[Gastartikel]
Vergoedingen van werkelijk gemaakte kosten door werknemers voor de uitoefening van hun functie zijn, in principe, vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen. Hieronder vallen bijvoorbeeld kosten voor telewerk, kosten voor het beroepsmatig gebruik van een wagen (parking, carwash enz.) alsookook representatiekosten (relatiegeschenken, uitgaven voor het bijwonen van professionele evenementen, koffie enz.).
Forfaitaire kostenvergoedingen gebruiken is mogelijk, maar dit moet weloverwogen gebeuren.
In dit verband kennen talrijke ondernemingen de betrokken werknemers een forfaitaire kostenvergoeding toe, heel vaak op maandelijkse basis. Een vergoeding op reële basis, op vertoon van bewijsstukken, kan immers een te grote administratieve last voor de werkgevers betekenen. Werkgevers moeten hun beleid inzake forfaitaire kosten echter zorgvuldig uitdenken. Er moet rekening gehouden worden met diverse aandachtspunten (uitsplitsing van kosten, fiscale ruling, policy, enz.) De RSZ-inspectie eist immers regelmatig dat de werkgever de werkgevers- en persoonlijke socialezekerheidsbijdragen (eventueel met sancties) op alle of een deel van de forfaitaire bedragen regulariseert.
In dit verband voert de RSZ, naast het bestaan van combinaties met reële terugbetalingen via onkostennota’s, vaak aan dat de werkgever onvoldoende bewijs levert van de realiteit van de door de werknemers gemaakte beroepskosten en de daaruit voortkomende kostenberekening om te komen tot de vergoeding van de kosten met de toegepaste forfaits. Dit geldt vooral voor representatiekosten. Soms eist de RSZ zelfs, voor het verleden, bewijsstukken voor deze uitgaven (tickets, enz.), terwijl de werkgever niet redelijkerwijze over deze documenten beschikt omdat hij forfaitaire bedragen heeft gebruikt, wat bovendien is toegestaan door de rechtspraak en de “Instructies” van de RSZ zelf.
In beginsel is het aan de werkgever om de realiteit van de door de forfaitaire vergoedingen gedekte uitgaven aan te tonen.
Uiteraard ligt de bewijslast in deze materie juridisch bij de werkgever. De socialezekerheidsbepalingen vereisen namelijk dat in geval van betwisting van de werkelijke aard van de door de werkgever gedragen kosten, de werkgever de realiteit van deze kosten moet aantonen door middel van bewijsstukken, of, wanneer dit niet mogelijk is, door elk ander bewijsmiddel dat volgens het gemene recht is toegestaan (met uitzondering van de eed). Daarom lijken de eisen van de RSZ vaak overdreven in het kader van deze bepaling, die op een redelijke en evenwichtige wijze moet worden toegepast.
Deze bewijslast moet echter worden gemilderd. De rechtspraak bevestigt dit.
In een arrest van 2 juni 2022 heeft het Arbeidshof te Bergen hier terecht aan herinnerd. Zo geeft het Hof in het algemeen aan dat voor dit soort kosten, die beperkt zijn, van de werkgever niet wordt verlangd dat hij ze voor elke werknemer bewijst, maar dat hij aantoontdat wat hij in dit verband heeft vastgesteld reëel is, en de kosten aldus daadwerkelijk bestaan. Daartoe kan de werkgever alle bewijsmiddelen aanwenden waarover hij beschikt, met uitzondering van de eed.
Meer bepaald wat de representatiekosten betreft, zoals de kosten van drankjes, de kosten van kleine persoonlijke geschenken en attenties aan klanten, enz…, is het Hof van oordeel dat deze moeilijk met bewijsstukken kunnen worden aangetoond, zonder dat een onevenredige administratieve last wordt opgelegd aan zowel de individuele werknemers als de werkgever in het algemeen. Volgens het Hof zijn dergelijke uitgaven voor werknemers met een leidinggevende- of vertrouwensfunctie, waaronder een vertegenwoordigende functie, of simpelweg omdat zij veelvuldig contact hebben met verschillende externe partners, realistisch om het imago en de vertegenwoordiging van de onderneming bij laatstgenoemden te waarborgen. Deze kosten moeten derhalve worden beschouwd als kosten eigen aan dewerkgever die zijn vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.
Samenvattend
Uit het voorgaande blijkt dat de werkgever, ook al kan hij zich niet aan de bewijslast onttrekken, vooral moet aantonen (aan de hand van functiebeschrijvingen, agenda’s, enz.) dat de door hem toegepaste forfaitaire kosten aannemelijk zijn, gelet op de aard van de door de betrokken werknemers verrichte werkzaamheden en de daarmee gepaard gaande uitgaven, en dat de toegekende forfaitaire bedragen redelijkerwijs in verhouding staan tot het werkelijke niveau van de door de betrokken werknemers in de uitoefening van hun werkzaamheden gemaakte kosten) Als dit bewijs op de een of andere manier wordt geleverd, zijn de forfaitaire bedragen gerechtvaardigd. De RSZ kan dus niet meer eisen van de werkgever en kan aldus zeker geen stukken eisen die de cijfers staven.
Over de auteur
Nadège Toussaint, Senior Associate Lawyer at Claeys & Engels
