Gegevensbescherming en vertrouwelijkheid: de 5 goede reflexen bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst

Het einde van een arbeidsrelatie vormt vaak een delicate situatie, vooral omdat bepaalde verplichtingen van kracht blijven voor beide partijen na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dit geldt met name op het gebied van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Om schadelijke gevolgen te voorkomen, vooral voor de werkgever, is het de moeite waard om op een paar basisprincipes te wijzen:

1. Herinner de vertrekkende werknemer aan zijn verplichtingen op het gebied van vertrouwelijkheid

Artikel 17, 3°, a) van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten voorziet in een algemene geheimhoudingsplicht van de werknemer (bedrijfsgeheimen, zakengeheimen, enz.), zowel tijdens als na de beëindiging van de overeenkomst. De formulering van dit artikel wordt soms volledig overgenomen in de arbeidsovereenkomst. Een geheimhoudingsclausule kan ook gedetailleerd aangeven om welke informatie het gaat en wat de eventuele sancties zijn (meestal schadevergoeding, waarvan de toepassing echter ter beoordeling van de rechtbank blijft).
Om de gegevens van de onderneming te beschermen, is het voor de werkgever belangrijk om de vertrekkende werknemer te herinneren aan de voortzetting van zijn wettelijke verplichtingen op het gebied van vertrouwelijkheid (bijvoorbeeld in de ontslagbrief). Als er geen geheimhoudingsclausule in de arbeidsovereenkomst is opgenomen, kan het raadzaam zijn om een dadingsovereenkomst te sluiten waarin een geheimhoudingsclausule is opgenomen, of zelfs andere beschermende clausules, zoals een clausule die de werknemer verbiedt om de gegevens van de ondernemingte kopiëren en te wissen, een clausule met betrekking tot sociale media, enzovoort.

2. Beperk de communicatie met betrekking tot het einde van de arbeidsrelatie

Sommige ondernemingen hebben de gewoonte om personeelswijzigingen aan te kondigen via e-mail, op hun intranet of zelfs op hun website. Hoewel dergelijke mededelingen als noodzakelijk kunnen worden beschouwd voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het personeelsbeleid, moeten ze voldoen aan het principe van minimale gegevensverwerking (art. 5.1.c AVG), d.w.z. ze moeten adequaat en relevant zijn en beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is.
In haar recente beslissingen (nr. 14/2023 van 17 februari 2023 en nr. 63/2021 van 1 juni 2021) herinnert de Gegevensbeschermingsautoriteit eraan dat de werkgever zich moet onthouden van het communiceren van informatie zoals: de partij die het initiatief tot beëindiging nam, het onmiddellijke effect van de beëindiging, of dat tot de beëindiging is besloten na waarschuwingen en gesprekken.

3. Blokkeer het professioneel e-mailaccount

Het professionele e-mailaccount van een werknemer wordt niet altijd systematisch geblokkeerd zodra de werknemer de onderneming heeft verlaten, bijvoorbeeld omdat de werkgever geen belangrijke professionele berichten wil verliezen, of gewoon omdat de werknemer het is vergeten. Het behouden van e-mailaccounts van voormalige werknemers wordt echter beschouwd als in strijd met de beginselen van doelbinding, rechtmatigheid, minimale gegevensverwerking en opslagbeperking.
In een belangrijke beslissing (nr. 64/2020 van 29 september 2020) heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit een werkgever bestraft voor het te laat afsluiten van de professionele e-mailaccounts van vertrekkende werknemers. Zij herhaalt ook de richtlijnen in geval van vertrek van werknemers (sorteren van privé- en professionele e-mails door de werknemer vóór het feitelijke vertrek, blokkeren van e-mailaccounts op het moment van het feitelijke vertrek, informatiebericht, verwijderen van het account na een redelijke termijn (bijv. 1 maand, maximaal 3 maanden). Het wordt sterk aanbevolen om deze procedures vast te leggen in een IT-beleid.

4. Beantwoord elke vraag van de werknemer met betrekking tot zijn professioneel dossier

Een vertrekkende werknemer kan toegang vragen tot persoonlijke gegevens die betrekking hebben op de werknemer (art. 15.1 AVG), bijvoorbeeld een kopie van zijn professionele beoordelingen. In de praktijk komt een dergelijk verzoek vaak voor in de voorbereiding op een geschil, gelijktijdig met een verzoek om de redenen voor ontslag te kennen op basis van CAO nr. 109 (of in plaats van een dergelijk verzoek, bijvoorbeeld wanneer de werknemer niet voldoet aan de anciënniteitsvoorwaarden gesteld in CAO nr. 109). De werkgever mag een dergelijk verzoek niet zomaar afwijzen of de beantwoording ervan uitstellen op grond van het feit dat het de rechten en vrijheden van anderen zou schenden of de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie zou schenden.
Op grond van de AVG (art. 12.3) moet de verwerkingsverantwoordelijke bij de werkgever de betrokkene zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informatie verstrekken over de genomen maatregelen, of de betrokkene informeren dat de termijn van een maand met twee maanden wordt verlengd gezien de complexiteit van het verzoek (Gegevensbeschermingsautoriteit, Besluit nr. 70/2020 van 27 oktober 2020). In voorkomend geval kunnen de persoonsgegevens van derden door de werkgever worden geanonimiseerd om positief te reageren op het verzoek van de werknemer.

5. Vaststellen van een bewaartermijn voor gegevens van werknemers

De AVG (art. 17) legt de verplichting op aan de werkgever om de gegevens van werknemers niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt. Er is echter geen specifieke termijn vastgesteld door de AVG. Anderzijds voorziet artikel 3, §3 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten in een bewaartermijn van vijf jaar vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst voor elektronische archivering, en voorzien de artikelen 2, 2° en 25 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende de bewaring van sociale documenten in een gelijkaardige termijn voor bepaalde sociale documenten.
Een bewaartermijn van vijf jaar vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst wordt aanbevolen voor het bewaren van uitgaande werknemersgegevens (met uitzondering van het professionele e-mailadres, zie hierboven). Deze termijn komt overeen met de hierboven vermelde wettelijke bepalingen en met de verjaringstermijn voor bepaalde vorderingen die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst (art. 5.60 van het Burgerlijk Wetboek en art. 162 van het Sociaal Strafwetboek). De werkgever zal ervoor zorgen dat deze termijn wordt vermeld in het register van verwerkingsactiviteiten en het IT-beleid.

Over de auteurs

Johan Collard – Senior Associate, Osborne Clarke & Elisabeth Vleurinck – Junior Associate, Osborne Clarke