Sinds 2007 voorziet de Wet op Arbeidsovereenkomsten de mogelijkheid om arbeidsovereenkomsten elektronisch te ondertekenen. Ook in arbeidsrelaties is de behoefte om documenten elektronisch te ondertekenen alleen maar groter geworden door de wijziging in werkmethoden, zeker na de coronacrisis. Waar moeten werkgevers op letten?
Elektronische handtekening gaat hand in hand met elektronische archivering
Volgens de Wet op Arbeidsovereenkomsten is een arbeidsovereenkomst die elektronisch is ondertekend met behulp van een elektronische handtekening die is gemaakt via de elektronische identiteitskaart (of een ander instrument dat aan dezelfde veiligheidsvoorwaarden voldoet) gelijkwaardig aan een arbeidsovereenkomst met handgeschreven handtekeningen. Als de arbeidsovereenkomst elektronisch wordt ondertekend, moet bovendien een exemplaar van de overeenkomst worden gearchiveerd bij een erkende dienstverlener van elektronische archivering.
Het pijnpunt betreft deze laatste voorwaarde: ondanks de inwerkingtreding van de tekst in 2007 was tot voor kort geen enkele dienstverlener van elektronische archiveringsdiensten erkend. Sinds eind 2023 is er nu één erkende dienstverlener voor elektronische archivering (Elektronische handtekening en andere vertrouwensdiensten | FOD Economie (fgov.be).
Weinig risicovolle alternatieven
Sinds 2016 voorziet een Europese verordening (die dus boven de Belgische wetgeving staat) in de voorwaarden voor de geldigheid van elektronische handtekeningen. Het niet gebruiken van een erkende elektronische archiveringsdienst heeft geen invloed op de geldigheid van handtekeningen die voldoen aan de voorwaarden van deze verordening.
Zo wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening (d.w.z. een handtekening gebaseerd op een certificaat waarmee de ondertekenaar met zekerheid kan worden geïdentificeerd) gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening. Als de werkgever een dergelijk systeem gebruikt (bv. een handtekening gegarandeerd via een identificatie op basis van de identiteitskaart), is geen betwisting over de betrouwbaarheid van deze handtekening mogelijk.
Veel bedrijven maken ook gebruik van niet-gekwalificeerde handtekeningen. Het gebruik van een niet-gekwalificeerde handtekening maakt deze handtekening op zich niet ongeldig. In dit geval moet worden aangetoond dat de persoon die een niet-gekwalificeerde handtekening heeft gebruikt, de bedoeling had zijn akkoord te geven over de inhoud van het document. Dit is doorgaans niet zo moeilijk: bij het ondertekenen van documenten via een elektronische handtekening worden dikwijls ook e-mails uitgewisseld (bv. om de te ondertekenen documenten uit te wisselen). Hierdoor zijn latere betwistingen over de geldigheid van handtekeningen eerder onwaarschijnlijk.
Ondanks dat het gebruik van dergelijke alternatieve systemen van ondertekening strikt gezien niet in overeenstemming is met de Belgische wet, zijn hieraan dus weinig risico’s verbonden.
Julien Hick, partner bij AKD Benelux advocatenkantoor
Heleen Franco, advocaat bij AKD Benelux advocatenkantoor