In tijden waar telewerk de norm is, digitale meetings niet meer uit het (werk)leven weg te denken zijn en zogenaamde “e-pero’s” het sociale leven bepalen, komt de vraag naar het elektronisch ondertekenen van de arbeidsovereenkomst andermaal naar het wateroppervlak. Ondanks het feit dat er sinds 2007 een wettelijk kader bestaat voor het elektronisch ondertekenen van de arbeidsovereenkomst, is de vraag naar de mogelijkheden tot het digitaal “aanwerven” van werknemers weer brandend actueel.
1. Met de wet van 3 juni 2007 zag een specifiek wettelijk kader voor het elektronisch ondertekenen van arbeidsovereenkomsten (eindelijk) het levenslicht. De mogelijkheid tot het elektronisch ondertekenen van arbeidsovereenkomsten werd hierdoor (onder meer) in de Arbeidsovereenkomstenwet ingevoegd.
Hierbij wordt er van uit gegaan dat een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst gelijkgesteld wordt met een schriftelijk ondertekende arbeidsovereenkomst, voor zover de ondertekening gebeurt via de elektronische identiteitskaart (eID) enerzijds of door middel van een zogenaamde gekwalificeerde elektronische handtekening anderzijds. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een zogenaamde geavanceerde elektronische handtekening, die met een veilig middel is aangemaakt en die met een gekwalificeerd certificaat is verbonden.
In een poging meer rechtszekerheid te bieden aan de werknemer werd daarnaast de verplichting ingevoerd om een exemplaar van de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst op te slaan bij een gekwalificeerd verlener van een elektronische archiveringsdienst. Hier knelt echter tot op heden het schoentje. De Belgische markt voorziet nog steeds geen dienstverleners die als gekwalificeerd verlener worden bestempeld. Bijgevolg is het tot op heden, in principe, nog steeds niet mogelijk arbeidsovereenkomsten op elektronische wijze te ondertekenen, en dit gelet op de onmogelijkheid om de wettelijke verplichting inzake archivering na te leven.
2. Het hoeft echter geen betoog dat de Belgische ondernemingen hunkeren naar meer mogelijkheden in dit verband. “Paperless office” is niet langer een trend, maar wel de norm. Bovendien is in tijden waar menselijk contact als het ware “verboden” is, het een must om op digitale wijze te kunnen werken, en dus ook te kunnen aanwerven.
De bezorgdheid van de wetgever om – op vraag van de sociale partners – door middel van een bijzondere archiveringsverplichting meer rechtszekerheid te creëren voor de werknemer lijkt in 2020 achterhaald.
Bovendien dient gewezen te worden op het feit dat er geen sanctie gekoppeld wordt aan de het niet-naleven van de verplichting tot archivering. Gelet op de Europese (en Belgische) principes terzake is de rechtsgeldigheid van de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst betwisten m.i. niet mogelijk.
In de praktijk dient dan ook vastgesteld te worden dat heel wat ondernemingen (in het bijzonder gedurende de Covid19-crisis) overschakelen op de (tijdelijke) elektronische ondertekening. Dit heeft tot gevolg dat er juridische onzekerheid ontstaat omtrent de ondertekende arbeidsovereenkomsten, hetgeen men in het verleden net had getracht te vermijden.
Het is dus hoog tijd dat de wetgever het wettelijk kader omtrent het elektronisch ondertekenen van arbeidsovereenkomsten versoepelt zodat ook arbeidsovereenkomsten rechtsgeldig elektronisch kunnen worden ondertekend.
Laat de Corona-periode hiervoor nu net het ideale moment zijn…