Om kosten te verlagen zetten steeds meer bedrijven een inkoopafdeling op. Een blik op een weinig bekend beroep dat zich verder structureert en diversifieert.

U bent van plan om het kantoormeubilair van uw bedrijf te vernieuwen? Als u aan het hoofd staat van een kleine structuur, dan zult u waarschijnlijk enkele catalogussen doorbladeren of zelfs een collega naar Ikea sturen. Sommige grotere bedrijven beschikken echter over een inkoopafdeling, waaraan zij dit soort taken toevertrouwen. De inkoper staat voortdurend in contact met de leveranciers en is ervoor verantwoordelijk de meest geschikte aanbieding te vinden. Hij kent de markt door en door en kan in uw werkomgeving voor een nieuwe dynamiek zorgen, bijvoorbeeld door comfortabelere bureaustoelen, een meer ergonomische tafel of zelfs een groene ruimte te bestellen om beter te ontspannen tussen collega’s!

Catherine Humbert

“De belangrijkste rol van een inkoper is de behoeften uitdrukken”, zegt Catherine Humbert, die tien jaar lang inkoper was bij Carrefour en vandaag professor inkoop is aan de Ephec. “De inkoper moet in staat zijn om de markt te analyseren, een inkoopstrategie op te stellen, offertes aan te vragen en die offertes volgens verscheidene criteria te analyseren.”

Deze afdelingen kunnen klassieke aanvragen verwerken, zoals de bestelling van balpennen of notitieblokjes voor vergaderingen, maar ook specifiekere bestellingen in functie van de bedrijfsactiviteit. Zo is Frans Verbeken bijvoorbeeld senior inkoper voor Symeta, een grafische dochteronderneming van de Colruyt Group. “Ik heb als taak leveranciers te vinden op het gebied van drukwerk of distributie”, zegt Frans Verbeken, die in permanent in contact staat met 50 tot 100 leveranciers. “Colruyt beschikt voor zijn tijdschriften over een lay-outservice, maar besteedt de druk en de distributie uit. Ik onderhandel bijvoorbeeld het formaat met een drukker, bepaal vervolgens een werkmethode en onderhandel een levertijd.” Om bestellingen te optimaliseren en zo tijd te besparen, hebben inkopers soms inkooptechnieken ontwikkeld. “In plaats van meerdere offertes te vragen aan verscheidene leveranciers, proberen we met één leverancier een duurzame relatie op te bouwen”, vervolgt Frans Verbeken. “We kunnen zo op voorhand verscheidene parameters bepalen die opgeslagen zijn in een bestand. Bij een nieuwe bestelling voeren we dan de verschillende gegevens in die vooraf in het bestand zijn besproken (type papier, formaat, inkt …). De prijs wordt dan automatisch weergegeven, zonder dat we alle parameters elke keer opnieuw moeten bespreken. Dat bespaart ons veel tijd.”

Een sleutelrol in de retail en de medische sector

Een andere trend manifesteert zich in sommige sectoren: sommige bedrijven sturen, net als een consultant, personeel naar een potentiële leverancier. Een manier voor het bedrijf om zijn expertise te tonen, de productiekosten te verlagen en een vaste klant te worden.

Elsa Chaventré

Over het algemeen geldt: hoe groter een bedrijf, des te groter de kans dat het beschikt over een inkoopafdeling. Door hun aard beschikken sommige kleine of grote gespecialiseerde bedrijven automatisch over een dienst van dit type. “Er is natuurlijk de detailhandel, die erin bestaat om in te kopen om daarna te verkopen”, vervolgt Catherine Humbert. “Ook de mechanische industrie of de farmaceutische industrie zijn goede voorbeelden.” In dezelfde geest hebben talrijke ziekenhuizen in Brussel de afgelopen jaren een specifieke afdeling opgezet. “Tot vier jaar geleden vervulde slechts één manager deze functie”, zegt Elsa Chaventré, inkoopmanager voor de Kliniek Sint-Jan. “Gezien de omvangrijke taak en om te zorgen voor een betrouwbare en systematische controle, is de inkoopafdeling tot zeven personen gegroeid. En binnenkort breiden we opnieuw uit.” Net als bij andere inkoopafdelingen zorgt deze centralisatie ervoor dat ziekenhuizen hun kosten kunnen rationaliseren. Het is inderdaad beter om bijvoorbeeld één keer per jaar 25 scanners tegelijkertijd te kopen dan twee per maand voor tien verschillende afdelingen! “Dankzij overeenkomsten over meerdere jaren en onze kennis van de markt kunnen we zorgen voor voordelige prijzen”, benadrukt Elsa Chaventré. “Bovendien hoeven medische diensten zich niet langer bezig te houden met bestellingen en de opvolging van leveranciers.” 

