5 valkuilen om te ontwijken bij ontslag

[Coproductie] Een ontslag is altijd een moeilijk moment in het leven van de werknemer en de werkgever. Als je geen andere keuze hebt, zijn er een aantal verplichtingen die je in acht moet nemen zodat alles zo correct mogelijk verloopt. En hoewel de wet ze duidelijk vermeldt, krijgen werkgevers nog vaak af te rekenen met schadeclaims. Van het slechte nieuws brengen tot de outplacementbegeleiding: wat zijn de belangrijkste valkuilen tijdens het delicate ontslagproces?

Valkuil 1: een fout in de ontslagbrief

Het volstaat niet om een arbeidsovereenkomst van een medewerker mondeling te beëindigen: de wet verplicht je om hem of haar hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. Bovendien moet de brief waarmee je de arbeidsovereenkomst opzegt aan bepaalde regels voldoen. Als je er één over het hoofd ziet, kan de rechter het ontslag als verbreking van de arbeidsovereenkomst beschouwen, met zware boetes tot gevolg.

Je ontslagbrief moet:

• de aanvangsdatum en de duur van de opzegtermijn vermelden;
• opgesteld zijn in de taal van de regio waar de hoofdzetel van je onderneming is gevestigd – ook als dat niet de taal is die je medewerker spreekt;
• aangetekend worden verzonden of door een deurwaarder persoonlijk worden overhandigd.

Valkuil 2: onvoldoende motivering van het ontslag

Wanneer je je werknemer op de hoogte brengt van het ontslag, is het aanbevolen uit te leggen waarom. Meer nog, ontsla je een vaste medewerker die langer dan zes maanden in dienst was, dan heeft hij het recht om een schriftelijke motivering te eisen. Concreet kan hij daar tot twee maanden na het einde van zijn arbeidsovereenkomst met een aangetekend schrijven om vragen. Is er een opzegtermijn voorzien, dan kan dat zelfs tot zes maanden na het ontslag. Uitzonderingen op die regel zijn bijvoorbeeld ontslag wegens definitieve stopzetting van de activiteit of sluiting van de onderneming, collectief ontslag of ontslag om dringende redenen.

Vermijd vage of onnauwkeurige redenen. Je argumentatie moet rusten op feiten, niet op vermoedens of gevoelens. Als de reden voor het ontslag verband houdt met slechte prestaties, kun je bijvoorbeeld verwijzen naar de verslagen van evaluatie- en begeleidingsgesprekken en/of naar schriftelijke waarschuwingen die je de werknemer de afgelopen maanden gaf.

Sommige redenen zijn eenvoudigweg uitgesloten: de gezondheidstoestand van je medewerker kun je nooit als rechtvaardiging voor een ontslag inroepen.

Ook goede redenen die je slecht communiceert, kunnen je een boete opleveren. Die kan oplopen tot twee maanden loon. Let daarom op volgende zaken:

• Verlies de wettelijke termijn niet uit het oog: nadat je het verzoek om schriftelijke motivering ontving, heb je twee maanden de tijd om erop te reageren.
• Formuleer je antwoord in de taal van de regio waar de hoofdzetel van je onderneming is gevestigd – ook als dat niet de taal is die je medewerker spreekt.
• Tot slot moet je je antwoord aangetekend

Valkuil 3: Een ‘dringende reden die er geen is

Bij een ‘dringende reden’ heb je het recht om een arbeidsovereenkomst onmiddellijk te beëdigen, zonder opzegtermijn, verbrekingsvergoeding of outplacementbegeleiding. Wat een ‘dringende reden’ precies inhoudt, is echter niet duidelijk omschreven in de wet. Ze wordt eenvoudigweg omschreven als “de ernstige fout die elke verdere professionele samenwerking tussen beide partijen onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt.”

Hier bestaat de valkuil erin dat feiten worden verward met ernstige fouten, die volgens de rechter niet als dusdanig kunnen worden bestempeld. Een jurist kan je helpen om het onderscheid te maken en zo’n betwisting voor de rechtbank te vermijden. Hij of zij kan je ook zeggen welke procedure je bij welk type ontslag moet volgen.

Valkuil 4: geen rekening houden met een mogelijke ontslagbescherming

Heel wat werknemers genieten een specifieke ontslagbescherming. Die belet je niet om hen te ontslaan, maar vereist wel dat je aanvullende stappen moet doorlopen. Als je die vergeet, loop je het gevaar aanzienlijke (forfaitaire of specifieke) verbrekingsvergoedingen te moeten betalen.

Er moet waarschuwingslampje gaan branden als de persoon die je wilt ontslaan:

• zwanger is;
• borstvoedingsverlof, adoptieverlof, vaderschapsverlof of omgezet moederschapsverlof heeft aangevraagd;
• opleidingsverlof, tijdskrediet of loopbaanonderbreking heeft aangevraagd;
• een klacht over gendergelijkheid heeft ingediend of een psychosociale interventie heeft aangevraagd voor geweldpleging, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk;
• een vakbondsmandaat of een politiek mandaat uitoefent;
• de functie uitoefent van preventieadviseur, persoon die verantwoordelijk is voor giftig afval, coördinator van het milieueffectrapport enz.

De ontslagbescherming geldt ook in uitzonderlijke situaties zoals een fusie/overname of de invoering van nieuwe technologie met gevolgen voor de collectieve tewerkstelling (in ondernemingen met minstens 50 werknemers). Je moet aantonen dat de reden voor hun ontslag helemaal niets te maken heeft met de reden die de toekenning van de bescherming rechtvaardigt.

Valkuil 5: een outplacementverplichting over het hoofd zien

Als de werknemer die u ontslaat al een bepaalde leeftijd heeft, vergeet dan niet na te gaan of hij recht heeft op outplacement – een professionele dienst die de medewerker in kwestie helpt om zo snel  mogelijk een nieuwe baan te vinden.

Behalve bij een ontslag om dringende redenen moet je deze diensten aanbieden aan de werknemer die:

• recht heeft op een opzegtermijn of een opzegvergoeding van minimaal 30 weken, of
• 45 jaar of ouder is en minimaal een jaar voor je in de privésector werkte.

Wat kost een ontslag je als werkgever?

Een medewerker ontslaan heeft aanzienlijke financiële gevolgen voor je onderneming. Bovenop de ontslagvergoeding komen ook nog kosten voor de zoektocht naar of de opleiding van een nieuwe medewerker. Uitgaven die bedrijven wel eens uit het oog verliezen.  Hoeveel je precies moet betalen, hangt af van medewerker tot medewerker. In dit artikel vind je een voorbeeld.

Jean-Luc Vannieuwenhuyse
Juridisch adviseur
SD Worx