of technische woordenschat.
Een bundeling van vaardigheden
Marie-Pascale Fantuzzi stelt in de praktijk vast dat niet gespecialiseerde bedienden worden gevraagd om overheidsopdrachten te gunnen. Dit verhoogt het risico op fouten. De deskundige oordeelt dat de professionalisering van de aanbestedingsfunctie dit probleem gedeeltelijk zou oplossen: “Europa buigt zich momenteel over deze problematiek en bepaalde conclusies beginnen nu naar het federale niveau door te sijpelen.”
Naast opleiding verdienen ook andere oplossingen te worden verkend. Zo kunnen gemeentelijke ambtenaren elke overheidsopdracht waarmee zij belast zijn, voorleggen aan een specialist die intern of bij een andere lokale overheid werkt. Ze kunnen ook advies inwinnen bij de ambtenaren van de directie Plaatselijke Overheidsopdrachten van de BPB. De gemeente kan verder beslissen haar bestellingen toe te vertrouwen aan een interne of externe inkoopcentrale. En meerdere gemeenten kunnen gezamenlijk een opdracht gunnen. Op die manier delen die gemeenten hun middelen, expertise en vaardigheden.
De hulp van een Werk- en Informatiegroep
Het delen van kennis en goede praktijken is ook wat de Werk- en Informatiegroep Overheidsopdrachten (WIG OO) nastreeft. Op initiatief van Elsene, in samenwerking met de gemeente Evere en met de steun van het Brusselse Gewest via BPB, brengt de WIG OO al de mensen samen die belast zijn met het beheer van de overheidsopdrachten in alle gemeenten, OCMW’s en Brusselse politiezones. “We richten ons tot alle werknemers in deze sector die tijdens hun werk met vragen worden geconfronteerd”, aldus Martine Draps, coördinatrice van de WIG.
“Vier keer per jaar organiseren we voltallige vergaderingen waarin specialisten specifieke vraagstukken van ons beroep aankaarten. Tijdens de vorige sessie kwam bijvoorbeeld het vraagstuk van opdrachten voor juridische diensten ter sprake.” Na de uiteenzettingen volgt steeds een vraag- en antwoordsessie. Martine Draps stelt dan vast hoe groot de behoefte aan informatie onder de deelnemers wel is. “De mensen waarderen de mogelijkheid om ideeën uit te wisselen over de moeilijkheden die ze tegenkomen en om goede praktijken te delen.” De gemeenten, OCMW’s en politiezones kunnen de WIG OO dan bijvoorbeeld om voorbeelden van bestekken vragen, om niet steeds van scratch te beginnen en op die manier tijd te besparen. “We positioneren ons als een groot netwerk van experts op het gebied van overheidsopdrachten, met de bedoeling elkaar te helpen bij de uitvoering ervan”, zegt de coördinatrice. Ze merkt trouwens op dat de vraag voortdurend toeneemt. Laten we ook vermelden dat rond oktober elk jaar een colloquium plaatsvindt over een actueel thema. Isabelle Paiva bevestigt dat de hulp van de WIG OO bijzonder waardevol is: “Vandaag kunnen we niet meer zonder”.