Schaarse opleidingen

Om inkopers te werven zoeken werkgevers vaak naar profielen van handelsingenieurs of marketingspecialisten. Ook al is de functie in volle ontwikkeling, toch bieden slechts weinig scholen een specifieke opleiding: Brusselse hogescholen zoals Ichec of Solvay integreren modules in hun opleiding, en de Abcal (Association Belge des Cadres d’Achat, de Logistique et de la supply chain, de Belgische vereniging van managers inkoop, logistiek en supply chain) biedt korte cursussen die focussen op inkoop. Het is ook mogelijk om te kiezen voor de marketing bachelor aan de Ephec, die in het derde jaar een specialisatie in inkoop biedt. “Afgezien van de modules die Ichec of Solvay aanbieden, is de Ephec-opleiding de enige in de Franse Gemeenschap die gespecialiseerd is in inkoop”, vertelt Catherine Humbert, die er verantwoordelijk voor is.

Ook aan Vlaamse kant voorziet geen enkele hogeschool een specifieke opleiding tot professioneel inkoper. Wel is het mogelijk kortlopende, praktijkgerichte programma’s te volgen bij verschillende private aanbieders zoals Antwerp Management School, Vlerick Business School, SBM/Syntra West, Wolters Kluwer en NTI. Bij het Centrum voor Afstandsonderwijs kan je intekenen voor een cursus inkoper, waarvoor je gespreid over zes tot negen maanden van thuis uit studeert.

Hoewel het werk van de inkoper heel specifiek is, betekent een opleiding niet noodzakelijkerwijs een beter salaris. “Een junior inkoper begint met ongeveer 1500 euro netto per maand en kan tot 2500 euro netto of meer verdienen, afhankelijk van de ervaring en de aard van het bedrijf. Het is dus te vergelijken met handelsmanagement of marketing.” Een inkoper kan echter evolueren binnen zijn functie en zijn taken kunnen in de loop van zijn carrière uiteenlopen. “In onze afdeling zijn sommigen enkel voor de bestellingen bevoegd”, zegt Frans Verbeken (Symeta). “Als senior inkoper kan ik bijvoorbeeld inkoopstrategieën ontwikkelen, klachten analyseren, kaderovereenkomsten opstellen, aan sourcing doen … kortom: de markt kennen.”

Kan een inkoper van het ene bedrijf naar het andere overgaan, zonder daarom binnen dezelfde sector te blijven? “Als inkoper moet je in zeker mate nauwkeurig, communicatief en nieuwsgierig zijn en moet je tussen verschillende domeinen kunnen jongleren”, vervolgt Frans Verbeken. “Zolang je flexibel bent en je vakgebied goed kent, kan je als inkoper van sector veranderen.”

“Het beroep van inkoper bij Delhaize heeft zich ontwikkeld” Vinciane Cerckel is al zeven jaar inkoper voor Delhaize en is vandaag Category Manager. Zij onderzoekt voornamelijk de trends om het beste product te vinden dat in de rekken moet komen. Hoe is uw functie bij Delhaize geëvolueerd? Na een Master in Managementwetenschappen aan de UCL, met een specialisatie in strategische en innovatieve economie, werd ik bij Delhaize aangeworven in de inkoopafdeling. Het was mijn eerste baan, en ik werk hier ondertussen zeven jaar. Ik ben als assistent-inkoper gestart, daarna werd ik onderhandelaar. Ik had de leiding over de categorieën ‘babyvoeding’, ‘food caring’ en ben vandaag Category Manager voor het gedeelte ‘ontbijt’. Dat betreft drie soorten artikels: boterhampasta’s, ontbijtgranen en warme dranken (voornamelijk koffie, thee en chocolademelk). Wat is uw dagelijkse taak? Ik voer de ‘4P’-strategie van Delhaize uit: product, promo, plaats en prijs. Ik analyseer nieuwe trends en onderzoek de gewoonten van de consument om zo het meest geschikte product voor onze rekken te selecteren. In de praktijk ga ik naar beurzen of potentiële leveranciers, bezoek ik winkels … Na een artikel te hebben gekozen moet ik het lastenboek opstellen, dat ik aan de dienst onderhandeling doorgeef. Ik ontwikkel ook de recepten voor onze bestaande producten en stel verbeteringen voor de verpakking voor. Heeft de job van inkoper bij Delhaize zich in vijf jaar tijd gespecialiseerd? Ja, Delhaize heeft onlangs zijn categorieën binnen de inkoopafdeling herzien. Als Category Manager functioneer ik meer als een soort dirigent: ik ben de schakel tussen de onderhandelaars, de bestelservice en de pure marketing. Delhaize stelt ongeveer dertig Category Managers tewerk, en een tiental Sourcing Managers, die zich bezighouden met de onderhandelingen. Een van de redenen waarom het beroep van inkoper zich verder specialiseert, is dat de kwaliteitscharters specifieker zijn dan voorheen. We hebben ook toegang tot meer informatie en studies rond consumententrends. Vinciane Cerckel (Delhaize)